DIME MAGAZINE
ビジネスでは、社内外の人に対してメールで業務を依頼する機会が多い。依頼に対するメールの回答がなかなかもらえなかった際には、催促メールを送る必要があるが、その書き方に毎回頭を悩ませる人も少なくないはず。そこで本記事では、催促メールの書き方について解説する。送付先別に使える例文もぜひ参考にして欲しい。
催促メールの書き方
催促メールを送る際、おさえておくべきポイントがいくつかある。まずは催促メールの書き方と送るタイミングについて見ていこう。
催促メールを書くポイント
催促メールを送る際に注意したいポイントは主に以下の4点だ。
1.送信できていること、返事をもらっていないことの確認
まず、基本的な部分だが、相手にメールが正しく送信できているかどうかを確認しよう。ネットワークの接続状況により、メールが未送信のままサーバーに残ってしまっていたり、誤った宛先に送付していたりする場合もある。依頼メールが相手のメールアドレスに正しく送信できているかをまず確認をしよう。
相手がメールを受信できていることを確認したら、次に、返信をもらっていないことの確認も必要になる。日々、多くのメールを受信していれば、メールを見逃してしまうこともあるだろう。返信をもらっているにも関わらず催促メールを送付するのは失礼な行為になり、今後の仕事に影響を及ぼすリスクもある。返信が本当にないかの確認は必ず行っておくのがマナーだ。
2.件名を明記する
メールボックスで最も目に入りやすいのが、件名。件名が入っていなかったり、わかりにくかったりすると見逃す可能性が高まる。相手の目に留まりやすいように、例えば「【確認依頼】〇〇の調査について」、「【〇〇について】状況の確認をお願いします」などひと目で本文の趣旨がわかるように明記するようにしよう。
3.前回の依頼内容を再度記載する
忙しいビジネスパーソンは、1日に何十通ものメールを受信することも珍しくない。相手が以前送付したメールの内容を忘れている可能性もあるため、前回の依頼内容を簡潔に記載するようにしよう。
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やんわりとした文章で依頼する
文章での依頼は、冷たい印象を持たれやすい。「恐れ入りますが」「お忙しいところ申し訳ございませんが」などのクッション言葉を使用して、印象を和らげるようにしよう。また、メールに主語や述語が抜けていると、わかりにくく、ぶっきらぼうな文章に見られやすい。5W1H（いつ・どこで・だれが・何を・なぜ・どのように）を意識して、具体的な文章を書くことも重要になる。
催促メールを送るタイミング
催促メールは、期日が遅れるほど送りにくくなるため、早急に送付する必要がある。ただし期日を過ぎた直後に相手から返信が入る可能性もある。入れ違いでの連絡を防ぐため、入金確認などの緊急を要する用件でなければ、期日から半日〜1日ほど過ぎてから送るようにしよう。
催促メールの例文
ここからは送付先別に催促メールの例文について紹介する。ぜひ参考にして欲しい。
上司への催促メール
上司への催促メールは、用件をシンプルにまとめるようにしよう。具体的には、クッション言葉を省略しつつ、5W1Hを用いて、語尾を丁寧にする。例文は、以下の通りだ。
■件名
【回答依頼】〇〇の出欠について
■本文
〇〇部長
お疲れ様です。
〇〇です。
表題の件ですが、〇月〇日（〇）の〇◯時から、〇〇社の説明会があります。例年、ご出席頂いているようですが、今年の出欠はいかがでしょうか。
現在ご対応頂いている最中でしたら恐縮ですが、明日中にご回答頂けますと幸いです。お忙しいところお手数ではございますが何卒よろしくお願い致します。
社内の人への催促メール
他部署への催促メールは、同じ社内とは言え、敬意を持って送付する必要がある。クッション言葉を用いて丁寧に書くようにしよう。
■件名
【提出依頼】〇〇の書類について
■本文
〇〇部〇〇課
〇〇主任
お疲れ様です。
〇〇部〇〇課の〇〇です。
以前にご依頼させて頂いていた〇〇の書類の件でご連絡致しました。提出の締切が昨日の◯月〇〇日までとなっております。現在ご対応頂いている最中でしたら恐縮ですが、本日中にご提出頂けますと幸いです。
お忙しいところ大変恐れ入りますが、何卒よろしくお願い申し上げます。
社外の人への催促メール
社外の人のメールは、最も丁寧に送る必要がある。取引関係にも影響を及ぼす可能性があるため、クッション言葉を使用し、語尾を丁寧にしながら催促している雰囲気を和らげるのが重要だ。
■件名
〇〇のご回答について
■本文
株式会社◯◯
〇〇様
いつも大変お世話になっております。
〇〇の〇〇です。
◯月◯日に、〇〇についての回答書をメールでお送り致しました。その後の進捗状況はいかがでしょうか。
念のため再送させて頂きました。
ご多用中、恐れ入りますが ○月○日までにご返答を頂ければ幸いです。
引き続き、どうぞよろしくお願い致します。
2回目の書き方
催促メールを送付しても、なお回答が得られないこともあるだろう。その場合、2回目の催促メールを送付する必要がある。基本的には1回目の催促メールと同じ内容で問題ない。ただ、件名に「【回答依頼】」と付けて、文中に2回目のお願いになる旨を明記しよう。また、確実に回答を得るためには、電話での確認も有効だ。
文／編集部
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