相見積もりを取る意味とは？複数の業者に依頼する時のマナーと注意点

相見積もりを取るのは、複数の業者の見積もりを同じ条件で比較するためです。提示された金額・内容の妥当性を測りやすくなり、不当な条件による契約を防ぎやすくなります。相見積もりを取る意味や注意点、さらには取るときのポイント・断り方も紹介します。

「相見積もりを取る」とは？

そもそも見積もりとは、金額・工程・期間などの見通しを示した文書です。「相見積もりを取っておいて」などと言われた場合、何をすればよいのでしょうか？

複数の業者の見積もりを比較検討すること

相見積もりとは、複数の業者に見積もりを依頼することです。提出された見積もりは、金額・内容について精査・比較するのに用います。

相見積もりは、プライベートな場面でもビジネスシーンでも利用される、比較検討の手段です。例えば、個人のケースでは、引っ越し・リフォームをするときなどに行われます。

一方ビジネスシーンで相見積もりを取るのは、会社が物品・システムを購入したり、仕事を発注したりするときなどです。個人のケースと同様に、条件を伝えて金額・納期などを提示してもらいます。

ビジネスシーンでは『アイミツ』などと略されるケースもあるので、間違えないようにしましょう。

相見積もりにはどんな意味がある？

見積もりを複数取ることには、どのような意味があるのでしょうか？相見積もりを取ることで、どんな効果が期待できるのかを解説します。

自社にとって必要なものが明確になる

相見積もりを取ることで、発注の条件・必要事項を見極めやすくなります。見積もりを依頼する前に、自社で必要な要件をまとめる工程が発生するためです。

事前に『どのような仕様が必要か』『予算はどのくらいか』などを検討しておけば、その発注について本当に必要な条件が見えてきます。

候補先に提示されたサービス・仕様について、要・不要を判断しやすくなり、物品・システム・発注内容のミスマッチが起こりにくくなります。

不適切な業者を見極められる

複数の業者から見積もりを取れば、不適切な見積もりを出す業者を見極めやすくなります。

1社のみからしか見積もりを取らない場合、相場感が分かりません。不適切な見積もりかどうか判断しづらく、不当な条件で契約してしまうリスクがあるでしょう。

相見積もりを取れば、複数の業者の提案を比較・検討できます。相場感を把握できる上、内容の不備・不審な点の把握も容易です。誠実かつ納得できる業者のみを残せるので、発注の不安・リスクを低減できます。

最終的なコスト削減も期待できる

複数の業者から見積もりを取れば、適正価格で取引しやすくなります。相見積もりは、発注・購入価格を抑えたいときにも有益です。

また、相見積もりを取っていることを伝えれば、業者も不当に高額な請求はしにくくなります。真剣に受注を希望する業者なら、通常よりも低い見積額を提示してくれるかもしれません。

相見積もりで適切な価格競争を促すことで、発注・購入価格を相場より安価に抑えられる可能性があります。

相見積もりを取る際のマナー・注意点

相見積もりを取る業者は、多すぎても少なすぎてもデメリットが大きくなります。見積もりを依頼するときのポイントや、マナーを紹介します。

見積もり先は3〜4社ぐらいが妥当

相見積もりを取る場合は、3～4社を目安としましょう。業者の数が少ないと、見積もりの妥当性を判断しにくくなります。

例えば、2社のみに見積もりを出して金額が大きく分かれた場合、どちらが適正なのか判断できません。3社以上なら、相場感の把握はより容易になるはずです。

一方で、5社以上から見積もりを取ると、チェックに時間がかかります。全体を把握するのが難しく、比較検討の精度が落ちるかもしれません。

担当が丁寧にチェック・比較を行えるのは、3～4社までといえます。

相見積もりを取ることは隠さない

相見積もりを取るときは、業者にその旨を伝えましょう。相見積もりを取ることは、ビジネスシーンではよくあることです。むしろ、伝えない方がマナー違反と見なされます。

相見積もりであることを伝えない場合、相手は『依頼を受けた』と誤解する恐れがあります。万が一、業者が受注の準備を始めると、面倒なトラブルとなるでしょう。

また、1対1だと思って見積もりを出した相手から、「他の業者にしました」と言われるのは気分のよいことではありません。相見積もりを依頼する業者には、「他にも数社に見積もりをお願いしています」と伝えておきましょう。

条件・予算・納期は明確に伝える

絶対に外せない条件・予算の上限・納期は、業者が見積もりを出す上で必要不可欠です。事前の要件・条件定義をしっかりと行い、ミスマッチを防ぐことが大切です。

また条件・予算・納期は、全ての業者に同じ内容を伝えましょう。そもそも相見積もりを取るのは、同じ条件での提案を比較・検討するためです。ベースとなる条件が異なっている場合、比較する意味がなくなってしまいます。

見積もりの有益性・正確性を担保する上で、業者に等しく同じ条件・予算・納期を伝えることは必須です。

他社の名前・サービス名を出さない

相見積もりを取るときは、どの業者に依頼しているのかは伏せておきましょう。狭い業界では、お互いの内情が筒抜けになっているケースも少なくありません。

業者が相手の相場感を知った上で見積もりを出してくると、見積もりの有益性・妥当性が損なわれる恐れがあります。

また、他社を引き合いに出して価格交渉をする場合でも、業者名・会社名を出すのは控えます。同じ業界にいる会社なら、どのようなつながりがあるか分かりません。

相見積もりを取る旨は伝えつつも、具体的な業者名・会社名は出さないようにしましょう。

比較するときの条件は偏らないよう注意

相見積もりを比較するときは、トータルの条件を比較することが大切です。価格だけ・条件だけを見てしまうと、不適切な業者に発注するリスクが高まります。

例えば、低い金額が提示されていた場合でも、必要なサービスがオプションなら結果的に高くつくかもしれません。一方、高い見積額を出してきた業者でも、トータルで見ると好条件だったというケースもあります。

また「名の知れた業者だからきちんとやってくれるに違いない」「新規の業者だから不安」などの思い込みを持つのも好ましくありません。見積もりを見るときに余計なバイアスがかかると、内容を公正に判断しにくくなります。

提示された数字・内容全体をチェックして、条件に合うところを選ぶことが大切です。

相見積もりの取り方・断り方をチェック

相見積もりを取るときは、メールで各社に依頼します。また、見積もりを受け取って1社に絞った場合は、他の業者に断りの連絡を入れることも必要です。相見積もりの取り方と断り方を、確認しておきましょう。

依頼方法と例文

相見積もりを取るときは、メールで依頼するのが一般的です。見積もりを作成してもらう上で必要な条件や、『見積もりの提出期限』『検討結果報告日』を記載し、分かりやすく依頼しましょう。

【例文】

【件名】見積もりのお願いにつきまして

株式会社○○ 山田様

平素よりお世話になっております。
△△商事の佐藤です。

現在弊社では、貴社製品『□□』の購入について検討しています。
つきましては、以下の条件でお見積もりをお願いいたしたく存じます。

【見積もり内容・条件】
製品名：□□
数量：○個
納期：○月○日（○曜日）

恐れ入りますが、上記内容につきまして、PDFファイルにて佐藤宛にご返信お願い申し上げます。ご返信の期限は○月○日（○曜日）までとさせていただけますと幸いです。

なお、このたびの見積もりにつきましては、複数の業者様に依頼しております。発注の有無につきましては、○月○日（○曜日）までにご連絡いたします。

お手数をおかけいたしますが、どうぞよろしくお願いいたします。

△△商事
○○部 佐藤

複数社に送る場合でも、同じ内容で構いません。ただし、宛名は相手に合わせて正しく変更しましょう。

曖昧な断り方はNG

発注先が決定したら、他の業者には断りのメールを送らなければなりません。以下の例文を参考にしましょう。

【例文】

【件名】お見積もりの回答につきまして

株式会社○○ 山田様

平素よりお世話になっております。
△△商事の佐藤です。

このたびはお忙しい中、お見積もりをいただきありがとうございました。
ご提案内容を弊社で慎重に検討いたしました結果、残念ながら費用面で折り合いがつかず、このたびは見送らせていただくこととなりました。

貴重なお時間をいただいたにもかかわらずこのような結果になり、心からお詫び申し上げます。

またこのような機会がありましたら、ぜひお声がけさせていただきたく思います。その際はどうぞよろしくお願いいたします。

△△商事
○○部 佐藤

断るときのポイントは、『発注しない』という内容を明確に伝えることです。トラブルにつながるような、曖昧な表現は避けましょう。

また、時間をかけて見積もりをしてもらったので、手間を取らせたお詫び・感謝の気持ちを伝えることも大切です。

構成／編集部