DIME MAGAZINE
目次
エクセルを使って複数条件に合うデータを抽出することは、業務効率を大幅に向上させるための重要なスキルだ。
この記事では、初心者でも簡単に実践できるフィルター機能や関数を用いた方法を具体的に解説する。操作手順をわかりやすく説明するので、ぜひ参考にしてほしい。
フィルターを使う方法
フィルター機能を使えば、複数条件に合うデータを簡単に抽出できる。以下に、サンプルデータを用いて具体的な操作手順を説明する。
サンプルデータ:
手順① データ全体を選択し「データ」タブから「フィルター」を選択する。
手順② 「部署」列で「営業」を選ぶ
手順③ 次に「年齢」列で「30以上」を設定する。
手順④ 設定が完了すると、条件に合うデータのみが表示される。
フィルター機能の利点は、エクセルのスキルレベルが低くても直感的に操作できる点だ。フィルターを使うことで、膨大なデータセットから特定の条件に該当するデータを迅速に抽出できるため、日常的な業務におけるデータ分析を大幅に効率化できる。
また、複数条件を組み合わせることで、さらに詳細なデータを抽出できるため、分析の精度が向上する。
INDEX関数とMATCH関数を使う方法
INDEX関数とMATCH関数を組み合わせると、特定の条件に基づいて行や列からデータを取得できる。
上記のサンプルデータを使用
「営業」部署で「年齢が最も高い人」の給与を取得する場合の式は下記の通りだ。
=INDEX(E2:E6,MATCH(MAX(IF(B2:B6=”営業”,C2:C6)),C2:C6,0))
式の中身を分解して解説しよう。
① MAX関数で営業部署の中で最大の年齢を取得する。
② MATCH関数で最大年齢の位置を見つける。
③ INDEX関数を使って、先ほど取得した行番号から該当する給与を取得する。
この方法は、特定の条件に基づいてデータを検索するのに非常に有効で、特に複雑なデータセットで役立つ。MATCH関数が特定の条件に一致するデータの位置を返し、その位置に基づいてINDEX関数が目的のデータを取り出す。この組み合わせにより、動的で複数の条件に対応したデータの抽出が可能となる。
DGET関数を使う方法
DGET関数を用いると、複数の条件に一致するデータをデータベース形式で管理されたエクセルシートから抽出できる。
DGET関数を使って「部署」が「営業」かつ「給与」が「600万円以上」の人を抽出する方法を解説しよう。
サンプルデータを使ったDGET関数の式は下記の通り。
=DGET(A1:E6, “名前”, A8:B9)
DGET関数は、エクセル内でデータベースを扱う場合に非常に便利な関数で、複数の条件を設定して一つの結果を返すことができる。特に条件が多い場合や、複数列にわたる詳細なフィルタリングを行いたいときに効果的である。
VLOOKUP関数を使う方法
VLOOKUP関数は、縦方向に検索を行い、特定の条件に一致するデータを抽出する
サンプルデータ: 上記のデータを使用。
「鈴木花子」の「勤務年数」を検索して抽出する場合、VLOOKUP関数を使用する。
VLOOKUP関数の引数に、検索値、データ範囲、返す列番号、検索方法（完全一致か近似一致）を指定。
=VLOOKUP(“鈴木花子”, A2:E6, 4, FALSE)
VLOOKUP関数は、エクセルで最も一般的に使用される検索関数の一つである。しかし、検索する列が左端でない場合や、左右に柔軟に検索する必要がある場合には限界がある。
これに対応するため、次に紹介するXLOOKUP関数を使うことで、より柔軟な検索が可能となる。
XLOOKUP関数を使う方法
XLOOKUP関数は、VLOOKUPの強化版として、より柔軟で強力なデータ検索と抽出が可能。
XLOOKUP関数を使って、「山田一郎」の「給与」を検索して取得する場合の数式は下記の通り。
=XLOOKUP(“山田一郎”, A2:A6, E2:E6)
XLOOKUPは、VLOOKUPと違い、左右どちらの方向にも検索が可能で、範囲が変更されても検索が容易に行える。XLOOKUPを使うことで、検索条件に基づく結果が簡単に取得でき、特に複雑なデータセットで役立つ。また、エラーメッセージを回避するための追加機能も持っているため、より確実なデータ処理が可能である。
なお、XLOOKUP関数はExcel 2021 から正式に追加された関数だ。そのため、Excel 2021より以前のバージョンでは使えないので注意が必要だ。
エクセルを使って複数条件に合うデータを抽出する場合に注意すべきポイント
エクセルで複数条件に合うデータを抽出する場合の、注意すべきポイントについて確認しておこう。
■データ範囲の適切な設定
データ抽出の際、データ範囲を正確に設定することが重要である。間違った範囲を指定すると、正しい結果が得られない可能性があるため、常にデータ範囲を確認し、適切な範囲が設定されているかを確認する必要がある。
■条件に応じた関数の選択
エクセルには多種多様な検索・抽出関数が存在するため、目的に応じた関数を選択することが大切である。フィルター機能で十分な場合もあれば、複雑なデータセットではINDEXとMATCHの組み合わせが必要なこともある。状況に応じて適切なツールを選ぶことが成功の鍵となる。
■データの形式と一貫性
データの形式が統一されていない場合、検索や抽出が正確に機能しないことがある。特に、数値データとテキストデータが混在している場合や、空白セルが多い場合には注意が必要だ。データのクリーニングを行うことで、より正確な検索結果が得られる。
まとめ
この記事では、エクセルで複数条件に合うデータを抽出する方法を、サンプルデータを用いて解説した。
記事の内容を以下で簡単におさらいしておこう。
〇フィルター機能を使ったデータ抽出
データ全体を選択して「データ」タブから「フィルター」を選択
複数条件を設定し、条件に合うデータのみを表示
〇INDEXとMATCH関数の組み合わせ
特定の条件に基づいて行や列のデータを抽出
〇DGET関数でデータ抽出
データベース形式で複数条件に一致するデータを抽出
〇VLOOKUPとXLOOKUP関数の使用
VLOOKUPで縦方向の検索、XLOOKUPで柔軟な検索が可能
〇注意すべきポイント
・データ範囲と形式の確認
・正確な範囲設定とデータの一貫性が重要
フィルター機能やINDEX、MATCH、DGET、VLOOKUP、XLOOKUPといった関数を活用することで、データ処理の効率が格段に向上する。スクリーンショットを参考にしながらこれらの方法を実践し、エクセルのスキルをさらに磨いてほしい。これにより、業務の効率化が実現し、より正確なデータ分析が可能となるだろう。
構成／編集部
最新号
