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多くの管理職が誤解している「コミュニケーション」という名の落とし穴

2024.05.07

新たに管理職となると物理的に大きな変化が発生をします。

それは、『部下を持つ』ということです。弟や妹でもなく、後輩でもない、それが部下。

部下とどのように接すれば良いのか?親身になって、話を聞いた方が良いのか?

1on1を頻繁にするべきなのか?悪気無く逆効果のマネジメントを行ってしまっていることは少なくありません。今回は正しいコミュニケーションに関して、考えていきましょう。

大前提:管理職の役割とはそもそも何か

まずは管理職の役割を認識しましょう

例えばですが、一般的にヒトは赤信号を見ると、どのような行動を取るでしょうか?

9割以上の方は通常であれば『止まる』という行動を選択するはずです。このようにヒトは自分が所属をしている、または、これから所属をする環境を認識することで自身の行動の内容を決定します。先ほどは赤信号を例にしましたが、これが黄色信号だといかがでしょうか?『止まる』という行動をとる人の率は減るはずです。この理由は黄色信号の意味には『安全に停止することができないときは、そのまま進んでも良い』というような曖昧さが含まれているからです。これは組織においても同じです。経営者であれば、社員が正しい行動を取れるような明確な環境を構築しなければなりませんし、社員であれば環境を確認し自分の取るべき行動、つまり役割を認識しなければなりません。(自分の役割が不明な場合は確認をすることも重要です)

さて、管理職の役割とは何でしょうか?まずは、組織図を確認しましょう。自分が任命を受けているポジションは何処なのか、管理するべき対象は誰なのか、報告をするべき上司は誰なのか。様々な情報が本来は組織図に盛り込まれています。当たり前ですが、そこには上司と部下書かれているはずですが、明確に階層が違います。この差は何なのでしょうか?もちろんいろいろな違いはあるのですが、本稿では、『上司=仕組みを作る人』、『部下=実行する人』という点に関し論じて行きたいと思います。上司はプレーヤーではありません。自身の経験と知識から、自分以外の人間でも結果を出せるよう、『再現性の高い仕組み』を構築し運用することが上司、つまり管理職の役割と言えるのです。

コミュニケーションを取るべき正しいタイミングとは

『名選手、名監督ならず』という言葉がありますが、選手(部下)と監督(上司)では必要とされるスキルが全く異なるということを指しているのではないでしょうか?スポーツだけでなく、仕事においても共通して言えることですが、監督(上司)は勝つための戦術を考え、それを選手(部下)に指示として出して行きます。この時にまず注意をしなければならないことは、『選手(部下)が監督(上司)の指示通りに動く』という状態を構築することにあります。もし仮に選手が思いのままに自由に動いていたとしましょう。その結果、チームとして思うような成績を出せなかった時、監督の戦術に問題が有ったのか、指示に従わなかった選手に問題が有ったのか、答えを出すことは不可能になります。しかし、当たり前ではありますが、選手が監督の指示にしっかりと従っていれば、戦術の問題を鑑みることが出来ます。非常にシンプルな話ですが、再現性の高い仕組みを構築するには、そもそもまずは仕組み通りに動く組織を作る必要があるのです。コミュニケーションは、その後に取る行動となります。

そもそも集団とは何か?

コミュニケーションという行動は、ともすると、『相手の言い分をよく聞く』ことが大事だと錯覚をされることがあります。これ、非常に要注意です。想像をして頂きたいのですが、例えば、仲良しの友人たちと昼食を食べに行く場面を想像して下さい。和食、中華、フレンチ・・・色んな選択肢があると思いますが、ご予算はいくらほどでしょうか?おそらく1000~2000円程度ではないでしょうか?事前に話し合いなどはせずとも、大体の予算というものは友人間で自然と認識が揃っているのではないでしょうか?逆に、ある人が友人たちの様子を見ずに『3万円の高級寿司が食べたい!!』と毎回毎回主張をし続けると、どうなりますか?おそらくその方はランチ会に呼ばれなくなりますよね。そうです、私たちヒトという生き物は日常からグループ内のルール(≒暗黙の了解)を守ることで円滑な人間関係を保っています。これを無視してコミュニケーション重視、つまり相手の言い分を聞きに行くと、グループのルールよりも個人のルールが優先され、『私がやりたいようにグループが動いてくれる』という錯覚を生じさせてしまいます。まず管理職が作る仕組み通りに部下に動いてもらうためにも、コミュニケーションを重要視する前に、ルール通りに部下が動けているのかをチェックすることが重要と言えるのです。『部下から報告が上がって来ないからコミュニケーションを小まめに取る』というような上司の行動は、本末転倒と言えるでしょう。

コミュニケーションの仕組化「1on1」をする際の注意点

最後に1on1の注意点です。ここはシンプルに解説をしましょう。

■1on1の目的を明確にする

『雑談をしながら』、『プライベートの話を交えながら』は、本筋から脱線し、部下の集中力を阻害してしまいます。また『親しみやすい上司』という錯覚を生み、上司-部下の関係性を崩してしまうリスクがあります。

■文章に基づいた教育を行う

ロープレも重要ですが、トークスクリプトや営業フローなど型を明文化することの方が優先順位は高いです。聞き漏らす、認識のズレを起こさないようにするためにも文章化を怠らないでください。

■必ず理解度の確認を行う

単純に疑問点が無いかを確認しても、『大丈夫です』という答えしか帰って来ません。テクニックとしては『質問』が非常に有効です。上司からピンポイントの質問をして確認度合いを測ったり、具体的な行動計画を聞くことで相手の理解度が分かります。

非常にシンプルですが、この3点は必ず実行が必要な内容となります。是非、ご自身の1on1に漏れが無いか確認をしてみてください。

まとめ

コミュニケーションは、もちろん、非常に重要です。しかし、コミュニケーションに依存をすることは組織運営上の大きなリスクを背負うことになります。何事も順序が重要となります。どのタイミングでコミュニケーションを取るべきなのか、1on1をするにしても事前準備は出来ているのか・・・無作為に行うのではなく、しっかりと上司側の準備を行った上で実践を行いましょう。

この記事はマネジメント課題解決のためのメディアプラットホーム「識学総研」による寄稿記事です。

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