DIME MAGAZINE
キャパオーバーになったら？とるべき対処法３つ
実際にキャパオーバーになったら、どうすればよいのでしょう。とるべき対処法を紹介します。
1. 社内で相談する
先述の通り、キャパオーバーになったらまず社内でその旨を発信しましょう。あなた1人がキャパオーバーであったが故に、お客様や取引先との約束を守れなかったということにならないようにすることを優先すべきです。
自分がキャパオーバーであることを周囲に発信しておくことは、報連相のひとつとして考えておきましょう。
2. 一息つく
キャパオーバーになっているときは、心の余裕もないもの。「まだ仕事が残っている」「あのタスクもやらなきゃ」など気が散って、集中力も続かないでしょう。通常よりもミスが多く発生し、かえって時間がかかってしまう可能性があります。
「早く対応したい」気持ちもわかりますが、ランチに行ったり、外の空気を吸ったりするなどして一息つくことで、業務効率を高めることにつながるでしょう。
3. キャパオーバーになった原因を考える
キャパオーバーの状態が過ぎたら考えたいことは、その状況を作り出した原因です。
・たまたま複数の案件が重なっただけなのか or いつもなのか
・いつも自分だけなのか or 周りの人も同じ状況なのか
・キャパオーバーになるときに抱えている案件に特徴はあるか、それは自分の不得意分野なのか
・キャパオーバーでSOSを出した際、フォローしてもらえるか
上記のようなことを深掘りすることで、見えてくることがあるでしょう。
キャパオーバーになる原因
キャパオーバーがいつも起こる原因としては、次のようなことが挙げられます。
・スキル不足
・特定の人に業務が集中している
・フォローし合う体制が整っていない
・上司が現場の状況を把握していない
・人手不足
キャパオーバーになるのは、あなた自身の問題だけでなく、組織の問題である可能性もあります。また、スキルの問題といっても、スキル不足だけでなく、あなたの能力が高いからこそ生じるケースもあるでしょう。「仕事はできる人に集中する」とも言いますよね。しかし、仕事が集中したことでキャパオーバーになってしまって、質もスピードも落ちてしまうのは残念なことです。
お客様や取引先に迷惑がかかってしまうことが続き、そのことに対して組織がなんのアクションもしない場合は、組織の問題である可能性が高いです。「自分のスキルの問題だ」と一人で抱え込まず、上司に相談するようにしましょう。
文／やまさん
保有資格：キャリアコンサルタント（国家資格）／キャリア・デベロップメント・アドバイザー（日本キャリア開発協会）
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