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ビジネスシーンにおける「取り急ぎご報告まで」の正しい使い方

2024.02.20
『取り急ぎご報告まで』は、相手に用件のみを急いで報告したい時に使うフレーズです。シンプルで使い勝手がよい言い回しですが、使う相手や場面を間違えると、礼儀をわきまえていないという印象を与えてしまいます。正しい使い方と注意点を例文付きで解説します。

「取り急ぎご報告まで」はいつ使う?

ビジネスメールを送る時は、相手が社内の人であっても、最低限のマナーを守る必要があります。『取り急ぎご報告まで』は、使用できるシーンが限られており、定型句のように多用するのは控えなければなりません。

■スピードを優先したい時に使用

取り急ぎご報告までは、メールや手紙を締めくくる結びのフレーズです。「時間がないので、取りあえず急いで用件のみ報告します」という意味があり、全ては報告できないものの、一部だけでも先に伝えておきたい場合に使われます。

緊急性が高い情報は、メールではなく電話によって伝えるのが一般的です。一刻を争うというよりも、「あいさつや細かい説明を省いて、用件のみをスピーディに伝えたい」という意図が込められていると考えましょう。

仕事はスピードが命といわれますが、それほど急いでいない報告に「取り急ぎご報告まで」と添えるのは好ましくありません。単なる定型句として使っていると、メールを受け取った相手は違和感を覚えます。

■活用シーン

『取り急ぎ』には、『取りあえず』と『急いで』の二つの意味が含まれます。報告すべき事柄が発生してから、数日が経過しているといった場合は、取り急ぎという言葉は使えません。ビジネスでは、以下のようなシーンで使われます。

  • トラブルが発生している時
  • 急な変更があった時
  • プロジェクトの進捗報告をする時
  • 会議や商談の結果を伝えたい時

【例文】

  • 〇月〇日に予定されていたミーティングが延期になりました。取り急ぎご報告まで
  • A社との商談がうまくまとまりそうです。取り急ぎご報告まで

「取り急ぎご報告まで」を使ううえでの留意点

腕時計を確認する男性

(出典) pixta.jp

あいさつや説明を省ける点において、取り急ぎご報告までは便利な表現です。ただし使い方を間違えると、相手に対する礼を欠いたり、フォロー不足と思われたりする恐れがあります。

■目上の人や顧客には不適切

取り急ぎご報告までは、敬語ではありません。文末が『まで』で終わっているため、目上の人・取引先・顧客に対してはふさわしくない表現といえます。使える相手は、同僚や部下など、ごく親しい間柄に限られるでしょう。

信頼関係がしっかりと構築されていれば、直属の上司や先輩に対しても使えますが、丁寧さに欠ける失礼な表現である点を忘れてはいけません。できれば使用は控えた方がよいでしょう。

■長い文章は避ける

取り急ぎは、丁寧さよりもスピードを優先する際に使う言葉です。「あいさつや細かい説明は省きます」「ほかにもお伝えしたいことがありますが、先に要点だけを伝えます」という意味合いがあるため、メールの内容は簡潔にまとめる必要があります。

取り急ぎとあるにもかかわらず、報告の内容が長文で詳細すぎると、相手は矛盾を感じざるを得ません。例えば、会議の日程変更について伝えたい際は、日程変更に関する情報だけを記載し、その他の連絡事項は入れないようにしましょう。

補足で伝えたい項目がある場合は、「〇〇については追ってご連絡いたします」と付け加えます。

■後で詳しい内容を改めて報告する

前述の通り、取り急ぎご報告までには、報告すべき情報の一部を先に伝える意味合いがあります。詳しい内容を改めて報告することが前提であるため、そのままやりとりを終わらせないようにしましょう。

例えば、「A社との商談がうまくまとまりました。取り急ぎご報告まで」とメールを送る場合、本文に商談の詳細な内容まで記載する必要はありません。ただし、後で詳しい内容を改めて報告しないと、メールを受け取った人はフォロー不足と感じてしまいます。

■「取り急ぎご報告まで」への返信は簡単に

相手からのメールに取り急ぎの報告であることが記載されていた場合、どう返信するのが適切なのでしょうか?早急に伝えるべきことがなければ、基本的に返信は不要です。通常であれば、相手から改めて連絡が来るため、待ちの姿勢で構わないでしょう。

ただし、返信がないとメールが届いたかどうか不安に思う人もいるため、「ご報告ありがとうございます」や「承知しました」と返信するのが望ましいといえます。

『承知』とは、相手の要求や依頼を聞き入れることです。より丁寧に表現したい場合は、謙譲語の『いたす』を使い、「承知いたしました」と伝えましょう。

「取り急ぎご報告まで」を丁寧に伝えるには?

メールを打つ

(出典) pixta.jp

取り急ぎご報告までは、目上の人に対して用いるのにはふさわしくない表現です。上司や先輩に急ぎの連絡をしたい場合、どのように伝えるのが適切なのでしょうか?粗雑な印象を与えないためのポイントを解説します。

■「取り急ぎ」を使わない

「取り急ぎご連絡まで」や「取り急ぎお礼まで」など、取り急ぎを使うフレーズは数多くあります。ビジネスではスピードが重視されますが、取り急ぎばかりを使っていると、準備をきちんとしないまま報告をしてくる印象が強くなります。

目上の人に対してはむやみに取り急ぎを使わずに、『一旦(いったん)』や『まずは』などに言い換えましょう。「用件のみで恐縮ですが」「対応が十分ではありませんが」といったクッション言葉を添えることで、丁寧さが増します。

なお、『取りあえず』や『一応』は、その場しのぎに聞こえる表現であるため、使わない方が賢明です。

■適切な敬語を使う

目上の人には、敬語を使うのがマナーです。どんなに急いでいても、文末を省略しないよう注意しましょう。一般的には、以下のように伝えるのが望ましいといえます。

  • ご報告いたします
  • ご報告申し上げます
  • ご報告させていただきます

『いたします』『申し上げます』『させていただきます』は謙譲表現です。フォーマルなシーンでは、申し上げますを使うケースが多いでしょう。

「ご連絡差し上げます」という言い方も間違いではありませんが、連絡をしてあげるという上から目線のイメージがあるため、使う相手を見極める必要があります。

構成/編集部

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