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紙の見積書や請求書を使用するオフィスワーカーの7割が「郵送だけでなくPDFなども送っている」

2024.05.16

アドビは、デスクワーカーとして働いている会社員500名(フロントオフィス業務担当者250名、バックオフィス業務担当者250名)を対象にした、「ビジネスにおける帳票郵送業務」に関する調査を実施。結果をグラフにまとめて発表した。

PDFなどのデジタルデータと郵送の重複送付について

2024年の秋に郵便料金の値上げが予定されている。そこで、国内のデスクワーカーを対象に郵送業務の状況を調べたところ、紙の見積書や請求書、領収書を使用していると回答した291名のうち、85.6%が印刷や郵送業務を行っていることがわかった。

また、そのうち約7割(69.5%)が、印刷・郵送業務の前後に同じ書類をPDFなどのデジタルファイルとして重複して送っていることも判明。

年齢別でみると、重複して送っている割合が20代では78.8%、30歳以上では61.1%と、20代が他と比べて17.7%高く、デジタルファイルの扱いに差が見える結果となった。

■紙書類の使用頻度、書類の種類

紙の書類の使用頻度について、全体の87.4%が「週に1日以上」、約半数(49. 6%)が「毎日」紙を使用している結果となった。

さらに、日々の業務で紙の書類を使用していると回答した437名に業務の種類を聞いたところ、最も多かった回答は「見積書/請求書」で51.9%、次いで「領収書(46.7%)」、「契約書など社外との重要書類(45.5%)」が続いている。

また、デジタル化により印刷を減らせる/なくせると思う業務を聞いたところ、こちらも「見積書/請求書(36.9%)」が最多となった。

■月間の郵送数、配送トラブルと業務負担

請求書や支払い確認書の郵送が遅れたことで業務進行や締め切りに支障が生じる、あるいは業務が中断するなど、郵送物の配送に関連した時間的制約が業務の進行に影響した経験について聞いたところ、全体の68%が「経験あり」と回答した。

また、紙の書類を印刷して郵送していると回答した249名を対象に、ひと月でどれくらいの量を印刷して郵送しているか聞いたところ、最も多かったのが「11通~100通ほど」で49%、次いで「1通~10通ほど(31.7%)」「101通~1000通ほど(15.3%)」「1001通以上(4%)」となった。

さらに、印刷・郵送業務にどれくらいの時間をかけているかを聞いたところ、3時間以上かけていると回答した人の割合は62.2%にものぼり、多くのビジネスパーソンの業務負担となっていることがわかる。

■今後の郵送数の削減意向

2024年の秋に予定されている郵便料金の値上げが実現した場合、見積書や請求書、領収書などの郵送業務について、「とても削減すると思う」が16.8%、「どちらかというと削減すると思う」が35.2%と、合わせて半数以上の52.0%の方が郵送業務を削減すると考えていることが判明した。

また、郵便料金の値上げが実現した場合の具体的な影響について、「紙での郵送回数の減少(55.4%)」が最も多く、次いで「紙での郵送の廃止(53.8%)」「デジタル管理の実施・管理ツールやソリューションの導入(30.4%)」が続いている。

調査結果まとめ

アドビ株式会社 マーケティング本部デジタルメディア ビジネスマーケティング執行役員 竹嶋拓也氏

今回の調査結果から、多くの企業で未だに紙の見積書や請求書、領収書などが使用されており、デジタルファイルとの重複送付など、時間とコストを余分に費やしている実態が明らかになりました。

2024年の秋に予定されている郵便料金の値上げが迫る中、定形業務プロセスの電子化などでペーパーレス化およびそれに伴う効率化とコスト削減が期待されます。アドビは、Adobe AcrobatやAcrobat Signをはじめとするペーパーレス化や電子署名を促進するソリューションを提供しており、今後も見積書・請求書・契約書などのデジタル化を含めた企業のDXを支援してまいります。

調査概要
調査方法/インターネット調査
実施対象/500人(デスクワーカーとして働く20~59歳の男女<バックオフィス業務担当者(労務・総務・法務、経理・財務・会計、人事)、フロントオフィス業務担当者(広報、企画・マーケティング、営業、営業企画・営業推進・営業支援)、250名ずつ均等割付>)
調査期間/2024年2月28日~2024年3月3日

(C)2024 Adobe Inc. All rights reserved. Adobe, Adobe Document Cloud, and the Adobe logo are either registered trademarks or trademarks of Adobe Inc. in the United States and/or other countries. All other trademarks are the property of their respective owners.

関連情報
https://www.adobe.com/jp/news-room/news/202405/20240513_postage-increase-survey.html

構成/清水眞希

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