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Outlookの自動返信を設定する方法と3つの注意点

2024.05.16

Outlookの自動返信の使い方がよく分からない、という方も多いのではないだろうか。自動返信機能を使いこなせると、自分が留守にしている間に自動メールを送ることができる。

本記事ではOutlookの自動返信機能について解説する。自動返信機能のメリットや設定方法について詳しくまとめた。

Outlookの自動返信とは?

出張に行っていたり会議に参加していたりして、少しの間メールを返信するのが難しいことがある。そんなときに、メールソフトが自動で返信してくれるようにする機能がある。それが、自動返信機能だ。

Outlookの自動返信機能では、あらかじめメール文を記載・登録しておけば、メールが来た際に自動でその文を返信してくれる。

Outlookの自動返信を使うメリットとは?

Outlookの自動返信を使うメリットは次の3つである。

  1. 相手にすぐ返信できる
  2. メールを作成・返信する手間が省ける
  3. 誰に対しても同じ対応ができる

1つ1つのメリットについて詳しく解説していく。

1.相手にすぐ返信できる

Outlookの自動返信を使うことで、すぐ返信することができ、メールを送ってきた相手を安心させられる。

長期休暇を取っているときなど、長期間メールを返信できない場合があるだろう。ビジネスメールは24時間以内に返信するのがマナーだと言われている。それ以上経過してしまうと、相手が「本当にメールが届いているのか」不安に思ってしまう可能性がある。

自動返信メールを送ることで、今留守であることが伝わり、安心させることができる。また、社会人としてのマナーも守れるようになる。

2.メールを作成・返信する手間が省ける

Outlookの自動返信機能を使うことで、メールを作成・返信する手間が省ける。

たとえば、ホームページの問い合わせページには、1日に何件も問い合わせが来ることがある。問い合わせに対して手動で対応していると、時間がかかりすぎてしまう。また、急いで返信することになるので、誤返信や誤字脱字が起こりやすくなる。

そこで、自動返信機能を使って、問い合わせに対して自動メールを送るようにする。これで、問い合わせ担当者の負担を減らすことができる。

もちろん、手動での対応が必要な問い合わせには、あとで対応する必要はある。

3.誰に対しても同じ対応ができる

会社の窓口担当者が複数人いる場合、担当者によってメールの文章が変わってしまう。メール返信が上手い人・上手くない人がいる場合、対応に差が出てしまい、お客さんから不信感を持たれてしまうかもしれない。

自動返信機能を使うことで、誰に対しても同じメールを返すことができ、メール文の質を落とさないようにすることが可能だ。

Outlookの自動返信を使う際の注意点

Outlookの自動返信を使う際は次の点に注意しよう。

  • 送られてきたメールすべてに返信してしまう
  • 営業メールや迷惑メールにも返信してしまう
  • 自動返信の解除を忘れる恐れがある

自動返信の利用中は、送られてきたメールすべてに返信してしまう。営業メールや迷惑メールなどにも返信がいってしまうので気をつけよう。そのようなメールに返信すると、その後何度もメールや電話が送られてくることもあるので、注意しよう。

また、出張や会議から帰ってきたら、自動返信設定を忘れずに解除するようにしよう。解除しないでいると、ずっと自動返信メールが送られてしまう。

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