DIME MAGAZINE
業務の進捗管理に便利な、ガントチャート。Googleスプレッドシート上で作成すれば、無料で簡単に作成できる上に、チームメンバーとの共有もできる。そこで本記事では、スプレッドシートでガントチャートを作る方法と、ガントチャートを便利に使うためのカスタマイズ方法を解説する。
スプレッドシート上でガントチャートを作る方法３つ
スプレッドシート上でガントチャートを作る方法は主に3つある。それぞれの詳しい手順を、一つずつ確認していこう。
ガントチャート作成方法その1 テンプレートを使用する
まずは、スプレッドシートの公式テンプレートを利用したガントチャートの作成方法。テンプレートを使えば、効率良く見栄えの良いシートを作成できるためぜひ活用したい。
スプレッドシートホーム画面上のテンプレートギャラリーを開く。
テンプレートギャラリーの「プロジェクト管理」カテゴリーの中にある「ガントチャート」のテンプレートをクリックすると、ガントチャートの編集画面に移動する。
ガントチャート作成方法その2 アドオンを使用する
次に、スプレッドシートの機能を拡張するアドオンを使用してガントチャートを作成する方法を見ていこう。今回は、アドオンの中でもタスク管理に特化している「Projectsheet planning」を使用した例を紹介する。
新規作成画面を開いたら、上部のメニューから「拡張機能」→「アドオン」→「アドオンを取得」をクリック。
検索欄に「Projectsheet planning」と検索し、インストールをクリックする。
インストールのための権限を求めるポップアップ表示があるため、「続行」をクリック。アカウントの選択画面に移ったら、自身のアカウントを選択する。
アカウント選択後、自身のアカウント名が表示された「アクセスをリクエストしています」との表示があるため、一番下までスクロールをし、「許可」を選択。
「インストールをしました。」と表示されたら、「完了」をクリックする。
編集画面に戻って、上部メニューから「拡張機能」→「ProjectSheet Planning」→「Add ProjectSheet add-on」と進む。
クリックするとアドオンが読み込まれ、ガントチャートが作成される。このままでは英語表記となるため、日本語で表示させたい場合は画面右側の「翻訳」にチェックを入れよう。
ページ全体が日本語表記となり、編集できる状態になった。
ガントチャート作成方法その3 フォーマットを自作する
テンプレートやアドオンを使用せず自作のフォーマットで作成したい場合は、関数を使ってフォーマットを作ることもできる。テンプレートには日付単位のガントチャートが多い中、自作をすれば週単位や時間単位など、好みの形のチャートを作成可能だ。
ただし、ガントチャートを一から作ると時間が掛かるため、スプレッドシートの操作に慣れていてスキルに自信がある人以外は、テンプレートやアドオンを利用してアレンジする方法をおすすめする。
ガントチャートのテンプレートを活用するコツ
ここからは、ガントチャートのテンプレートを使用するうえで押さえておきたいポイントを2つ紹介する。
詳細な入力項目を決める
ガントチャートを作成する際は、主に以下の3点をしっかりと固めておく必要がある。
- タスク
- 担当者
- 開始日と終了日
なるべく細部まで入力項目を決めてチャートを設計することで、その後の進捗管理がスムーズに行える。
チームメンバーへの共有時は設定に注意
ガントチャートの作成が完了したら、チームメンバーと共有してみよう。ただし、社内のプロジェクト進捗情報は社外秘であることも多いため、共有設定は慎重に行うようにしたい。
また、シートの編集を誰でもできるようにしておくと、メンバーの誤操作によってシートが機能しなくなってしまう可能性もある。そのため、編集できるメンバーを限定しておこう。編集権限を付与するメンバーと、閲覧のみ可能なメンバーをしっかりと区別しておけばそうしたリスクを減らせる。
ガントチャートをより便利にするカスタマイズ方法
最後に、ガントチャートをより使いやすい形にカスタマイズする方法を2つ紹介する。公式のテンプレートを使って作成したガントチャートを便利にアレンジしよう。
日付入力時にカレンダーを表示させる方法
ガントチャートを使用する際には、プロジェクトの開始日や終了日など、セルへ日付を入力することも少なくない。その時に活用したいのが、日付を入力する手間を最小限に抑えられる「カレンダー表示機能」だ。手順は以下の通り。
上部メニューの「データ」→「データの入力規則」を選択すると、編集画面が表示される。
「セル範囲」欄には、日付を記入するセルの範囲を入力する。「条件」部分はプルダウンからそれぞれ「日付」「有効な日付」を選択。
設定完了後、日付の入力欄をクリックするとカレンダーが表示されるようになる。 
任意のセルを自動で色付けする方法
ガントチャートの「条件付き書式」機能を使えば、任意の日付のセルに自動で色付けができる。プロジェクトの開始日や締め切り日など、重要な日程が一目で確認できるため、ぜひ活用したい。手順は以下の通り。
まずは、書式設定を正しく反映させるために、以下の画像で曜日表記されている部分を日付表記に変更する。
曜日表記を日付に変更したら、色付けをする範囲を選択する。上部メニューの「表示形式」→「条件付き書式」をクリックしよう。
条件付き書式の編集画面が表示されたら、「セル書式設定の条件」でプルダウンの中から「カスタム数式」を選択。
すぐ下の欄には関数の数式を入力する。今回は、AND関数を使用。
数式：=AND(開始日の一番上のセル <= 範囲内一番最初の日付, 期限の一番上のセル >=範囲内一番最初の日付 )
この数式は、「カレンダーの開始日が指定の日付以上、かつ、期限が指定の日付以下の時は色を塗る」と指示するものだ。
今回の場合は、以下の数式となる。ちなみに「$」は固定を意味する記号だ。
= AND ( $E12 <= I$10 , $F12 >= I$10 )
最後に、一番下の「書式設定のスタイル」部分で自分の好きな色を選択すれば、ガントチャート部分の自動色付け設定が完了する。「開始日」と「期限」の日付を選択するだけで、該当部分が自動で色付けされるようになった。
※データは2022年10月下旬時点のもの。
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