DIME MAGAZINE
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Outlookの自動返信の使い方がよく分からない、という方も多いのではないだろうか。自動返信機能を使いこなせると、自分が留守にしている間に自動メールを送ることができる。
本記事ではOutlookの自動返信機能について解説する。自動返信機能のメリットや設定方法について詳しくまとめた。
Outlookの自動返信とは？
出張に行っていたり会議に参加していたりして、少しの間メールを返信するのが難しいことがある。そんなときに、メールソフトが自動で返信してくれるようにする機能がある。それが、自動返信機能だ。
Outlookの自動返信機能では、あらかじめメール文を記載・登録しておけば、メールが来た際に自動でその文を返信してくれる。
Outlookの自動返信を使うメリットとは？
Outlookの自動返信を使うメリットは次の3つである。
- 相手にすぐ返信できる
- メールを作成・返信する手間が省ける
- 誰に対しても同じ対応ができる
1つ1つのメリットについて詳しく解説していく。
1.相手にすぐ返信できる
Outlookの自動返信を使うことで、すぐ返信することができ、メールを送ってきた相手を安心させられる。
長期休暇を取っているときなど、長期間メールを返信できない場合があるだろう。ビジネスメールは24時間以内に返信するのがマナーだと言われている。それ以上経過してしまうと、相手が「本当にメールが届いているのか」不安に思ってしまう可能性がある。
自動返信メールを送ることで、今留守であることが伝わり、安心させることができる。また、社会人としてのマナーも守れるようになる。
2.メールを作成・返信する手間が省ける
Outlookの自動返信機能を使うことで、メールを作成・返信する手間が省ける。
たとえば、ホームページの問い合わせページには、1日に何件も問い合わせが来ることがある。問い合わせに対して手動で対応していると、時間がかかりすぎてしまう。また、急いで返信することになるので、誤返信や誤字脱字が起こりやすくなる。
そこで、自動返信機能を使って、問い合わせに対して自動メールを送るようにする。これで、問い合わせ担当者の負担を減らすことができる。
もちろん、手動での対応が必要な問い合わせには、あとで対応する必要はある。
3.誰に対しても同じ対応ができる
会社の窓口担当者が複数人いる場合、担当者によってメールの文章が変わってしまう。メール返信が上手い人・上手くない人がいる場合、対応に差が出てしまい、お客さんから不信感を持たれてしまうかもしれない。
自動返信機能を使うことで、誰に対しても同じメールを返すことができ、メール文の質を落とさないようにすることが可能だ。
Outlookの自動返信を使う際の注意点
Outlookの自動返信を使う際は次の点に注意しよう。
- 送られてきたメールすべてに返信してしまう
- 営業メールや迷惑メールにも返信してしまう
- 自動返信の解除を忘れる恐れがある
自動返信の利用中は、送られてきたメールすべてに返信してしまう。営業メールや迷惑メールなどにも返信がいってしまうので気をつけよう。そのようなメールに返信すると、その後何度もメールや電話が送られてくることもあるので、注意しよう。
また、出張や会議から帰ってきたら、自動返信設定を忘れずに解除するようにしよう。解除しないでいると、ずっと自動返信メールが送られてしまう。
Outlookの自動返信の設定方法
続いて、Outlookの自動返信の設定方法について解説する。設定する手順は次のとおり。
- 自動応答画面を開く
- 自動応答をオンにする
1つ1つの手順について詳しく解説する。
※自動返信のテストを行う場合、未使用のアドレスを使うことを推奨する。（Outlookが勝手にメールを送ってしまうため）
1.自動応答画面を開く
まず、ブラウザ版のOutlookを開く必要がある。
Outlookを開いたら「表示」タブから「ビューの設定」をクリックし、自動応答画面を開く。
続いて、「自動応答」をクリックする。
2.自動応答をオンにする
この画面から自動返信の設定を行っていく。
まず、「自動応答の有効化」をオンにする。オンにすると、自動返信の設定を行えるようになる。
次に、自動返信用のメール文を記載する。
最後に、自動返信をいつからいつまで行うか設定する。「この期間に限り応答を返信する」にチェックを入れ、自動返信を行いたい日時を選択する。
設定が完了したら「保存」をクリックする。これで、自動返信ができるようになった。
まとめ
本記事ではOutlookの自動返信について解説した。最後に、自動返信機能のメリットについておさらいしよう。
- 相手にすぐ返信できる
- メールを作成・返信する手間が省ける
- 誰に対しても同じ対応ができる
また、自動返信機能を使う方法は次のとおり。
- 自動応答画面を開く
- ブラウザ版のOutlookを開く
- 「表示」⇒「ビューの設定」
- 「自動応答」をクリック
- 自動応答をオンにする
- 「自動応答の有効化」をオンにする
- 自動返信用のメール文を記載
- 自動返信日の設定を行う
- 「保存」をクリック
自動返信設定を行うと、勝手にメールが送られてしまう点には注意しよう。自動返信する必要がなくなったら、設定を解除することもお忘れなく。
構成／編集部
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