ビジネスマナーとして覚えておきたい返信用封筒の書き方と返し方

書類の送付に際して封筒に同封し、相手に書類の返送に利用してもらうための返信用封筒。書類の必要事項を書いて返送してもらう際などに利用する。本記事では返信用封筒の書き方、返し方を解説する。また、自分宛の返信用封筒を用意する際の手順についても参考にしてほしい。

返信用封筒とは

返信用封筒とは、書類を送付した相手に再度書類を返送してもらいたい場合に、返送に際して利用してもらうための封筒だ。代表的な使い方としては、送付した相手に契約書類の記入や押印を行ってもらい、その書類の返送を依頼する場合などが挙げられる。

返信用封筒を利用するメリットとしては、相手が返送する際の手間の削減、異なる宛先に書類を送付するリスクの低減などが挙げられる。また、返送してほしい書類があるという意思表示としても有用だろう。

返信用封筒を使って返送する際の書き方

次に、返信用封筒を使って返送をする際の封筒の書き方を解説する。もともと表面が記載されている点が通常の封筒と異なるため、注意して返送してほしい。

表面

返信用封筒の表面には、書類を送付した側の宛名が記載されているため、基本的に記載すべき事項はない。ただし、「行・宛・係」などを適切な表現に書き直すことを忘れないようにしよう。

消し方については、封筒が縦書きの場合は縦線を2本、横書きの場合は横線2本で該当する文字を消し、返信先が個人の場合は「様」、組織の場合には「御中」に書き換える。書き換える際には、縦書きの場合は消した文字の左側に、横書きの場合は消した文字の右側に書くのが基本だ。

また、「○○株式会社 ○○係」といった表記がされている場合は「係」を消す必要はない。「係」は残したまま、「○○係 御中」のように「御中」を追記しよう。

裏面

裏面には、通常の封筒と同様に自身の氏名や住所を記載する。ただし、表面に氏名・住所の記入欄が用意されている場合は所定の記入欄に書き込むようにしよう。氏名・住所を書く位置の目安は、縦書き封筒の場合は半分より左側、横書き封筒の場合は中央下部に記載しよう。

返信用封筒を使って返送する際の注意点

次に、返信用封筒を使って返送する際に注意すべきポイントを紹介する。先述の封筒の書き方と併せてチェックしておこう。

会社名は省略せず記入する

返信用封筒に会社名を記載する場合は、省略することなく、正式名称で記載しよう。「○○株式会社」を○○（株）のように表すこともあるが、封筒に記入する際には使用しないほうがよい。返信用封筒では相手の会社名が書かれていることが多いが、自社名を記載するときも同様に省略は避けよう。

漢数字の表記に注意

住所を記載する場合は算用数字と漢数字どちらを使用しても問題ないが、縦書きでは漢数字、横書きでは算用数字が採用されることが多い。郵便番号を記載する際には算用数字の使用が一般的だ。

漢数字で表記する際に使用するのは零(〇)から九までで、「十」「百」は使用せずに「六七」「一三六」のように表す。

相手が使う返信用封筒の作り方

最後に、書類を送付した相手に使ってもらう返信用封筒の作り方を見ていこう。

適切な封筒を用意する

まずは、色やサイズなど、返信用封筒に利用する適切な封筒を用意しよう。書類を折らずに返送してほしい場合には、角2封筒であればA4が、角3封筒であればB5サイズがきれいに収まる。三つ折りなどで折りたたんでも問題ない場合には、長3封筒であればA4サイズが、長4封筒であればB5サイズを利用するのがよいだろう。色については白か茶を選択するのが一般的だ。日常使いの多い茶よりも、白のほうがよりフォーマルでビジネス的な印象になる。

住所・宛名を記入する

返信用封筒を用意する際には、自分が所属する組織の住所・宛名をあらかじめ記載しよう。

裏面には相手の氏名・住所を記入してもらうスペースが必要になるため、表面に記入するのが一般的だ。この際、宛名や会社名の後ろには「様」や「宛」ではなく、「行」を記載しよう。

切手を貼り付ける

返信用封筒には、返送に際して必要になる額の切手をあらかじめ貼り付けておこう。つまり、返信用封筒を用意する場合には、こちらからの発送にかかる送料と返送にかかる送料の両方を負担することになる。

発送に必要になる送料は、送付するもののサイズや重量に左右されるため、事前に確認しておこう。

縦長の長形封筒（和封筒）は定形郵便物として扱われ、25g以内であれば84円、50g以内であれば94円の送料がかかる。A4やB5サイズが折らずに収まる角形封筒の送料は定形外郵便物として扱われ、50g以内であれば120円、100g以内であれば140円。その他のサイズについても日本郵便のウェブページで確認し、量や重さに不安がある場合にはあわせて確認しておこう。

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文／編集部