DIME MAGAZINE
エクセルは、データの管理や分析に非常に役立つツールであり、多くのビジネスシーンで利用されている。
しかし、秘匿性の高いデータを含むファイルを守るためには、適切なロック機能を活用するのが重要だ。この記事では、エクセルのロック機能について、パスワード保護からシートロックまでを徹底解説する。
エクセルのロック機能とは？
エクセルが備えているロック機能とは、ファイルやシート、セルに対するアクセス制限を設けるための機能である。
これにより、大事なデータの不正アクセスや誤編集を防げる。以下のような状況で特に有効である。
エクセルのロック機能が必要な状況
エクセルが備えているロック機能が必要になる状況には、下記のようなケースが考えられる。
■秘匿性の高い情報データの改ざんを防ぐ
エクセルで作成されたファイルの中には、企業の秘匿性の高い情報や分析結果が含まれるケースが多く、これらのデータを不正に改ざんされるのを防ぐためにロック機能が必要である。
■複数人での共同作業でミスを防止する
チームでエクセルのファイルを共有して作業する場合、誤ってデータを書き換えてしまうのを防ぐためにはロック機能が有効だ。
■機密情報の漏洩を防ぐ
機密性の高い情報を含むファイルは、アクセスを制限して情報漏洩を防げる。
■誤ってデータを削除されるのを防ぐ
大事なデータが誤って削除されるのを防ぐために、ロック機能を利用する。
■特定のセルだけ編集を可能にする
特定の部分だけの編集を可能にし、他の部分はパスワードで書き換えられないようにして、データの整合性を保つ。
エクセルファイルのロックの設定手法
ここでは、エクセルのファイルに対してロックをかけるやり方を紹介しよう。
■エクセルのファイルのロックのかけ方は2種類
ファイルのパスワードのかけ方には、下記の2つの種類がある。
- 読み取り・書き込みのパスワードを設定する
- ファイルを暗号化
他の人とファイルのやり取りをするには、読み取り・書き込みパスワードを使い、個人で使うファイルに対してパスワードをかけるには暗号化を用いるのがおすすめだ。
■エクセルのファイルに読み取り・書き込みパスワードを設定する手法
①名前を付けて保存し、保存場所を選ぶ
②「ツール」を選んで、「全般オプション」を開く
「名前を付けて保存」ダイアログボックスの右下にある「ツール」ボタンを押して、「全般オプション」を選ぶ。
③読み取りパスワード・書き込みのパスワードを入力
「全般オプション」ウィンドウで、「読み取りパスワード」および「書き込みパスワード」を入力する。
④「OK」にする
⑤パスワード確認画面になるので、先ほど入力したパスワードを再入力
⑥保存する
これで、パスワードが設定された。
■エクセルのファイルの読み取り・書き込みパスワードを解除する手法
①ファイルの上書き保存する
②「ツール」を選び、「全般オプション」を開く
③パスワードをなくしたい場合、パスワードをはずして「OK」にする
※新しいパスワードに変えたい場合は、既存のパスワードを削除後、新しいパスワードを入力して「OK」にする
④保存する
■エクセルのファイルを暗号化する手法
個人で使うファイルに対してパスワードをかけるには、暗号化を用いるのがおすすめだ。
①「ファイル」タブを開き、左側のメニューから「情報」を選ぶ。
②「ブックの保護」を開く
③「パスワードを使用して暗号化」を開き、パスワードを入力
④パスワードを再入力して確認
■エクセルのファイルの暗号化を解除する手法
①ファイルを開く
②[ファイル]タブを選ぶ
③[情報]を選ぶ
④[ブックの保護]を開く
⑤[パスワードを使用して暗号化]を選択パスワードを削除
⑥表示されたダイアログボックスのパスワード欄に設定されているパスワードをはずし、[OK]にする
⑦ファイルを保存
エクセルシートのロック設定手法
シートにパスワードをつけて、他のユーザーがそのシートのデータを書き換えるのを防ぐ。
■エクセルシートのパスワード保護する手法
①保護したいシートを選ぶ
②上部にある「校閲」タブを開く
③「シートの保護」を選ぶ
④必要に応じてオプションを設定し、パスワードを入れる
⑤パスワードの確認
■エクセルシートの保護を解除する手法
①エクセルのファイルを開く
②保護をはずしたいシートを選ぶ
③[校閲]タブを選ぶ
④[シート保護の解除]を押す
⑤パスワードを入力
⑥シートの保護が解除される
エクセルの特定のセルや範囲のロック設定手法
特定のセルや範囲を指定してパスワードをかけるのも可能だ。
特定のセルや範囲だけにパスワードをつけて書き換えられないようにし、他の部分は編集を可能にして、大事なデータを守れる。特に関数などの式が設定してある場合によく用いられている。
■特定のセルや範囲の保護の設定手法
①保護したいセルを選ぶ
②「ホーム」タブを開く
③「セルの書式設定」を選ぶ
④「保護」タブで「ロック」を押す
⑤「校閲」タブに戻り、「シートの保護」を開いて、シート全体を保護する。
■特定のセルや範囲のロック解除手法
①解除したいセルを選ぶ
②「ホーム」タブを選ぶ
③「セルの書式設定」を開く
④「保護」タブで「ロック」のチェックを外す
⑤「校閲」タブに戻り、「シートの保護」を選んで、シート全体の保護を解除する。
もし設定したパスワードを失念してしまった場合は
エクセルに設定したパスワードを失念してしまった場合、基本的にファイルは開けなくなる。
無料の解除ソフトも存在するが、セキュリティリスクが高いため推奨できない。パスワードの管理には十分注意が重要だ。
エクセルのロック機能に関連した便利な機能
エクセルには、ロック機能以外にも多くの便利な機能がある。
そして、これらを組み合わせて使うと、データの管理や分析がより効率的に行える。以下に、いくつかの関連機能を紹介する。
■セルの入力規則
セルの入力規則を設定して、ある特定の条件に合致するデータのみの書き込みが可能になるように制限が可能だ。これにより、データの一貫性と正確性を保てる。
①セルを選ぶ
②「データ」タブを選ぶ
③「データツール」から「データの入力規則」を開く
④書き込みができるなどデータの条件を規定する
ダイアログボックスが表示されるので、書き込みができるデータの条件を規定する。例えば、特定の範囲の数値のみを許可する、または特定のリストの値のみを許可するなどの設定が可能である。
■条件付き書式
条件付き書式は、特定の条件に基づいてセルの書式を自動的に変える機能である。これにより、大事なデータや特定の条件に一致するデータを視覚的に強調可能だ。
①セルを選ぶ
②「ホーム」タブを選ぶ。
③「条件付き書式」を開く。
④条件に基づいた書式のルールを作成する
ダイアログボックスが表示されるので、条件に基づいた書式のルールを作成する。例えば、特定の値以上のセルを赤色で強調するなどの設定が可能である。
■監査機能
エクセルの監査機能を使用して、シート内の数式やデータを書き換えた履歴を追跡可能。これにより、誰がどのようにデータを書き換えたかを確認でき、データの整合性を保てる。
①「校閲」タブを選ぶ。
②「変更内容を表示」を選ぶ
③履歴を表示して、データの変更内容を確認する。
履歴を表示して、誰がどのようにデータを書き換えたかを確認が可能だ。
まとめ
エクセルが備えているロック機能は、データの保護と管理に非常に役立つ機能である。ファイルやシート、セルに対するアクセス制限を設定して、秘匿性の高い情報への不正アクセスや誤編集を防げる。
パスワードをつけてデータを守る手法や暗号化などの基本的な機能に加え、入力規則や条件付き書式、監査機能などを併用して、データの安全性と整合性をさらに強化が可能だ。
これらの機能を理解し適切に使用して、エクセルをより効果的に活用しよう。
構成／編集部
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