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正しく使えていますか?「恐縮です」の意味と使用時の注意点

2024.02.05

「恐縮です」という言葉を正しく使えているか、ふと気になったことはありませんか。依頼や謙遜するときなどに使える便利な言葉ですが、使い方によっては場にそぐわなかったり、失礼な印象を与えたりします。「恐縮です」の意味や使い方、言い換え表現をご紹介します。

「恐縮です」の意味とは

「恐縮です」という言葉の「恐縮」は「きょうしゅく」と読み、ありがたさや申し訳なさ、気恥ずかしさなどによって、身のすくむような気持ちを表します。身がすくむような気持ちとは、ここでは「体が縮こまる(ちぢこまる)ような気持ち」をイメージするのが適切でしょう。

恐縮の「恐」は恐れを、「縮」は身のすくむ様子を意味し、それぞれの言葉が組み合わさってできた言葉です。

参考:デジタル大辞泉

■上司や目上の人に使う言葉

「恐縮です」は、上司や目上の人に対し、自分がへりくだって相手を立てるために使う表現です。友人や後輩に対して使う言葉ではありません。

目上の人から身に余るような褒め言葉をかけられた時に、「私のようなものが恐縮ですが」と、自分の立場を謙遜する際にも使えます。また、目上の人に対して、「申し訳ありませんが」と何かを依頼したり、感謝の気持ちを伝えたりする時にも使える言葉です。使う相手は上司や目上の人に限られますが、使う場面は比較的幅広いといえるでしょう。

■ビジネスメールでは枕詞として使うことが多い

口頭だけでなく、ビジネスメールでもよく使われるのが「恐縮です」という言葉です。ビジネスメールでは、とくに相手に何かを依頼する際に、枕詞のように頻繁に使われます。

依頼内容だけを直接記載すると角が立ちますが、はじめに「恐縮ですが」と付け加えることで、印象をやわらげ、相手への配慮が感じられる表現に変わります。

【例文付き】「恐縮です」ビジネスではいつ使う?

「恐縮です」は、ビジネスの場で使われることの多い言葉です。具体的には、以下のようなシーンで使われます。

  • 謙遜を表す時
  • 感謝の気持ちを伝える時
  • 依頼すると時
  • 断る時

ビジネスシーンでのそれぞれの使い方を確認しましょう。

■謙遜を表す時

上司や取引先などから褒められた時に、謙遜を表すために「恐縮です」という一言を付け加えることがあります。褒め言葉に対して単に「ありがとうございます」と返すと、やや横柄な印象を与える可能性がありますが、「恐れ多いです」や「とんでもないです」といった謙遜を伝えることが可能です。

たとえば、商談中に取引先から提案内容を褒められた時は、「お褒めにあずかり恐縮です」と答えると、謙虚に相手の褒め言葉を受け入れつつ、感謝の気持ちを伝えられます。

■感謝の気持ちを伝える時

ビジネスシーンで感謝の気持ちを伝える時にも、「恐縮です」を使います。申し訳ないという意味でも用いられる言葉ですが、ここでは「ありがとうございます」という意味で使います。

たとえば、「心温まるお心遣いに恐縮でございます」「本日はこのような席を設けていただき、大変恐縮です」といった使い方をしましょう。

■依頼する時

「恐縮です」は、ビジネスの場で相手に何かを依頼する時にも使う言葉です。相手に頼み事をする際に、用件だけを伝えると不躾な印象を与えてしまいます。そのため、手を煩わせてしまい申し訳ないという気持ちを伝えることが大切です。

「お忙しいところ恐縮ですが、ご返信いただきますようお願いいたします」などと使います。また、たとえば「メールでのご連絡となり恐縮ですが、ご了承くださいませ」と伝えれば、相手の承諾を促す時にも使用できます。

■断る時

ビジネスシーンで目上の人や取引先などからの依頼や誘い、提案などを断る際、ストレートに断りを入れると、相手の心証を損ないかねません。「恐縮ですが」あるいは「恐縮ではございますが」と前置きをすることで、その後も相手との円滑な関係を保てるでしょう。

取引先からの提案を断る際は、「せっかくご提案をいただいたにもかかわらず、恐縮ではございますが、今回は見送らせていただきます」などと伝えます。

「恐縮です」の言い換え表現

「恐縮です」という言葉には以下のように、いくつかの言い換え表現が存在します。

  • 「恐れ入ります」
  • 「痛み入ります」
  • 「僭越ながら」
  • 「あいにくですが」
  • 「失礼ですが」
  • 「申し訳ございません」

それぞれの意味と使い方を確認しましょう。

■「恐れ入ります」

「恐れ入ります」は、相手の親切心に対して、感謝の気持ちや申し訳ないという気持ちを意味します。相手に何かをお願いする際に、「恐れ入りますが」と使う場面は数多くあるでしょう。

「ご多忙の折恐れ入りますが、明日14時に会場にお越しください」などと使います。

■「痛み入ります」

「痛み入ります」は、相手に対して申し訳なく思ったり、恐れ多く感じたりした時に使う表現です。自分にとっては、もったいないほどにありがたいというニュアンスがあるため、感謝を伝えるための「恐縮です」に置き換えられます。

「ご多忙の折、お越しいただき誠に痛み入ります」といった使い方をします。

■「僭越ながら」

結婚式やレセプションなどで、「僭越ながら司会進行を務めさせていただきます、〇〇と申します」といったフレーズを聞いたことがある方もいるでしょう。謙遜の意を込めながら、「差し出がましくも」というニュアンスを表現します。

■「あいにくですが」

「あいにくですが」は、都合が悪く相手の要望に応えられない時に使えます。「恐縮ですが」よりも、かしこまらずに使える言葉だといえるでしょう。「あいにくですが、その日は先約が入っておりまして」などと使います。

■「失礼ですが」

「失礼ですが」は、「恐縮ですが」よりフランクに、「申し訳ございませんが」というニュアンスを伝えられる言葉です。「失礼ですが、お名前を伺ってもよろしいでしょうか?」といったように、要件を切り出す前に添えて使用するのが一般的です。

■「申し訳ございません」

「申し訳ございません」も、「恐縮です」の言い換え表現として使用できます。相手に何かを依頼する際に、「申し訳ございませんが、お伝えいただけますでしょうか」などと使います。

「恐縮です」を使う時の注意点

「恐縮です」は、状況にもよりますが、会話で使うとやや堅苦しい印象を与えかねません。どちらかというと会話よりも書き言葉に適した言葉といえるため、会話の中で「恐縮です」があてはまるような場合は、「恐れ入ります」に言い換えるとよいでしょう。

また、丁寧な気持ちを表現しようと、「恐縮です」を繰り返し使うと、かえってわざとらしく聞こえる可能性があります。今回ご紹介した、言い換え表現などをうまく組み合わせて使うことをおすすめします。

そのほか、「存じます」を組み合わせた「恐縮に存じます」は二重表現にあたるため、誤って使わないようにしましょう。恐縮には「ありがたく思う」あるいは「申し訳なく思う」という意味があります。そして、「存じます」は「思う」の謙譲語である「存ずる」を丁寧に表現した言葉です。

したがって、「ありがたく思います」もしくは「申し訳なく思います」と「思います」が重なってしまうため、二重表現に該当します。

「恐縮です」は正しい場面で使おう

「恐縮です」は、目上の人に対して申し訳なさやありがたさ、気恥ずかしさなどを感じ、身のすくむような気持ちを表す言葉です。

依頼や謙遜する時などに使える便利な言葉ですが、わざとらしい印象を与えてしまうため、何度も繰り返し使用するのはおすすめできません。また、二重表現にあたるため、「恐縮に存じます」と使うことも避けてください。「恐縮です」の意味を知り、正しい場面で適切に使いましょう。

構成/橘 真咲

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