DIME MAGAZINE
経営層の皆様にとって属人化は避けたいお悩みの1つだと思います。脱属人化に向けて必要なことを今回は3点に絞りました。
まず属人化のデメリットとは何でしょうか。デメリットの1つとしては、知識やスキルが特定の個人に依存し、その人が不在の際には業務の停滞や品質の低下が起こる事です。例えば「ある業務の進め方は、担当の〇〇さんしか知らない」という状況です。属人化する事によって『業務や顧客への対応の遅延』『担当者の退職に伴うノウハウの喪失』などが発生します。
また、退職されては困るという理由から、特定の人への評価が甘くなったり、優遇せざるを得ない状況にも陥る可能性があります。そうならない為にも、日ごろから業務の見える化を行う事によって対策を打ちましょう。
属人化を防ぐためのポイント（1）報告ルールの設定
そもそも、特定の人しか知らない状況を避けるためには業務の見える化が必要です。しかし上司から部下に情報を取りに行っていては時間がかかります。上司も忙しい中、常に部下の業務内容を見ている事も不可能です。そこで、部下から定期的に『情報を報告させること』をルール化しましょう。
部下には「自分の仕事を評価してもらうにあたり、現場の作業内容や報告を上げることは業務の一部である」と伝えます。もし報告がなければ評価すること自体が出来ないと予め伝えておき、自らの業務内容を報告させることを習慣化させてください。そうしなければ業務がブラックボックス化し、先に述べたデメリットを避けられない事態になります。
■報告ルールの設定に必要な事
ただ単に業務内容を報告させるだけでは不十分です。部下が自己解釈で必要だと思う情報のみ報告する可能性があるからです。特にミスやエラーは隠そうとする事も多いでしょう。
まず、上司から見て報告が必要であると思う内容を、箇条書きやフォーマットとしてまとめてください。部下にはそのフォーマットに沿って報告させてください。その際には『ミスやエラーも隠さず報告すること』と指示をしてください。万が一ミスを隠そうとする行為が発見された際には、その期における評価は無いものとするというルールを事前に決めておくことも対策の1つです。
なお『報告は毎週金曜日の19:00まで』など、具体的に期日を設定してください。
属人化を防ぐためのポイント（2）ジョブローテーション
ジョブローテーションとは、様々な業務の経験を積ませるという目的で、定期的な配置転換を行うことです。従業員は在籍期間中に複数の部署を経験することができるため、会社全体の業務内容を知ることもできます。
技術職や特定の資格を要する仕事においては難しい事もありますが、定期的なジョブローテーションにより既得権益を避ける事にも繋がります。
■ジョブローテーションを行う際に必要な事
ローテーションを行うタイミングに限った事ではありませんが、目標や役割を明確に設定する事が何より重要です。〇✕で評価が出来るように『いつまでに、何を、どこまで』を定めてください。求める役割の中には『業務のマニュアル化』も含める事を強くおススメします。前任者が既にマニュアルを作成しているのであれば、定期的に更新させるなどして最新の状態に上書きしてください。
主な成果物としては『業務マニュアル』『トークスクリプト』『業務のフローチャート』『引継ぎシート』などが挙げられます。
属人化を防ぐためのポイント（3）情報の一元管理
担当部門や部署ごとにバラバラに管理されている情報やデータを、一箇所にまとめて管理する事をおすすめします。アプリや管理システムを新たに導入するなどの難しいことは考えなくても大丈夫です。
社内の方だけがアクセスできるような共通サーバーや、スプレッドシートによる管理でも十分です。部署ごとに先述した『業務マニュアル』や『業務のフローチャート』をまとめるだけでも属人化は防ぐことができます。
■間接部門の属人化を防ぐために必要な事
総務部や経理部、人事部など、バックオフィス業務を担当している部署を間接部門と呼びます。ルーティンワークが主な仕事の方も多い事でしょう。間接部門の属人化を防ぐおすすめの対策としては、『日次（デイリー）』、『週次（ウィークリー）』、『月次（マンスリー）』毎に行っている業務と『突発業務（イレギュラー）』を整理させておくことです。
どの期間でどの業務をこなしているかを見える化しておくことで、急遽違う方が対応せざるを得なくなった際にも最低限の対処は出来ます。
まとめ
脱属人化に向けて重要なポイントのみをご紹介しました。属人化を避ける事で会社全体にも良い効果が表れます。仮に、急遽退職者が出てしまったとき、体調不良で長期離脱を余儀なくされたとき、属人化した組織では残された従業員にしわ寄せが来ます。
ブラックボックス化した業務は把握する事自体にも時間がかかり、対処が遅れます。
会社の全体最適を考えるにあたり、普段から脱属人化に向けた取り組みによって会社全体への影響を最小限にとどめましょう。
ルール設定と仕組みによって脱属人化は実現できるのですから。
この記事はマネジメント課題解決のためのメディアプラットホーム「識学総研」による寄稿記事です。
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