DIME MAGAZINE
『メール転送』は便利ですが、使い方を誤ると情報漏えいや人間関係のトラブルが生じる恐れがあるのをご存じでしょうか？本記事では、ビジネスメールの転送におけるマナーと留意点を解説します。メール転送に代わる情報共有の手段もチェックしましょう。
目次
メール転送の基本とビジネスでの活用シーン
メール転送は、ビジネスコミュニケーションを効率化する重要な機能であり、適切に使用すれば、情報共有の迅速化や業務の効率化が図れます。ここでは、メール転送の目的やビジネスシーンでの活用方法を解説します。
■メール転送とは？
メール転送とは、受信したメールを別のメールアドレスに送信する機能です。この機能を使うと、一つのメールアドレスに届いた情報を、複数の関係者と共有できます。
メール転送を行った場合、転送されたメールの件名の先頭に『Fw:』や『Fwd:』という文字が自動的に付加されるため、受信者は転送されたメールであることをひと目で認識できます。
転送されたメールには、本文はもちろん、添付ファイルや送信者の個人情報なども含まれるのが特徴です。情報の正確な伝達やメールの履歴を追跡する上で、重要な役割を果たしているといえるでしょう。
■ビジネスシーンでの活用例
コミュニケーションや情報共有をスムーズにする目的で、社内でのやりとりのみに使われるのが一般的です。
ビジネスシーンにおける活用例は多岐にわたります。例えば、営業部門やカスタマーサポート部門などでは、顧客からの問い合わせメールや見積書のメールなどを関連部署に転送することで、スピーディーな対応が可能となります。
人事部門では、人事採用に関するメールを面接官全員に転送し、候補者の情報や面接の日程などを漏れなく伝えます。
ビジネスメール転送のマナーと留意点
(出典) pixta.jp
ビジネスでのメール転送は、効率的な情報共有に欠かせません。しかし、適切なマナーを守らなければ、情報漏えいなどの重大な問題に発展します。転送のマナーと留意点を解説します。
■内容の書き換えはしない
メール本文の書き換えは、情報の正確性や信頼性を損なう可能性があります。ビジネスにおいては、正確な情報共有が不可欠であり、転送元のメッセージを原文のまま伝えることが重要です。
例えば、上司からの指示メールを部下に転送する際、自分の解釈で内容を変更してしまうと、本来の指示とは異なる行動を取らせてしまう恐れがあります。
顧客からのメールを無断で変更すれば、内容の不正な改ざんを疑われかねません。コメントを追加するなど、適切な方法で情報を補足しましょう。
■転送理由を添える
本文の前には、なぜ転送するのかを明確に記載するのがマナーです。これは、受信者に対して転送の目的や期待する行動を明確に伝え、スムーズなコミュニケーションを図るためです。
例えば、「この案件について詳しい情報が必要なため、ご確認をお願いします」や「以下、至急の対応が必要なため、本日中にご返答ください」といった具体的な理由を添えることで、受信者は迅速かつ適切に対応できます。
単にメールを転送するだけでは、なぜ自分に転送されているのかが分からず、受信者は疑問や不快感を覚えるでしょう。
■情報の扱いは慎重に
メールの転送は原則として社内に限定しましょう。社外への転送は、機密情報の持ち出しや情報漏えいと見なされるためです。
顧客情報や重要な情報を含んでいるときは、「頂いたメールを社内で転送しても問題ないでしょうか？」と、送信者から転送の許可を得るようにしましょう。本文の改変はNGですが、転送部分の個人情報は必要に応じて削除します。
転送先の選定も重要です。『To』『Cc』『Bcc』の使い分けを適切に行い、必要な人にのみ情報が届くようにしましょう。
効率的なメール転送の活用と代替手段
(出典) pixta.jp
ビジネスシーンでは、メールの自動転送機能の活用により、情報共有の迅速化や業務効率の向上が期待できます。近年は、セキュリティリスクを考慮し、クラウドストレージやビジネスチャットなどの代替手段も注目されています。
■自動転送機能
『自動転送機能』は、受信したメールを指定したアドレスに自動的に転送する機能です。Outlookの場合、設定画面から『メール』→『転送』の順に選択し、『転送を有効にする』に切り替えて、転送先のアドレスを入力して保存するだけで完了します。
例えば、プロジェクト関連のメールを自動的にチームメンバーに転送することで、情報の共有漏れがなくなり、業務効率が向上します。休暇中の重要メールの見逃し防止にも活用できるでしょう。
ただし、個人情報や機密情報の漏えいリスクを考慮して、転送先の設定には細心の注意を払う必要があります。社外への自動転送は避けるとともに、社内でもむやみな自動転送を控えなければなりません。
■クラウドストレージやビジネスチャット
メール転送やメールの添付ファイルによる情報共有は、セキュリティリスクの脆弱性が指摘されており、多くの企業で見直しが進んでいます。
メールでのやりとりに代わって注目されているのが、クラウドストレージやビジネスチャットの活用です。これらのツールをうまく活用すれば、より安全で効率的な情報共有が実現するでしょう。
クラウドストレージを利用するメリットは、大容量ファイルの共有が容易になることです。ビジネスチャットは、リアルタイムでの情報交換を実現し、メールの往復を減らすことに貢献します。適切なアクセス権限設定を行えば、情報漏えいリスクを大幅に減らせます。
メール転送はマナーを守って適切に
(出典) pixta.jp
メール転送は、ビジネスシーンに役立つ機能です。適切に活用することで、情報共有や業務効率化に役立ちます。
ただし、個人情報の取り扱いには十分な注意が必要です。重要な添付ファイルをやりとりする際は、セキュリティリスクにも留意しなければなりません。
状況に応じて、自動転送機能の利用やクラウドストレージ、ビジネスチャットなどの代替手段を活用することで、より効果的で安全なビジネスコミュニケーションを実現させましょう。
構成／編集部
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