職場でコミュニケーションを図るうえでたった3つの大切なこと

コミュニケーションの図り方に悩みを抱えている方は少なくないだろう。コミュニケーションは人が生活する上で欠かせないもので、コミュニケーションのやり方次第で組織やコミュニティが変革することもある。

本記事では、他者とコミュニケーションを図る上で大切なことを解説する。職場におけるコミュニケーションの重要性についても紹介しているため、コミュニケーションから組織を変えていきたい方もぜひ参考にしてほしい。

コミュニケーションを図るとは

コミュニケーションは日常会話でも頻繁に使用する言葉だが、広範な意味を持つため、具体的な行為が想像しづらい言葉でもある。まずは、コミュニケーションの意味についてあらためて見ていこう。

■コミュニケーションの具体例

コミュニケーションは他者との交流や意思疎通に関わる行動全般を指す言葉。由来の英単語「communication」は伝達ややりとり、共感といった意味を持ち、日本語のコミュニケーションと同じニュアンスで使われることが多い。

コミュニケーションの代表例としては「聞く、話す、読む、書く」が挙げられ、人はこれらの手順を経て言語を習得するとされている。そのため、4つの行為はコミュニケーションの重要な要素といえるだろう。

■コミュニケーションを図る必要性

コミュニケーションは日常生活を送る上で欠かせない要素。人間は他者と関わり、協力することで発展してきた歴史を持つことから、お互いの意思を共有するためのコミュニケーションは人間という種族の根幹を担うものといって良いだろう。

良い人間関係はコミュニケーションによる相互理解によって実現され、精神的にも良い影響を及ぼすため、健全な精神を保つためにも重要な行為だ。

■コミュニケーションの言い換え表現

コミュニケーションの言い換え表現としては、以下の言葉が挙げられる。

・意思疎通

意思疎通は、お互いの思考や認識を伝え合い、理解し合うことを指す言葉。コミュニケーションとほとんど同じ意味の言葉として使って問題ない。

・相互理解

相互理解は、お互いの意見を聞いた上で理解することを指す言葉。コミュニケーションの先に相互理解がある、というニュアンスで理解するのがよいだろう。

職場でコミュニケーションを図る重要性

コミュニケーションはビジネスシーンでも欠かせないもの。ここからは、職場におけるコミュニケーションの重要性を解説する。

■従業員同士の相互理解が深まる

職場でコミュニケーションを図ると、従業員同士の相互理解が深まる。相互理解をすることで信頼関係も深まり、より率直な意見交換ができるようになるだろう。

また、積極的なコミュニケーションは会話をしやすい雰囲気を作り出す。精神的にも働きやすい環境になるため、従業員の満足度や充実感が高まり、離職率の低下にもつながるはずだ。

■生産性の向上につながる

コミュニケーションを図ることは生産性の向上につながる点も見逃せない。ビジネスシーンで生産性を高めるためには、自分だけでなく、周囲の人の仕事や事情について理解することが必要。

コミュニケーションを図って相互理解を深めることで、相手のやりたいことや困っていることが見えてくる。「こうすれば相手も楽になる」というような思いやりも、コミュニケーションによって生まれてくるはずだ。

■疑問を解消しやすくなる

コミュニケーションを図ることで、業務上の疑問を解消しやすくもなる。疑問が出てきたときにすぐに質問して不明点を放置しないことは、仕事でトラブルを起こさないために重要な事柄。

コミュニケーションが不足している環境では、「こんなこと聞いても良いのだろうか」というような不安を感じることが増える。そこで放置した疑問が大きなトラブルを引き起こす場合もあるだろう。日頃からコミュニケーションを取り、不安や不明点があればすぐに解消できる環境づくりが重要だ。

コミュニケーションを図る上で大切なことは？

ここからは、コミュニケーションを図る上で大切なことを紹介する。コミュニケーションが苦手で悩んでいる方、組織のコミュニケーションを活性化させたい方はぜひ参考にしてほしい。

■話を聞くことを重視する

コミュニケーションを図る上では、話を聞くことを重視しよう。コミュニケーションというと話す力をイメージしがちだが、しっかりと相手の話を聞いて理解を深めることも大切だ。

心から話を聞いて相手の立場になって考え、共感できることには同調しながら相互理解を深める意識を持とう。

■結論ファーストで簡潔に伝える

こちらから語りかけて伝える際には、結論をはじめに述べて簡潔に伝えよう。最終的に伝えたいことを知ってから話を聞くことで、聞き手側も話の展開が予想しやすくなる。

また、相手が理解しやすい言葉選びも重要。自分の部署では伝わるが、他部署では伝わらない、といった専門性の高い用語は極力使用を控えた方がよいだろう。

■コミュニケーションの頻度を上げる

コミュニケーションの頻度を上げることも、円滑なコミュニケーションにつながる。雑談のような軽い会話を日常的に行うことは、業務上の会話をスムーズに進めるきっかけにもなる。

チーム内のコミュニケーションが少ないと感じる場合には、ミーティングや社内イベントを開催し、コミュニケーションの機会を作るのも有効だ。

※情報は万全を期していますが、正確性を保証するものではありません。

文／編集部