DIME MAGAZINE
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ビジネスシーンでの管理を意味する「マネジメント」。その中でも時間を対象にマネジメントすることを表す言葉が「タイムマネジメント」だ。ビジネス書や雑誌でよく見かける言葉だが、正しい意味やどんな効果があるのか知らない人も少なくないはず。
そこで本記事では「タイムマネジメント」の正しい意味や使い方、スケジュール管理との違いを解説する。タイムマネジメントのメリットや注意点も、ぜひこの機会に確認しておこう。
タイムマネジメントとは
まずは「タイムマネジメント」の意味と言葉の使い方を解説する。タイムマネジメントとスケジュール管理の違いもぜひ参考にしてほしい。
■意味は仕事をコントロールすること
タイムマネジメントは、直訳すると時間管理を指すが、ビジネスでは仕事をコントロールすることを意味する。仕事をコントロールするには、必要なコミュニケーションスキルや資料作成、プレゼン能力などを極めなければならない。そのため、タイムマネジメントが上手い=仕事を進めるスキルが高いことを表す。
■使用シーン
タイムマネジメントは、ビジネスシーンで仕事を調整することを指す場面で用いられる表現だ。
【例文】
「タイムマネジメント研修の効果によって、残業時間が減った」
「タイムマネジメントを意識してから業務効率が向上した」
「先輩の提案は、タイムマネジメントに効果的だった」
「タイムマネジメントを行うには、業務量や処理にかかる時間を把握しなければならない」
■タイムマネジメントとスケジュール管理の違い
スケジュール管理は、毎日の業務や参加しているプロジェクトを計画的に行うために業務量を把握し、予定を最適化することを指す。日々の業務タスクや資料の締切、プロジェクトの進捗状況や会議の時間などを認識し、時間を有効活用することが目的だ。
一方、タイムマネジメントは、決められた時間の中で与えられた業務を効率的にこなすために、どのようなやり方で調整・改善するかにフォーカスされている。 そのため、タイムマネジメントとスケジュール管理は異なる意味を持つ言葉だ。
タイムマネジメントのメリットは？
次に、タイムマネジメントのメリットを紹介する。ビジネスシーンでどのように役立つのか押さえておこう。
1. 業務が効率化できる
タイムマネジメントを意識すると、作業が計画的に進み効率化する。作業時間が短くなれば、次の仕事に早く着手できるため、さらに業務がスムーズに進みやすくなることが考えられる。
2. コストが削減できる
タイムマネジメントによって業務が効率化されると、長時間労働が改善され人件費や光熱費などのコスト削減にもつながる。長時間労働が削減し業務が計画的に進むと達成感を得やすくなるため、毎日の業務に積極的に取り組むようになる効果が期待できるはずだ。
3. 精神的な余裕が生まれる
計画通りに業務が完了し時間にゆとりを持てるため、精神的な余裕が生まれるのもタイムマネジメントのメリット。 自身で決めた通りに仕事をこなすことができるようになると、業務へのストレスが感じにくくなるのも、精神的な余裕が生まれる理由の一つだ。
精神的に余裕があると、業務に対し能動的に取り組んだり、社員同士で活発なコミュニケーションを行ったりと、組織全体に良い影響をもたらす。
4. ワークライフバランスが実現できる
仕事を上手くコントロールできるようになると、仕事と育児などのプライベートの両立が実現できる。また、長時間労働が削減されると副業を行う余裕も生れるため、さまざまな方向でキャリアステップを踏む働き方が可能だ。
タイムマネジメントする際の注意点
最後に、タイムマネジメントの注意点を紹介する。実際にタイムマネジメントを行う際に気を付けられるよう、チェックしておこう。
1. 短時間で自分が提供できる価値を意識する
限られた時間の中で業務をこなす必要があるため、短時間で自分が提供できる価値を強く意識して仕事に取り組む必要がある。ただ「時間内に業務を行うこと」だけに焦点を当てて仕事に取り組むだけでは、効率的とは言えない。自分が最大限の価値が発揮できる働き方をしよう。
2. 予定を可視化する
タイムマネジメントする際、仕事の予定や量を把握する必要がある。抱えているタスクを洗い出し、一カ月・一週間・一日ごとにタスクに優先順位を付けて仕事をコントロールしよう。
タスクを可視化しておくと、緊急時にも仕事が調整しやすくなる。また、チームメンバーに自分の予定を共有すると、組織全体での業務の生産性向上が期待できる。
3. 一日一回振り返りを行う
タスクを見える化したら、一日一回振り返りをしよう。できた業務とできなかった業務をチェックし、上手くいったことや改善点、次回への工夫を洗い出し、業務のやり方や優先順位を見直すのがおすすめだ。 タイムマネジメントのやり方を日々見直すことで、さらに業務効率アップにつながるだろう。
※情報は万全を期していますが、正確性を保証するものではありません。
文／編集部
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