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Excelやスプレッドシート上のデータ集計や分析に便利なピボットテーブルの上手な使い方

2023.08.04

ピボットテーブルを使うことで、エクセルやスプレッドシート上のデータをより見えやすくすることができる。データの集計・分析を行う際に、ピボットテーブルは必要不可欠な機能だろう。

本記事では、ピボットテーブルとは何かについて解説する。ピボットテーブルでデータを集計・分析する方法についてもまとめた。

ピボットテーブルとは?

ピボットテーブルとは、データを元に集計を行ったり分析したりできる機能のことだ。Excelやスプレッドシートにはこの機能が備わっている。

たとえばExcelに、今年売れた商品とその金額を列挙した表を作成したとする。この表から「月ごとの売上額」を集計して表示したい際に、ピボットテーブルが用いられる。

本記事ではエクセルでのピボットテーブルの作り方について解説する。

ピボットテーブルを作成する方法

ピボットテーブルを作成する手順は次のとおりだ。

  1. 表を作成する
  2. ピボットテーブルのシートを作成する
  3. 項目ごとに料金を表示する

1つ1つの手順について詳しくみていこう。

1.表を作成する

まず、ピボットテーブルの作り方を学ぶために、以下のような簡単な表を作成しよう。

こちらの表は、各会社からの毎月の売上をまとめたものになっている。購入額を「1000円」と表記したり月を「1月」と表記したりはせず、数値のみを記入すること。数値のみにしないと、集計ができなくなってしまう。

このままでは「各会社からいくら売り上げたのか」が分かりにくい。そこでピボットテーブルを使って、「各会社ごとの購入金額合計」が分かるようにしていこう。

2.ピボットテーブルのシートを作成する

ピボットテーブルのシートを作成するにはまず、マウスで表全体を選択する。

選択した状態で、Excelの上部メニューから「挿入」⇒「ピボットテーブル」をクリックする。

すると、次のように「ピボットテーブルの作成」という画面が表示される。「テーブル/範囲」の欄を見て表全体が指定されていることを確認し、「OK」をクリックする。

すると、新しいシートが作成され、そこに「ピボットテーブルのフィールド」が表示される。

3.項目ごとに料金を表示する

「ピボットテーブルのフィールド」のフィールド名のところに、「月」や「日」など表の各タイトルが表示されている。

この中からまず「社内」を選択し、下の行のところまでドラッグアンドドロップする。次に、「購入額」を選択し、下の値のところにドラッグアンドドロップする。

すると、シートに各社ごとの購入金額が表示されている。

 

これで各社ごとにいくら購入されているのか分かるようになった。これがピボットテーブルの基本的な使い方となる。

なお、間違えて別のフィールド名をドラッグアンドドロップしてしまった場合は、フィールド名の場所まで再度ドラッグアンドドロップすれば表を元に戻せる。

ピボットテーブルが使えないパターン

ピボットテーブルは、1行目にタイトル行がないと使うことがない。先程の例でも、「月」「日」「社内」「購入額」といったタイトルを記載している。

また、2行目以降のデータに空欄があっても、ピボットテーブルを使うことができない。ピボットテーブルで集計を行う際にはこの点にも注意しよう。

ピボットテーブルのさまざまなテクニック

https://www.shutterstock.com/ja/image-photo/creative-home-work-space-concept-girl-1672542787

続いて、ピボットテーブルのさまざまなテクニックについて紹介する。

  1. データをソートする
  2. 社名ごと&月ごとに購入合計額を表示する
  3. ピボットグラフを表示する

これら3つのやり方を知っておくと、更にデータを見やすく整理することが可能だ。1つ1つのテクニックについて詳しく解説していこう。

1.データをソートする

現状、作成した表は各社ごとに購入額の合計がまとめられている。この表を、購入額が多い順に並べ替える方法について解説する。

「ピボットテーブルのフィールド」を開き、以下の場所にある三角形のボタンをクリックする。

すると以下のような画面が表示される。こちらの並べ替えから「合計/購入額」を選択する。

続いて、「並べ替え」のところにある「降順」をクリックする。

「降順」をクリックすると、購入額が多い順にデータを並べ替えることができる。

なお、「昇順」を選択すると、逆に購入額合計が小さい方から並べることが可能だ。

2.社名ごと&月ごとに購入合計額を表示する

現在は、社名ごとの購入合計額を表示している。今度は、社名ごと&月ごとに購入合計額を表示してみよう。

「ピボットテーブルのフィールド」の「フィールド名」から「月」を選択する。「月」を社名の下にドラッグアンドドロップする。

すると、社名ごと&月ごとに購入額合計を表示することができる。

これで、A社やB社が毎月いくら購入しているのかが分かりやすくなった。

3.ピボットグラフを表示する

最後に、作成した表を元に、ピボットグラフを表示する方法をみてみよう。

上部メニューの「ピボットテーブル分析」から「ピボットグラフ」を選択する。

すると、以下のように表を元にしたグラフが表示される。

グラフを表示することで、どの会社が多く購入しているのか、視覚的に分かりやすくなる。この機能も、プレゼン資料を作成する際などに役立つだろう。

まとめ

本記事ではピボットテーブルとは何かについて解説した。ピボットテーブルの基本的な作成方法について以下にまとめる。

  • 表を作成する
  • ピボットテーブルのシートを作成する
  • 項目ごとに料金を表示する

ピボットテーブルを使うと、データを視覚的に分かりやすくまとめることができる。プレゼン資料などを作成する場合に便利なので、やり方を覚えておくと良いだろう。

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