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丁寧語でもビジネスシーンで「わかりました」を使うのは避けたほうがいい理由

2024.02.26

慣例的に使われている言葉の中には、おおよその意味は理解していても、相手にどのような印象を与える表現なのかを知らずに使っているケースも多い。「わかりました」は、そんな言葉の代表格だ。しかし、目上の方に対して「わかりました」を使用すると失礼にあたる場合があるのをご存知だろうか。

そこで本記事では、「わかりました」の正しい意味やビジネスシーンで使える丁寧な言い換え表現を解説する。海外の方とのコミュニケーションに役立つ英語表現もぜひ参考にしてほしい。

意外にわかりにくい「わかりました」の正しい意味とは?

まずは、「わかりました」の意味や使用する際の注意点を見ていこう。

相手の話や物事を理解したことを伝える丁寧語

「わかりました」は、相手の意見や要求を聞き入れた上で内容を理解したことを意味する。ビジネスにおいては、社内の同僚や部下など、自分と同等か下の立場に対して使用できる。

動詞の「わかる」に丁寧語の「ます」を過去形にして結びつけた表現のため、「わかりました」は丁寧語にあたる。丁寧語は物事を丁寧に述べる敬語表現だ。しかし、自分がへりくだる謙譲語や相手を立てる尊敬語と異なり、相手に対する敬意をしっかりと伝えられる表現ではない。そのため、やや敬意の度合いが低い「わかりました」は、カジュアルなコミュニケーションをとる際に使われる。

ビジネスシーンで「わかりました」を避けた方が良い理由

先に紹介した内容から「わかりました」は、ビジネスにおいて地位の高い上司や取引先などに対して、相手の考えを尊重し強い敬意を表せる表現ではない。文法的に誤りではないが、目上の方との関係性によっては稚拙な印象を与える場合がある。

そのため、上司や社外の方に内容を理解したことや、意見に従う旨を伝えたい時に使うのは適切ではない。ビジネスシーンでより丁寧な表現を使用する場合は、次に紹介する言い換え表現も参考にしてほしい。

「わかりました」の丁寧な言い換え表現

ビジネスシーンでは、目上の方に対して物事を理解した旨を伝える際、より丁寧な表現が求められる。ここでは、「わかりました」の言い換え表現を3つ紹介する。

かしこまりました

「かしこまりました」は、役職の高い方からの依頼や要求に対し、内容を理解した上で納得している旨を伝えられる敬語表現。上司の提案を受け入れるほか、顧客にメールを送信する際に使用できる。

謙譲語にあたる「かしこまりました」には、目上の方を敬いながら相手の意見を尊重するニュアンスが含まれる。尊敬の意味合いが弱い「わかりました」と異なり、「かしこまりました」は物腰がやわらかく、丁寧に対応する姿勢を強調できる。そのため、ビジネスシーンでフレキシブルな印象を与えたい場合に適切な表現といえる。

承りました

「承りました」は、相手の依頼を謹んで受け入れ、責任を持って遂行することを指す。ビジネスにおいては、顧客から商品の注文を受けた際や、取引先に訪問する日程調整の返答などに使用する。

「承る」が「受ける」の謙譲語にあたり、「目上の方からの依頼を謹んで引き受ける」の意味を持つ。そのため「承りました」は、敬意を表する相手の意向や物事を確かに引き受けたと伝えられる表現だ。上司や社外の方、顧客などには、カジュアルな表現である「わかりました」ではなく、「承りました」を使うと良いだろう。

承知いたしました

「承知いたしました」は、相手の依頼や要求に対して、事情を理解した上で受け入れる敬語表現。上司や取引先など、目上の方からの指示や提案を納得して従う際に使用できる。

相手の事情や物事を知ることを意味する「承知」に、謙譲語の「いたしました」が結びついた表現だ。相手への敬意を表しにくい「わかりました」と異なり、「承知いたしました」は明確な敬意を示しつつ、物事をしっかりと理解したことを強調できる。そのため、ビジネスにおいて円滑なコミュニケーションを取る際に使える表現といえる。

「わかりました」を英語で言うと?

最後に、「わかりました」と似た意味を持つ英語表現を紹介する。フレーズによって異なるニュアンスを意識しながらチェックしてほしい。

All right

“All right”の意味は「了解です」「承知しました」。相手の意見に賛成するほか、物事を引き受ける際に使用できる。

友人や同僚とのカジュアルなコミュニケーションにおいて用いられる表現だが、単調なトーンや文脈で返答すると「肯定的ではない」と捉えられる場合がある。相手からの依頼などを進んで引き受ける時は、ポジティブなフレーズを組み合わせると良いだろう。

【例文】

A:“Can I leave the paperwork to you?”

(書類作成を任せても良い?)

B:“All right. I’ll get it done.”

(もちろん。後でやっておくよ)

I’m on it

“I’m on it”の意味は「今やっています」「了解です」。ビジネスにおいては、同僚や心理的距離の近い上司から指示を受けた際の返答に使用する。“I’m working on it”の短縮形で、相手の依頼内容を理解した上で速やかに対応するニュアンスを含む。

【例文】

“I’m on it. It will be finished by 5:00 p.m.”

(了解です。17時までに終わらせます)

Of course

“Of course”は、日本語に訳すと「もちろん」や「当然」を意味する副詞。ビジネスなどのフォーマルなシーンに適切な表現のため、上司や取引先の意見に同意する際に使用できる。

【例文】

“Of course, I will supervise the team.”

(もちろんです、私がチームの監督を努めます)

※情報は万全を期していますが、正確性を保証するものではありません。

文/編集部

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