DIME MAGAZINE
プロジェクトや仕事の進捗管理では、ガントチャート呼ばれる表が活用される場合がある。 しかし、ガントチャートという言葉は知っていても、具体的にどのように使うものなのかを知らない方も少なくないだろう。
そこで本記事では、ガントチャートの使い方や活用シーン、活用のメリット、注意点などを解説する。 仕事だけでなく、家事のタスクや勉強のスケジュール管理にも使えるので、使い方を覚えて応用してほしい。
ガントチャートとは？
まずは、ガントチャートの特徴と活用シーン、混同しやすいWBSとの違いについて確認していこう。
プロジェクトの進行管理で使われるチャート
ガントチャートとは、プロジェクトの進捗がひと目でわかる工程管理図のこと。
格子状の表の縦軸には必要な作業工程を、横軸には日付を記入する。あらかじめ見積もった作業の所要時間と実際のスケジュールは、縦軸と横軸が交差するマス目を塗りつぶして示す。こうすることで一目で進捗状況が確認できるのが、ガントチャートの特徴だ。
ガントチャートの活用シーン
ガントチャートは、関係者が多い仕事や、長期間に及ぶプロジェクトの日程管理に向いていることから、IT業界や製造業、建築業界の生産管理などさまざまな業界で活用されている。
【ガントチャートの活用事例】
・WEB制作、ソフトウェア開発の進捗管理
・交通網の建設作業の進捗管理
・マンションや新築などの建設におけるスケジュール管理
WBSとの違い
ガントチャートと混同されやすい言葉に、「WBS」がある。 WBSとは、英語の”Work Breakdown Structure”の略称で、プロジェクト完了までに発生することが見込まれる作業を階層的に細かく分解した図のこと。 ガントチャートを作成する際には必要なタスクをまず洗い出しする必要があるが、その際に作成されるのがWBSだ。
ガントチャートを活用するメリット
ここからは、ガントチャートを活用することで得られるメリットを紹介する。
作業の進捗状況を可視化できる
ガントチャートを活用することで得られる最大のメリットは、全体の進捗状況が誰でも一目でわかること。たとえ担当外の工程であっても、チャートを見るだけで作業に遅れが生じていないかがすぐに把握できる。 このようにタイムリーに進捗状況を把握することで、進行が遅れてしまった場合でも、立て直すために必要な対応が判断しやすくなる。
タスクの〆切を明確化できる
ガントチャート上で各タスクの〆切を明らかにしておくことで、各担当者が締切から逆算しながら作業ペースや同時進行で行うタスクの優先順位を検討しやすくなる。
ガントチャート活用時の注意点
最後に、ガントチャートを使う際の注意点を紹介する。ガントチャートの良さを最大限に活かすためにも留意すべき点を確認しておこう。
必要な作業をすべて洗い出してから表を作成する
ガントチャートを作成する前に、あらかじめ必要な作業をすべて棚卸ししておくと、おおよその所要時間やコストを正しく見積もることができる。そのため、必要なタスクは、作業にかかる時間が見積もりやすい単位に分割する必要がある。また、開始日・作業日数・作業目標もこのタイミングで明確にしておくと良いだろう。
タスクを細分化しすぎないように注意
上記の作業抽出段階であまりタスクを細分化しすぎると、チャートの更新やチェックの手間が増えることがある。そのため、同じ担当者のタスク内で関連性の高い作業は一つにまとめると後々の管理が楽になる。
修正や追加作業の手間が少ないツールを選ぶ
Excelでガントチャートを作成した場合、チーム内での情報共有に時間がかかりやすいうえに入力ミスが発生するリスクも高まる。表の更新・管理をよりスムーズに行いたい場合は、ガントチャート作成機能のあるツールを使うのもおすすめだ。
作業の関係性を明確にする
縦軸に洗い出したタスクを記入する際は、繋がりの深いタスク同士を並べて表示させたり、タスクのジャンルごとに色分けをしたりする工夫をすることで、タスク間の関係が把握しやすくなる。なるべく視覚的にわかりやすい表を作成することを意識しよう。
文／編集部
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