Teams会議で画面共有する方法は？覚えておくと便利なできない場合の対処法

画面共有ができると、一気に意思疎通が取りやすくなるTeamsでの会議。画面共有の仕方や、うまくできずに困った時の対処法を解説する。

Teamsで画面共有する方法

Teamsでの画面共有は非常にシンプルで、特定の状況に合わせて「画面全体」「ウインドウのみ」「音声を含む」といった複数の方法から選択できる。それぞれの手順を見ていこう。

■画面全体を共有する方法

会議中にデスクトップ全体を共有する場合、次の手順で操作を行う。  

1. Teams会議中、画面上部にある「共有」ボタンをクリックする。
2. メニューから「画面」を選び、自分のデスクトップ全体を選択。

これで、参加者全員にデスクトップ全体が表示される。

デスクトップ全体が共有されるため、画面に表示される内容はすべて参加者に見える状態になる。プライバシーや機密性の高い情報が誤って映り込まないよう注意が必要だ。

■ウインドウを共有する方法

特定のアプリケーションやウインドウだけを共有したい場合、以下の手順で操作する。

1. 「共有」ボタンをクリック。
2. メニューの「ウインドウ」セクションから共有したいウインドウを選択。

そのウインドウだけが表示され、他のウインドウやデスクトップは見えなくなる。

この方法は、参加者に見せたい情報だけをピンポイントで共有できるため、プレゼンテーションやデモに最適だ。

■音声を共有する方法

音声の共有も、画面共有時に設定できる。特に動画や音声ファイルを再生する際は、音声共有の設定を行う必要がある。

「共有」ボタンをクリックし、画面共有のメニューから「サウンドを含める」をONにする。この設定を有効にすることで、PCから再生される音声が参加者に共有される。

音声付きのプレゼンテーションや動画を共有する際には、音声設定を忘れずに確認しておきたい。

Teamsで画面共有ができない場合の対処法

画面共有ができない場合、いくつかの原因が考えられる。以下の対処法を確認し、問題を解消しよう。

■通信環境が安定しているか確認する

画面共有がうまくいかない原因の一つは、通信環境の不安定さにある。画面共有では多くのデータを送受信するため、ネットワークが不安定だと途中で途切れたり、共有が開始できなかったりすることがある。

• インターネットの接続状態を確認。
• 他のデバイスが帯域を使用していないかチェック。
• Wi-Fiよりも有線接続が推奨される場合もある。

通信環境が改善されない場合、画面共有の解像度を下げて負荷を軽減することも対策の一つだ。

■画面共有を許可しているか確認する

画面共有ができないもう一つの原因として、会議の設定で画面共有が許可されていない場合がある。特に会議の主催者が権限を管理している場合、参加者に画面共有の許可を与えていないことが考えられる。

• Teamsの会議設定で、参加者に「画面共有の権限」を付与しているか確認。
• 主催者が共有を許可していない場合、設定を変更する。

Teamsで画面共有する際の注意点

画面共有は便利な機能だが、事前に確認しておくべきポイントもいくつかある。適切な準備と配慮で、トラブルを未然に防ぐことができる。

■画面共有の前に確認すべき設定

画面共有を始める前には、次の設定を確認しておくことが重要だ。

• 通知のオフ設定
• 共有するウインドウや資料が正しく準備されているか確認。

スムーズに画面共有を進めるために、事前の準備は欠かせない。

■個人情報が映らないように配慮する

デスクトップ全体を共有する際、誤って個人情報や機密情報が映り込むリスクがある。

特に、メールやブラウザのタブ、個人的なファイルなどが不意に表示されることがあるため、不要なウインドウやアプリは閉じて、共有したものだけを表示させておくようにしよう。

これらの配慮を行うことで、プライバシーやセキュリティのリスクを最小限に抑えることができる。

まとめ

Teamsでの画面共有は、オンライン会議における重要な機能の一つだ。画面全体やウインドウ、音声を適切に使い分けることで、効果的なコミュニケーションが可能になる。

ただし、通信環境や設定の確認が不十分だと、画面共有がうまくいかないこともあるため、事前準備はしっかり行うことが大切だ。

また、個人情報や機密情報が誤って共有されないよう、注意を払うことでトラブルを防ぐことができる。

文／編集部