「始末書」と「顛末書」の違いとは？覚えておきたいそれぞれがもつ意味と法的効力

業務上でミスや不祥事を起こしてしまったときは、始末書や顛末書を書く可能性がある。それぞれ書く内容は似ているものの、どのような役割があるのか、どのような影響があるのかが異なる。

今後のキャリアにも影響する可能性があるため、それぞれの違いを理解することは大切だ。今回は、始末書と顛末書の違いや法的効力の有無などを解説する。

始末書と顛末書の違いの「早見表」

始末書を顛末書の違いを表でまとめると、以下のようになる。詳細を確認する前に、全体像を把握しておこう。

なお、いずれの書類を書いた場合でも、人事評価への影響が出る可能性がある。特に、始末書は反省を促す性格があることから、より影響が出やすいといえる。

始末書の意味と法的効力、必要なシーン

まずは、始末書が持つ意味と法的効力、どのようなシーンで書く必要があるのかを見てみよう。

■始末書の意味とは

始末書とは、不祥事やミスを起こしてしまった当事者が、経緯や原因を報告するために書く書類だ。再び同じことを起こさないため、雇用主に対して反省や謝罪を示す意味合いもある。

問題行動や事故の詳細を記録し、何が起こったのかを明確にしたうえで、自身の行動を振り返り反省していることを書面に記載するのが一般的だ。

自分より立場が上の社内関係者に向けて書くケースが多いが、場合によっては社外の関係者に対して提出することもある。

■ビジネスシーンにおける始末書が必要なシーン

具体的に、ビジネスシーンにおいて始末書が必要となるのは以下のとおりだ。

• 社内に大きな損害を与える不祥事やミスをしたとき
• 遅刻や無断欠勤を繰り返したとき
• 業務上の重大なミスをしたとき
• 社内の就業規則に違反したとき
• ハラスメント行為をしたとき
• 取引先とトラブルを起こしたとき

社内外で関係者に迷惑をかけたときや、会社の信用を傷つけたときに始末書を書くケースが考えられる。

なお、問題の重大さや頻度、会社の方針によって口頭での厳重注意や警告書の発行で済む場合もある。始末書は比較的重い処分であるため、不祥事やミスを起こしたからといって、直ちに書くとは限らない。

■始末書の法的効力

始末書を書いたからといって、それだけで法的な義務や罰則が生じるわけではない。

ただし、労使間でトラブルが発生し裁判に発展したとき（解雇が代表的だ）、始末書は証拠として有効なものとして取り扱われる。裁判所からすると、従業員側に非がある客観的な証拠として扱うことがあるため、法的効力を有しているといえる。

例えば、重大な不祥事やミスを理由に解雇されたとき、「不当な解雇である」という申し立てをすることがあるかもしれない。このとき、不祥事やミスに関する始末書があると、正当な解雇であることが認められやすい。

このように、始末書は労使間の紛争や訴訟において重要な証拠として扱われる可能性があるため、従業員側からすると安易に書くべき書類ではない。

顛末書の意味と法的効力、必要なシーン

始末書と似ている書類に顛末書がある。続いて、顛末書の意味や法的効力などを見てみよう。

■顛末書の意味とは

顛末書とは、不祥事・ミスの経緯を客観的に評価し、報告する書類だ。始末書は当事者が書くものだが、顛末書は上司や責任者が書くケースも有り得る。

顛末書の特徴は、客観的かつ詳細に報告する点だ。始末書のように、当事者の反省を促すような意味合いはない。

事実関係を正確に記録したうえで、問題の原因究明や再発防止策の検討のための情報提供を目的として、顛末書を書くケースが一般的だ。

「なぜ不祥事やミスが発生したのか」「今後同じことが起こらないようにどのような対処が必要なのか」を分析するために用いられる。

■ビジネスシーンにおける顛末書が必要なシーン

ビジネスシーンにおいて、顛末書が必要となる場面として以下が挙げられる。

• 自社の商品やサービスに欠損があったとき
• 自社製品の品質に問題があったとき
• 情報セキュリティインシデントが発生したとき
• 安全衛生の面で問題が発生したとき
• 大規模なシステム障害が発生したとき
• 労働災害が発生したとき
• 重大なコンプライアンス違反が起きたとき
• 顧客とのトラブルが発生したとき
• 法的なトラブルが発生したとき

会社としての信頼を失ってしまう問題が起こると、速やかに再発防止を図る必要がある。「なぜ問題が発生したのか」「どの点に問題があったのか」「今後はどのように改善すべきか」を把握するために、顛末書は重要な役割を果たしている。

■顛末書の法的効力

顛末書は会社の中でのみ情報共有されるケースが一般的であり、法的効力は持たない。そもそも反省を促すための書類ではなく、不祥事やミスが発生した経過を客観的に報告している書類に過ぎないためだ。

ただし、顛末書の内容に基づいて、再発防止策の実施に関する業務命令を受ける可能性はある。組織として解決すべき問題に取り組むための指示なので、罰則のような意味合いはない。

基本的に、顛末書は内部統制や業務の改善に役立てる目的で用いられる、という点を押さえておくとよいだろう。

始末書と顛末書の書き方

初めて始末書や顛末書を書く際は、どのように書けばよいのか分からないこともあるだろう。

以下で、始末書と顛末書の書き方を解説する。

■始末書に必要な項目

始末書に書くべき主な項目は、以下のとおり。

• 宛先（通常、上司や会社の代表者宛）
• タイトル（「始末書」と明記）
• 日付
• 件名（「～に関する始末書」など問題の概要を簡潔に書く）
• 事実経過
• 問題の詳細
• 原因分析
• 反省
• 再発防止策
• 今後の具体的な改善策
• 謝罪
• 署名・捺印
• 所属部署
• 役職

以上の項目を含めて記載すれば、適切な始末書を作成できる。また、会社によってはフォーマットを用意しているケースもあるため、それを活用してもよい。

■始末書の書き方のポイント

始末書を書く際には、発生した不祥事やミスの事実を正確に記載する必要がある。何が起きたのかを時系列で説明し、日時・場所・関係者などをできるだけ詳細に記載しよう。

始末書には反省を促す意味合いがあるため、真摯な姿勢を示すことが欠かせない。自分の過失や判断ミスを率直に認め、責任転嫁と感じられる文言は避けるべきだ。

あわせて、なぜ問題が発生したのかを考察し、自分の行動や判断の背景を説明しよう。今後同じ問題を起こさないための具体的な対策を提示し、改善への強い意志を示すとよいだろう。

■始末書の記載例

始末書の例文を紹介しよう。まずは無断欠勤や遅刻を繰り返したケースの例文だ。

続いて、業務上大きな過失があるミスを起こしてしまったときにおける始末書の例文だ。

以上の例は一般的な形式を示しているため、実際の始末書は会社の方針や状況に応じて調整が必要だ。一般的な始末書のイメージとして、参考にしてみてほしい。

■顛末書に必要な項目

顛末書を書く際の具体的な項目と内容については、以下のとおり。

• 宛先（通常、上司や会社の代表者宛）
• タイトル（「顛末書」と明記）
• 日付
• 件名（「～に関する顛末書」など問題の概要を簡潔に書く）
• 事実経過
• 問題の詳細
• 原因分析
• 再発防止策
• 今後の具体的な改善策
• 署名・捺印
• 所属部署
• 役職

始末書から反省や謝罪に関する項目が抜け、事実経過や問題の原因を詳細に説明するイメージだ。事態の全容を明確に説明し、客観的に記載するとよいだろう。

■顛末書の書き方のポイント

顛末書を作成する際には、不祥事やミスを正確に把握し、発生した事象を時系列に沿って書くとよい。問題の分析と課題の把握を行い、改善に向けて動くための書類となるため、推測・憶測を避けて確認できた事実のみを記載しよう。

客観的な記述を心がけ、抽象的な表現ではなく具体的な数字や事例を用いて説明すると、読み手に伝わりやすくなる。「いつ」「どこで」「誰が」「何を」「どのように」を明確にして、問題の原因を分析しよう。

示した問題を解決するために、実行可能で効果的な再発防止策を提示することも欠かせない。改善に向けた具体的な案を示せば、同じ不祥事やミスが発生するリスクを軽減できるだろう。

■顛末書の記載例

以下で、顛末書の記載例を紹介する。

続けて、より重大なトラブルに対する顛末書だ。記載内容の違いに着目してほしい。

以上の例は一般的な形式なので、実際には発生した不祥事やミスなどに応じて調整しよう。また、例文は「だ・である調」で書いているが、実際には「ですます調」でも問題ない。