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【図解】ExcelのIF関数で「文字が入っていたら〜」という処理を行なう方法

2024.02.13

ExcelのIF関数の使い方が良くわからない、という方も多いのではないだろうか。IF関数は他の主要関数よりも少々処理が複雑である。だが、一度使い方を覚えてしまえば、Excelでできることの幅が広がる。

本記事ではExcelのIF関数で「文字が入っていたら〜」という処理を行う方法を解説する。また、その他のIF関数の使い方やIF関数で複数条件を指定する方法についてもまとめた。

IF関数とは?

IF関数とは、条件に従って処理内容を変更できる関数である。IF関数を使うことで、「〇〇の場合なら〇〇」という処理を実現できる。たとえば、Excelで表を作成する際に、「A列に文字が入力されている場合のみ、B列に『入力済』と表示する」といったことが可能だ。

IF関数はExcelだけでなく、プログラミング言語などでも使われている。

IF関数で「文字が入っていたら〜」という処理を行う方法

IF関数で「文字が入っていたら〜」という処理を行う方法について解説する。「文字が入っていたら〜」という処理を行う場合、IF関数だけでなくISTEXT関数が必要となる。

ISTEXT関数は、文字列かどうかを調べることができる関数である。文字列が入っているならTRUE、入ってないならFALSEを返せる。IF関数とISTEXT関数を組み合わせれば、特定セルに文字列が入っているかを調べ、更に調べた結果に応じて処理を行うことが可能だ。

以下の画像では「=IF(ISTEXT(A2),”OK!”,”NG”)」と入力している。A2に文字列が入っていたら「OK」、入っていなかったら「NG」と表示するようになっている。

A2には現在文字列が入っているので、関数を実行すると「OK!」と表示される。

他の行にも関数を適用すると、次のような結果になるはずだ。A5にも何も入力されていないので、「NG」と表示される。

これがIF関数の基本的な使い方である。

その他IF関数の使い方

続いて、その他のIF関数の使い方について解説する。次の3つのやり方についてみていこう。

  1. 特定文字が入っている場合に処理を行う
  2. 数値の場合に処理を行う
  3. 数値が以下・以上の場合に処理を行う

これらのやり方を覚えることでIF関数に関する理解を深めることが可能だ。1つ1つのやり方について詳しく解説していく。

1.特定文字が入っている場合に処理を行う

まず、特定文字が入っている場合のみ処理を行うプログラムを、IF関数によって作成する。

この場合IF関数だけでなく、COUNTIF関数も使う。COUNTIFは第二引数の文字列が入っている個数を返す関数である。

たとえば、次のように「=IF(COUNTIF(A2,”Apple”),”OK!”,”NG”)」と入力する。A2の文字列が「Apple」だった場合、COUNTIF関数は「1」を返す。

A2には「Apple」が記入されていたので、COUNTIF関数は「1」を返し、更にIF関数によって「OK!」が表示される。

他の行にも関数を適用すると以下のようになる。他の行には「Apple」が記入されていないので、COUNTIF関数は「0」を返し、更にIF関数によって「NG」が出力される。

2.数値の場合に処理を行う

次に、値が数値の場合に処理を行う方法について解説する。

数値かどうかを判定する場合は、 ISNUMBER関数を使う。ISNUMBER関数は値が数値の場合に「TURE」を返し、数値でない場合に「FALSE」を返す関数だ。

たとえば「=IF(ISNUMBER(A2),”OK!”,”NG”)」と入力してみる。A2に入った値が数値だった場合、ISNUMBERは「TRUE」を返す。

A2には「3」が入っているので、ISNUMBERは「TRUE」を返し、更にIF関数によって「OK!」が表示される。

他の行にも関数を適用してみると、次のようになる。外の行はすべて文字列なのでISNUMBERは「FALSE」を返し、更にIF関数によって「NG」が表示される。

3.数値が以下・以上の場合に処理を行う

続いて、数値が特定の値以下、もしくは特定の値以上の場合に処理を行う方法について解説する。

IF関数で以下・以上の場合に処理を行うようにしたい場合は、不等号を使う。

たとえば、「=IF(A2>=80,”OK!”,”NG”)」と記入する。この場合、A2が80以上の場合は「OK!」、それ以外の場合は「NG」と表示される。

A2は「89」なので実行すると「OK!」が表示される。他の行にも関数を適用させると、次のようになる。

IF関数で複数条件を指定する方法

先ほどはIF関数で1つの条件しか指定しなかったが、複数条件を指定することも可能だ。複数条件を指定する場合、IF関数だけでなく次の2つの関数も利用することになる。

  1. AND関数
  2. OR関数

各関数を使って複数の条件を指定する方法をそれぞれみていこう。

1.AND関数

AND関数は、2つ以上の条件がいずれもマッチしている場合に「TURE」、そうでないなら「FALSE」を返す関数だ。AND関数は基本的にIF関数と組み合わせて使う

AND関数とIF関数を組み合わせる例を紹介する。

たとえば「=IF(AND(A2>=80,B2<=50),”OK!”,”NG”)」と記入する。AND関数は、A2の値が80以上【かつ】B2の値が50以下の場合のみ「TURE」を返す。

今回はA2が「89」、B2が「60」であり、「A2>=80」は満たしているが、「B2<=50」は満たしていないので、AND関数は「FALSE」を返し、IF関数によって「NG」が表示される。

他の行にも関数を適用すると次のようになる。4行目に関しては「A4>=80」と「B4<=50」を両方満たしているので、「OK!」と表示されている。

2.OR関数

OR関数は、2つ以上の条件のうちいずれかがマッチしている場合に「TURE」、そうでないなら「FALSE」を返す関数だ。OR関数もIF関数と組み合わせて使われる。

たとえば、以下では「=IF(OR(A2>=80,B2<=50),”OK!”,”NG”)」と記入している。OR関数は、A2の値が80以上【または】B2の値が50以下の場合のみ「TURE」を返す。

今回はA2が「89」、B2が「60」であり、「A2>=80」は満たしているが、「B2<=50」は満たしていないという状況。OR関数はどちらか一方でも満たせば良いので「TRUE」を返している。

他の行にも関数を適用すると次のようになる。

まとめ

本記事ではIF関数を使って「文字が入っていたら〜」という処理を行う方法について解説した。最後に、「文字が入っていたら〜」という処理を行う手順についておさらいする。

  1. A列に文字列を入力する
  2. 「IF(ISTEXT(A2),”OK!”,”NG”)」を実行する
  3. 他の行にも関数を反映させる

また、その他のIF関数の使い方は次のとおり。

  1. 特定文字が入っている場合に処理を行う:IF(COUNTIF(A2,”Apple”),”OK!”,”NG”)
  2. 数値の場合に処理を行う:IF(ISNUMBER(A2),”OK!”,”NG”)
  3. 数値が以下・以上の場合に処理を行う:IF(A2>=80,”OK!”,”NG”)

IF関数は処理内容は少々複雑ではあるが、使いこなせればExcelでできることが広がる。Excelをマスターするうえで避けて通れない関数なので、使い方を覚えておこう。

構成/編集部

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