DIME MAGAZINE
おなじみのWordで書類の叩き台を簡単に作成できるのが「Copilot for Microsoft 365」だ。ゼロから作業するのに比べて時間を大幅に短縮できる。ここでは、とあるイベントの社内企画書を例に、プロンプトを入力するポイントなどを、日本マイクロソフトの影山三朗さんに取材。ほかの生成AIにも応用可能なアドバイスの数々を、ぜひ参考にしてほしい。
日本マイクロソフト モダンワーク
プレイスGTM本部シニアGTMマネージャー
影山三朗さん
「Microsoft 365」の製品担当として、いち早く「Copilot for～」を使いこなすエキスパート。企業向けの活用セミナーに講師として登壇するなど、生成AIによる業務効率化を推進。
STEP1｜どんな書類を作りたいのかプロンプトを入力！
［Point］できるだけ具体的なプロンプトで指示する
求めているアウトプット（目標）、必要な理由（背景）、回答を生成する情報源（ソース）などを、できるだけ具体的に指示をしよう。「日本語は英語と違って主語が抜けがちです。そういった点も意識しつつ『わかりやすい言葉で』という指示を出すなど、どうすれば期待に近い結果が得られるのかを、考えて入力するのがコツ」（影山さん）
STEP2｜追加で必要な表組みなどをプロンプトを入力！
［Point］完璧を求めないこと! 追加修正を前提で使う
長いプロンプトで一気に指示するのはNG。「会話のように要望を徐々に入力することで、より期待に沿った結果が得られます」（影山さん）。まずは端的な指示から始めて、得られた結果をもとに詳しい内容を追加したり、変更をリクエストしたりする。変更を加える場合は、どこを変えたいのかわかりやすいように引用符なども活用しよう。
STEP3｜トーンの変更で目的に応じた体裁に！
［Point］まずはニュートラルで生成してみる
簡潔な表現やカジュアルな文体など、企画書全体のトーンを簡単に変えられるのも「Copilot for～」の魅力。「ニュートラルで書き出し『違う』と思ったら変えてみるのがおすすめ」（影山さん）。「簡潔」を選択して、そこからトーンをさらに変えようとすると、ちょっと言葉足らずになることも。トーンはニュートラルから試そう。
STEP4｜Copilot for Microsoft 365なら作業時間2割減の感覚で社内企画書が手早く完成！
STEP1～3の手順を踏めば、チームビルディングを目的とした社内イベントの企画書の叩き台が「Copilot for～」でアッという間に完成！ 自分の仕事内容に応じて、概要、スケジュール、イベントの効果、役割分担といった足りない要素を追加で依頼し、ブラッシュアップできるのも大きなポイントだ。ゼロから作業するのに比べて、大幅な時短になる。
〈One More Advice〉Web検索のCopilotを組み合わせて使おう！
企画を考える際に、頭を整理するのに便利なのがWeb上で利用できるCopilot（旧Bing Chat）。「公開情報を要約するなど、いわば『最大公約数的に磨き上げる』のが得意。『〇〇を10個挙げて』『〇〇と〇〇をひとつにまとめて』と〝壁打ち的〟に使いましょう」（影山さん）
〈One More Advice〉公的な解があるものをできるだけ生成しよう！
生成AIは型や決まりがある、いわば〝公的な解〟のあるものを得意とする。「該当する情報としては、公開されている製品情報、公的データやフレームワークなどが挙げられます。〝最大公約数的なベース〟となる叩き台をAIに生成させ、そこからアレンジすれば作業が早いです」（影山さん）
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