DIME MAGAZINE
グーグルの各種サービスを利用している人は「一括して送信するのが面倒」「容量が足りない」「挙動が遅い」などの悩みを日頃から抱えているのでは？ そこで、それらを解消する使いこなし方をアプリごとに詳しく解説！〝52の裏ワザ〟を習得し、仕事の効率を高めるとともにプライベートの各種検索もスムーズにしよう！
Googleドキュメント編
Googleドライブ上で管理でき、企画書などの資料を共同で作成するのに便利なGoogleドキュメント。ここでは、進捗状況をわかりやすくし、文字修正を簡略化するといった、作業効率をより高めるポイントについて紹介する。
【お悩み】文字の表記を統一するのが億劫
【コレで解決】〝検索と置換〟を使えばラクになる！
ひとつのファイルを共同作業できるGoogleドキュメントで起こりがちなのが、全角と半角の数字が混在したり、英語とカタカナが統一されなかったりといった〝表記の揺れ〟だ。それらを修正する際にはGoogleスプレッドシートでも紹介した「置換」機能を活用しよう。
ツールバーの「編集」から「検索と置換」を選んで「検索」の空欄には修正したい文字、「次に変更」の空欄には修正した文字を入力。「置換」をクリックすればOK。
【お悩み】WebサイトのURLを設定したい
【コレで解決】右クリックからリンクを挿入しよう！
Googleドキュメントでは、円滑な情報共有のため、文章に関連するWebサイトなどへのハイパーリンクを適宜設定しておくのもポイント。Googleドライブ上の関連ファイルに紐づけることで相手の理解を深められる。
まずは該当する文字をドラッグして右クリック。「リンクを挿入」でURLを貼れば設定は完了だ。
【お悩み】共有者が変更したのを確認したい
【コレで解決】通知設定をオンにしておこう！
Googleドキュメントのファイルを誰かと共同作業している際に利用すると便利なのが通知設定だ。該当ファイルを開くことなく、共同編集者が書き換えたり追記したりしたことをGmailに届く通知でチェックできる。
どんな作業があった場合に通知させるのかを細かく設定できて利便性が高い。
取材・文／編集部
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