DIME MAGAZINE
Excelでプルダウンを作成・追加する方法が分からないという方も多いだろう。プルダウンは作成方法が若干難しいものの、作業の効率化に大きく貢献してくれる機能なので、覚えておきたいところだ。
本記事ではExcelのプルダウンを作成・追加する方法について解説する。また、応用編としてOFFSET関数を使ってプルダウンを作成する方法もみていこう。
Excelのプルダウンとは？
Excelにはプルダウンという機能が備わっている。プルダウンとは、予め用意したリストからデータを選択して入力できる機能のことだ。
たとえば、社員名リストに「鈴木」「田中」などの社員名を一通り記入しておく。すると、社員名を入力したいときに、入力欄のそばに社員名リストが表示され、そこから選んで入力することができる。つまり、一々社員名を手打ちしなくて良くなるということだ。
プルダウン機能を使うことで、入力の手間を省くことができるうえに、入力ミスもなくすことができる。加えて、ひらがな/漢字などの表記ゆれもなくして統一させることが可能だ。
Excelでプルダウンを作成する方法
Excelでプルダウンを作成する手順は次のとおり。
- プルダウンのメニューリストを作成する
- プルダウンを作成したいセルを選択する
- プルダウンを作成する
- 作成したプルダウンを確認する
1つ1つの手順について詳しく解説していく。
1.プルダウンのメニューリストを作成する
プロダウンのテストを行うための簡単な表を作成しよう。
以下の画像を参考に、学校の生徒リストを作ってほしい。
右の表にはクラス名のリストと性別のリストが掲載されている。左の表には、出席番号順に生徒の名前が表示されており、クラスと性別の欄は空白になっている。今からクラスと性別の欄を、プルダウン機能を使って埋めていく。
2.プルダウンを作成したいセルを選択する
今からプルダウンを作成していくことになる。まず、データを入力したいセルを選択しよう。次のように、B2からB11までのセルをドラッグアンドドロップによって選択する。
3.プルダウンを作成する
次に、上部メニューの「データ」から「入力規則」を選択しよう。
すると、次のような画面が表示される。「許可」という項目を見つけたら、そこを「リスト」に変更する。
次に、「元の値」のところに、カーソルを合わせる。そして先ほど作成したクラス名リストのデータ一覧（F2からF4まで）を、ドラッグアンドドロップで選択する。
ドラッグアンドドロップし、「元の値」の欄が次のように表示されれば問題ない。最後に「OK」を選択して画面を閉じる。これでプルダウンが作成できているはずだ。
4.作成したプルダウンを確認する
最後に、作成したプルダウンを使って実際にデータを入力してみよう。
B2のセルを選択すると、プルダウンが正常に作成されているなら、右横に三角マークが表示される。この三角マークをクリックすると、クラス名のリストが表示されるはずだ。
試しにリストから「Aクラス」をクリックしてみよう。すると、B2の欄に「Aクラス」と記入される。他のセルにも同じようにデータを入力することが可能だ。
また、性別に関しても、同じようにプルダウンを作成してみよう。先ほど同様に、「データ」⇒「入力規則」から、プルダウン追加画面を表示させ、「元の値」の欄に性別リストのデータ一覧（G2からG4まで）を、ドラッグアンドドロップで選択する。
プルダウンにメニューを追加する基本的な方法
続いて、予め作成してあるプルダウンにメニューを追加する方法を解説する。メニューを追加する手順は次の通りだ。
- メニューリストに項目を追加する
- プルダウンを作り直す
1つ1つの手順について詳しく解説していく。
1.メニューリストに項目を追加する
まず、メニューリストの1番後ろにデータを手動で追加する。F5のところに、「Dクラス」と記入しよう。
2.プルダウンを作り直す
その後、プルダウンを作り直す必要がある。「データ」から「入力規則」を選択し、プルダウン作成画面を表示させる。
元の値の欄にカーソルを合わせ、今度はF2からF5までをドラッグアンドドロップで選択しよう。選択したら「OK」をクリックする。
再び、B2のセルを選択し、三角マークを押してみよう。すると、「Dクラス」が追加されていることが分かる。
この方法で既存のプルダウンにデータを追加することができる。
プルダウンのデータを追加する応用的な方法
最後に応用編として、OFFSET関数を使ってプルダウンのデータの追加方法を紹介しよう。
上記で解説した方法でもプルダウンのデータの追加は可能だが、一々手動でプルダウンを作り直すのは、ちょっと面倒に感じられるかもしれない。
OFFSET関数を使えば、手動でプルダウンを作り直さなくても、データをリストに追記するだけで、自動的にプルダウンが作り直されるようになる。
OFFSET関数とは、指定したセル範囲を返すことができる関数だ。構文は「OFFSET(参照,行数,列数,高さ,幅)」である。
プルダウン作成画面の元の値の欄に、「=OFFSET($F$2,0,0,COUNTA(F:F),1))」を指定する。COUNTAは値の入ったセルをカウントする関数だ。COUNTA関数によってクラス名リストの行数を自動的にカウントできるようにしている。
「OK」を選択し、クラス名リストに試しに「Eクラス」を追加してみよう。
すると、プルダウンに「Eクラス」が追加されている。
この方法ならリストにデータを追加さえすれば、手動でプルダウンを作り直さなくても、プルダウンにデータを追加することが可能になる。
まとめ
本記事ではExcelのプルダウンの作成・追加方法について解説した。最後にプルダウンの作成手順をおさらいしておこう。
- プルダウンのメニューリストを作成する
- プルダウンを作成したいセルを選択する
- プルダウンを作成する
- 「データ」⇒「入力規則」を選択
- 「許可」の欄を「リスト」に変更
- 「元の値」の欄にリスト表を入力
- 「OK」を選択
- 作成したプルダウンを確認する
プルダウンを使いこなせるようになると、同じ単語を何度も入力するのが楽になる。また、入力ミスや誤表記もなくすことができるだろう。
構成／編集部
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