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リーダーが知っておくべき生産性を最大化する5つの方法

2023.12.12

今回は、組織の生産性向上に焦点を当て、リーダーシップや効果的なマネジメントの手法の中でも5つの項目に絞って解説します。

目標の設定と優先順位付け

生産性を高める上でかかせないのが目標の設定と優先順位づけです。これは人のすべての行動の生産性に関わる要素となります。我々は常に何かしらの活動を行っていますが、その活動には必ず目標があり、その優先順位に従って行動している“はず”です。何の目標もなく家のリビングで腕立て伏せをしてみたり、誰とも会う約束もないのにオシャレをして急いでタクシーを捕まえて出かけたりする人はまずいないでしょう。すべての行動にはゴールがあり、またそのゴールの重要度に応じて優先順位が決定されます。

仕事も同じです。生産性に寄与しない無駄な行動をできるだけ起こさないように、その仕事の目標と仕事ごとの優先順位をつけるようにしましょう。

チームビルディング

チームで目標を達成するとなると自分1人ではなくチームの管理つまりチームビルディングが必要になってきます。チームビルディングにおいて生産性を高めようとするとき、最も重要なことはチームが一丸となって同じ方向を向くことです。どのような団体スポーツにおいてもチーム一丸となっていないチームが優勝するのを私は見たことがありません。チーム一丸とするにはどのようなことに注意しなければならないのでしょうか。

チームビルディングだけをテーマにした書籍があるくらいなのでここではテーマを一つに絞ってお伝えしたいと思います。チームビルディングにおいて重要な要素の一つは仲間意識です。仲間意識とは自分を含めた全員が同じチームに属しているという感覚です。感覚というとイメージがズレそうなので補足すると「一匹狼がいない」ということです。一匹の狼を許してしまうと必ず追随者が現れるので仲間意識を醸成するのに苦労してしまいます。仲間意識を醸成するには皆で同じことをすることです。「同じユニフォームを着る」「同じ時間に会議をする」でもよいです。~をすればOKというような魔法はありませんが、そのように同じことをすることによってチームの仲間意識がどれくらい作られるかによって「皆でどんなことをしていこうか」とリーダーが考えてください。それがリーダーの仕事です。

コミュニケーション

仲間意識が醸成できたとしても、無駄なコミュニケーションが多くてはただの仲良しクラブになり仕事の生産性は高まりません。そもそもコミュニケーションの目的を考えましょう。「これは何のためのコミュニケーションなのか」「そもそもコミュニケーションが必要なのか」という具合です。まずはチームの中でのコミュニケーションの位置づけをしたうえでコミュニケーションをとった方が生産性が高まります。また、コミュニケーションの位置づけを行ったうえで、さらに生産性を高めようとするのであれば、コミュニケーションにルールを設けてください。例えば「曖昧な言葉を使わない」「自分オリジナルの言葉を使わない」などです。他のメンバーがよく意味がわからない言葉が出てくることによって会話の内容そのものが通じなかったり、他のメンバーが別の意味で解釈してしまったりすることによってロスタイムが生じるためです。このコミュニケーションのロスタイムをロスタイムと思わず「コミュニケーション量を増やすことによって理解が深まる」と考えてしまうことによって、生産性が高まらなくなってしまうことになりかねませんので注意してください。

定期的な評価

最後は定期的な評価です。ほぼすべての組織は常に生産性を高めようとしていると思いますが、組織の生産性はチームや個人の生産性の集合であることから、チームや個人に対しても必ず評価を下さなければなりません。また、「おそらく~をすれば生産性が高まるだろう」という仮説に対して評価という作業をいれないと改善もできません。この評価がないと「なんとなく良くなっているはずだ」となって生産性が高まっているのか下がっているのかも判断ができなくなってしまいます。

また、評価は後出しにならないように注意しましょう。人は後出しされると感情的になってしまう生き物です。自分ではミッションをやり遂げたと思ったのに、後から「(伝えるのを忘れたけど)~もないとダメだからね」と言われると一気にやる気がなくなってしまいます。必ず、どのような結果が出たらどのような評価になるのかは予め認識を合わせておかなければなりません。

文/渡邉健太

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