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意外と知らない「アウトソーシング」の種類とメリット、デメリット

2023.12.22

人材の有効活用を検討している企業では、『アウトソーシング』と呼ばれる経営手法がよく利用されます。アウトソーシングという言葉の意味や種類、似た用語である人材派遣との違いを確認しましょう。アウトソーシングのメリットとデメリットも紹介します。

「アウトソーシング」とは?

『アウトソーシング』はビジネス用語です。社外への業務の委託を検討している際に、聞く機会が多いでしょう。基本的な概念と求められている背景、似た用語である『人材派遣』との違いについて解説します。

■業務の一部を社外に委託すること

アウトソーシングは、英語の『outsource』に由来するビジネス用語です。『社内業務の外部委託』を指します。

海外でのアウトソーシングの事例を見ると、アメリカの『コカ・コーラ』は古くから他国へのアウトソーシングを取り入れていたことで知られます。1962年創業の『エレクトロニックデータシステムズ』は、ITアウトソーシングのパイオニアと呼ばれるアメリカの企業です。

欧米の企業は、人件費や製造コストを抑えやすく業務が効率化される外部委託の仕組みを早くから取り入れていたことが分かるでしょう。

一方、日本でアウトソーシングという言葉が使われるようになったのは、1980年代後半になってからです。 1989年、アメリカの大手写真用品メーカー『イーストマン・コダック』がIBMへ外部委託を依頼した事例が話題となり、1990年代には日本でも、さまざまな企業でアウトソーシングが推進されるようになりました。

■「アウトソーシング」が求められる背景

アウトソーシングを活用すると、人材不足への対策や多くの業務への対応が可能になります。外部への委託により、社内の人材だけでは対応できない仕事も請け負えるようになるでしょう。

特に日本では少子高齢化が進み、労働人口の減少が深刻な課題です。アウトソーシングによって、業務効率化や労働資源の有効活用が可能になります。

複数の事業を展開し経営を多角化している企業にとっても、コア業務以外の部分を外部委託できるアウトソーシングは、経営のサポート役という意味でも注目の対象です。

■人材派遣との違い

アウトソーシングに似た仕組みとして、『人材派遣』が挙げられます。人材派遣は、人材派遣会社を通して人材を確保するシステムです。

社外の人材を活用する点は、どちらもさほど変わりません。主な違いは、『業務の指示を出す管理者の所在』と『契約方法』です。

アウトソーシングは、別の企業や個人に業務を委託します。納期や依頼内容は依頼する側が決定できますが、実際の業務を指揮するのは委託を受けた側です。

人材派遣では、自社の職員が派遣スタッフに指示できます。契約方法はアウトソーシングが『準委任契約』や『請負契約』、人材派遣が『労働者派遣契約』です。

「アウトソーシング」の種類

ビジネスミーティング

(出典) pixta.jp

アウトソーシングにはいくつか種類があります。『アウトソーシング』という言葉には全ての種類が含まれますが、サービスの名称や戦略として耳にする機会も多いでしょう。よく使われる用語について解説します。

■BPO(ビジネス・プロセス・アウトソーシング)

BPOは、バックオフィス業務だけでなく、フロントオフィス業務にも幅広く活用されている仕組みです。バックオフィス業務は事務業務、フロントオフィス業務はカスタマーサービス・テレマーケティングの領域が中心となっています。

一般のアウトソーシングは業務のみを外部委託するのに対し、BPOは委託する業務の企画設計を含め、一括して外部の専門業者に任せるのが特徴です。

事務業務であれば、書類管理・請求業務・支払業務・決算関連業務など、一連の業務を全て外部に任せます。 コンタクトセンター業務であれば、問い合わせ対応・管理・スタッフの教育・業務マニュアルの作成まで、幅広い業務を任せるのが基本です。

事務的な作業を専門業者に外部委託すれば、社内の人材は営業・販売・企画といったコア業務に集中できます。業務効率化や人材不足への対応を考えている企業に最適なアウトソーシング方法です。

■KPO(ナレッジ・プロセス・アウトソーシング)

KPOは、日本では『知的業務委託』とも呼ばれます。高度な専門知識や資格を持つ人材に、業務を委託する仕組みです。欧米を中心に注目を集めており、非定型かつ付加価値が高い業務に外部の専門家を活用できるのが大きなメリットといえます。

一般のアウトソーシングとは異なり、KPOを扱う業者は、データ加工・分析を中心とする高度な専門業務を扱うケースが多いのが特徴です。日本では、特許調査や知的財産管理を中心とする業者も出てきています。

ITO(インフォメーション・テクノロジー・アウトソーシング)

ITOは、IT関連の業務を外部委託する仕組みです。日本では『ITアウトソーシング』と呼ぶケースが多いでしょう。情報システムやソフトウェアの専門知識を持つ人材が少ない企業では、ITOを活用するのが向いています。

自社のシステム構築・運用・保守・サポートなど、外部に委託できる作業は多様です。IT関連の業務全般を、専門的な知識を持つ企業に任せられます。

セキュリティ対策やソフトウェアのインストールなど、IT知識がないスタッフには難しい作業も、外部委託すればスムーズに進むでしょう。

「アウトソーシング」のメリット・デメリット

考え事をする男性

(出典) pixta.jp

アウトソーシングは自社の業務を効率的に進められる手法ですが、メリット・デメリットがあります。メリットとデメリットを理解し、どの業務を外部委託するのかを検討しなければなりません。主なメリット・デメリットを確認しましょう。

■育成に要するコストや時間の削減

自社で業務を進める場合、それを担当する人材の育成が必要です。対応する業務に応じて、専門的なスキル・資格も求められるでしょう。

アウトソーシングを利用すると、育成にかかるコストと時間が削減できます。育成だけでなく、専門スキルを持つ人材を雇用し続ける人件費の削減にもつながるでしょう。

他社の業務を請け負う企業には専門業務に慣れたスタッフが在籍しており、効率よく作業できるのもメリットです。業務のスピード向上や効率化に役立つでしょう。

■情報漏えいのリスクがある

アウトソーシングでは、業務に必要な情報を委託先と共有します。中には顧客情報や機密情報など、重要なものも含まれるはずです。

情報の管理は委託先に任せることになるため、情報漏えいのリスクは高まります。委託先のプライバシーポリシーや、個人情報管理の状況を把握した上で、信頼できるかという点を見極めなければなりません。

情報の管理以外にも、委託業務に関するノウハウ・知識・経験が自社に残らないといったデメリットもあります。

「アウトソーシング」の業務例

ビジネスオフィス

(出典) pixta.jp

アウトソーシングが推進されている領域は、ノンコア業務が多くなっています。主な領域と業務例を見ていきましょう。

■人事・経理・総務

人事・経理・総務は、バックオフィス業務の中でも事務処理が多い分野です。書類管理・請求処理・支払処理・社内問い合わせ対応など、幅広い業務内容に対応します。

事務処理全般の業務を外部委託すると、書類の管理や請求業務などによりコア業務を圧迫する心配はありません。自社の人材だけでは事務処理に割く時間を確保できない場合は、アウトソーシングを積極的に活用しましょう。

一部の業務のみのアウトソーシングも可能な専門業者が多く、対応しきれない業務や簡単な雑務だけを外部に委託することも可能です。

■ヘルプデスク

問い合わせ窓口としてコールセンターやヘルプデスクを設置すると、人材の確保や運営のコストが必要です。

問い合わせ業務に対応できる外部委託業者は多く、人件費や設備投資のコストを削減できます。 問い合わせ対応に特化した専門業者に依頼すれば、業務の効率化や質の向上も図れます。

外部委託先のサービス内容によっては、深夜対応・24時間対応など特殊な時間帯でも、柔軟に対応できるでしょう。

■IT関連

IT関連では、システム開発や保守・運用といった専門分野が、アウトソーシングの対象となる場面が多いでしょう。自社では難しいシステム開発や、開発後の保守・運用のサポートまで幅広く依頼できます。

ITのような専門知識を生かす業務は、アウトソーシングに適した領域です。開発時には多くの人材が必要となりますが、開発後の保守や運用に同じだけの人材が必要とは限りません。

外部委託であれば、開発時には多くの人材を活用し、保守やサポートのみであれば小さいコストで効率よく運用を行うことも可能です。

構成/編集部

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