DIME MAGAZINE
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社会人なら業務上の、学生なら学校生活上のミスや失敗、トラブルなどを振り返り、謝罪の気持ちを示すための文書を反省文と呼ぶ。初めて反省文を書く場合、書き方がまったくわからない人も少なくないだろう。
本記事では、反省文の書き方と注意点をわかりやすく解説する。社会人、学生別に用意した例文も併せて参考にしてほしい。
反省文とは
反省文とは、問題を起こした際に原因を振り返り、反省の意を表す文章。社会人なら軽微なミスや失敗、トラブルなど、学生なら遅刻やスマホの持ち込みなどが発覚した際に提出を促されることがある。
■反省文を書く目的
反省文は、自らの非を認め、反省と謝罪を示すために書くものだ。
会社側あるいは学校側からすると、反省文の提出によって事態を収束させることや本人の反省の気持ちを文書として残しておくといった意味がある。
■反省文の対象となる例
反省文は、顛末書や始末書などとは異なり、軽微な失態が対象となる。
【例】
・遅刻
・書類などの提出期限遅れ
・社用車運転中の軽微な事故
・飲酒による失敗
・社内備品の損壊
・軽微なハラスメント
・校則違反
・学校へのスマホの持ち込み
・学校生活内での喧嘩 など
なお、反省文の提出によって、謹慎や役職の降格、退学など深刻な処分が下されることは基本的にはないと考えて良いだろう。
反省文の書き方と注意点
ここでは、反省文を書く上でのポイントや注意点を解説する。反省文を執筆する前後で項目に沿ってチェックすることで、より良い文章を作成できるだろう。
■手書きで気持ちを込める
反省文は、手書きで丁寧に書くことで気持ちが伝わりやすい。自分の字に自信がなくても、適当に書いた文字と気持ちを込めて丁寧に書いた文字では、印象がまったく異なる。
形式が指定されていない時は、まずはパソコンではなく、手書きで反省文を書くことから始めよう。
■表現方法に気をつける
例えば「すみませんでした」と「深く反省しております」では、後者のほうがより反省の気持ちが伝わる。このように、反省文を書く上では、表現方法を一つひとつチェックしながら、言葉を慎重に選択することが重要だ。
正しい日本語を使用するよう気をつけるだけで印象が異なる。
■長々と言い訳をしない
反省文は、自身の非を認め、反省と謝罪の意を伝えることを目的に書くものであり、言い訳を伝えるためのものではない。
「確認をしたつもりで……」「〇〇さんが担当するはずだったのが……」など、言い訳じみた文章や、他人のせいにするような文章は避けよう。原因に触れる際は、事実を簡潔に伝えることが重要だ。
また、「今後は△△を考慮し、〇〇を徹底します」「〇〇な行動を徹底します」など、今後の決意や対策を盛り込むのも良いだろう。
■曖昧な表現を避ける
反省文において「～だったと思います」「～よう気をつけます」「できるだけ～」など、曖昧な表現は避けなければならない。振り返ったり、対策や決意を述べたりするところでは「～でした」「します」と言い切る文章にしよう。
また、単に「改善いたします」などとするのではなく、何をどう改善するのかを具体的に書くことも重要だ。
■誤字脱字はNG
いくら真面目な気持ちで反省文を執筆しても、誤字脱字があっては伝わるものも伝わらない。一文ごとに誤字脱字をチェックし、余計な誤解を生むことがないように気をつけよう。
反省文が完成したあとに誤字脱字をまとめて確認するのも良いが、万が一誤字脱字を発見した際にはじめから書き直すことを考えると、一文ごとに確認するのが良いだろう。
反省文の例文
反省文の例文を、社会人と学生のケースに分けて紹介する。社会人の場合は業務上のミスをしてしまったとき、学生の場合はスマホを没収されたときの反省文の例文を紹介しているので、参考にしてみてほしい。
なお、反省文のコピペは絶対に避けよう。万が一、反省文のコピペが発覚した場合、信頼までも失ってしまうことになりかねない。
■【社会人】業務上のミスをしたとき
社会人で業務上のミスをしてしまったときの反省文の例は以下の通り。
【例】
私は〇年〇月〇日、確認不足によりA社に対してメールを誤送信してしまいました。
情報漏洩にも繋がりかねないミスと自覚しており、深く反省しております。
今後は同じことが起こらないよう、メール送信前の確認を徹底いたします。また、部署内でのダブルチェックも必ず行います。
このたびは大変申し訳ございませんでした。
■【学生】スマホを没収されたとき
学生でスマホを没収されたときの反省文の例は以下の通り。なお、学生の反省文は作文用紙の枚数や、文章の形式を指定されることもあるため、あくまでも参考程度に見てほしい。
【例】
私は〇年〇月〇日の授業中、校則に違反して携帯電話を使用し、先生やクラスに迷惑をかけてしまいました。大変申し訳ございませんでした。
自分が携帯電話を使用したことで、授業が中断されただけでなく、まわりの学生たちの学習意欲を下げる事態となり、とても反省しています。
今後は学校に到着する前に、携帯電話の電源を切ることを徹底します。
本当に申し訳ございませんでした。
※情報は万全を期していますが、正確性を保証するものではありません。
文／編集部
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