DIME MAGAZINE
ビジネスシーンでは、さまざまな英語の略語が使われており、『FYI』もその一つです。知っていると役立つFYIの意味や使い方、使う際に注意したいポイントについて紹介します。
FYIとは？
『FYI』は英語の略語ですが、意味を知らない人もいるのではないでしょうか？まずは、どのような言葉の略で、どんな意味があるのかを見ていきましょう。
FYIの意味
FYIは、『ご参考までに・参考情報として・ちなみに』などの意味を持つ言葉です。メールやチャットツール、SNSなどカジュアルなシーンだけでなく、ビジネスシーンでも使われています。
英語の『for your information』の頭文字を合わせた略語で、略しても同様の意味で使われています。基本的に書き言葉として用いられているため、正式な読み方は定められていませんが、『エフワイアイ』『エフワイイー』『フワイ』と読まれることが多いようです。
また、似た略語に『FYIG』があり、『for your information and guidance』の略で、『情報および指針として、ご参考までに』という意味があります。
ビジネスシーンで「FIY」が使われる理由
ビジネスシーンでFYIが使われる理由として挙げられるのが、仕事の効率化です。ビジネスでは、迅速に業務をこなすことが求められる場面が多くあります。そのような中で略語を使用することは、伝える側、伝えられる側の時間短縮につながり、業務の効率が上がります。
また、相手に誤解なく伝わるというのも理由の一つです。略語を使うことで文章が簡潔になり、誤解を招く恐れが軽減します。
ビジネスシーンでのFYIの使い方
(出典) pixta.jp
ビジネスシーンでは、実際にどのように使われているのでしょうか？例と併せて紹介します。正しい使い方を知り、実務で役立てましょう。
主に件名や末尾で使う
ビジネスシーンでFYIを使うのは主にメールで、件名や末尾で使います。参考程度の情報をメールする際に、件名にFYIを付けることで、受け取る側に緊急もしくは重要事項でないことを伝えられます。【FYI】のように、カッコを付けて使うのが一般的です。
また、メールの内容に関連した資料を添付する場合に、末尾にFYIとして添付した旨を伝えるという使い方もします。FYIを付けることで、すぐに読む必要がある資料なのかどうか判断しやすくなります。
＜例文＞
件名に使う場合：【FYI】コンプライアンス研修資料
末尾に使う場合：FYI：コンプライアンス研修資料を添付いたしましたので、お手隙の際にご一読ください。
転送メールでも使える
メールを転送する際に、件名にFYIを付けて送信することがあります。件名に入れて転送することで、受け取る側が参考程度のメールであることが一目で分かります。
ビジネスでは、1日に多くのメールを受信するため、優先順位を付けて目を通すことが珍しくありません。メールの内容を読まなくても、優先順位が高いものかどうか判断できるため、受け取る側の仕事の効率につながります。
＜例文＞
【FYI】Fwd：年末年始のお休みのお知らせ
FYIを使う際の注意ポイント
(出典) pixta.jp
FYIは、メールを送る側・受け取る側の双方にとってメリットがありますが、使う際に注意したいポイントもあります。どのような点に気を付けたらよいのかを見ていきましょう。
使う相手に注意
FYIは略語でカジュアルな言葉のため、上司や目上の人、取引先の人などには使用しないことが大切です。一般的に日本の職場では上下関係が重視されるため、不快に感じる人もいます。同僚や部下などへの使用に留めるのが無難でしょう。
ただし、英語圏の企業では、地位に関係なく使われています。そのため、日本でも外資系企業や海外との英文メールのやりとりでは、問題なく使われていることもあります。
企業によって社風やルールが異なるため、勤めている企業に合わせましょう。
意味を知らない人もいる
外資系企業や海外との英文メールのやりとりが多い部署などでは、FYIが普通に使われているとしても、日本では一般的ではありません。そのため、FYIの意味を知らない人も多くいます。
意味を知らない相手に使ってしまうと、混乱させてしまったり、誤解を招いてしまったりする可能性があります。意味を調べる時間を取らせてしまうこともあるでしょう。
FYIを使うのは、意味を知っている人だけにすることが大切です。知らないと思われる人には、『追記』『参考まで』というように日本語を使うようにしましょう。
返信はしなくてもOK
FYIは『参考までに』という意味で、情報共有が目的です。特に返信する必要のない内容であれば、FYIと書かれたメールへの返信は必要ありません。
ただし、送ってもらったメールの内容が役に立ったり、参考になったりしたときは、お礼のメールを返信するのもよいでしょう。「情報をご共有いただきありがとうございました」「役に立ちました」などと送ることで、感謝の気持ちが伝わります。
お礼のメールを返信することで、コミュニケーションが円滑になるなど、仕事をする上でプラスに働くこともあるでしょう。
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