DIME MAGAZINE
多様性を理解することが当たり前となりつつある昨今、会議などで、さまざまな立場の人と協議するシーンも増えるだろう。会議の進行役であるファシリテーターは、参加者の「心理的安全性」を高めることがより求められ、意識しておきたい手法といえる。そこで今回は、会議で心理的安全性を確保するためのフレーズやポイント、注意点を有識者に聞いた。
会議を始める前の心理的安全性を高めるフレーズ
心理的安全性とは、チーム内で自分の発言を拒絶したり、罰したりしないと確信できる状態のことをいう。メンバーの心理的安全性が高ければ、会議ではメンバーそれぞれが安心して発言することができるようになる。
これから会議を始めるとなった際に、心理的安全性を高めるためには、ファシリテーター（世話役、進行役）はどんな声かけをすればいいだろうか。
人材育成などの事業を行うリクルートマネジメントソリューションズの組織行動研究所 主幹研究員として、心理的安全性のテーマも取り扱う今城志保氏は次の2つを挙げる。
【取材協力】
今城志保氏
株式会社リクルートマネジメントソリューションズ組織行動研究所 主幹研究員
1988年リクルート入社。ニューヨーク大学で産業組織心理学を学び修士を取得。研究開発部門で、能力や個人特性のアセスメント開発や構造化面接の設計・研究に携わる。2013年、東京大学から社会心理学で博士号を取得。現在は面接評価などの個人のアセスメントのほか、経験学習、高齢者就労、職場の心理的安全性など、多岐にわたる研究に従事。
1.「今日の会議は○○を目的としています。」
「わかっているつもりでも、会議の目的の認識がバラバラだと、安心して参加できません。人は自分がどうふるまうべきかをその場の規範に合わせようとします。つまり、自分はこれから何を発言すべきかを知っていたほうが、発言しやすくなります」
2.「今日の会議では、○○のような発言を求めます」
「具体的に求める発言内容を伝えます。例示があると、さらにイメージがはっきりします。ただし、自由な発言を求めたいときもあるかもしれません。その場合は、ファシリテーター自身の考えを一番に述べてください。それを参考に、どの程度の『自由さ』が許容されるのかがメンバーに伝わります」
今城氏は、これらのフレーズでファシリテーションを行うに当たって気をつけたいことがあるという。
「注意したいのは、会議でメンバーに発言してもらうためのファシリテーションは、心理的安全性を高めるとは限らないということです。心理的安全性は発言する意図を持つ人が発言することを促進しますが、発言をしたくない人や発言する考えを持たない人が参加している場合、その人たちに対しても発言を求めることは、心理的安全性を損ねかねません」
会議中のよくあるケース別！声かけフレーズ
いざ会議が始まると、心理的安全性に懸念のある状態が訪れることがある。よく起こりがちな4つのケースにおいて、ファシリテーターが使える声かけフレーズを、今城氏に示してもらった。
1.「社長が○○と言ったから」「管理職や上司の好みがこうだから」といった上役の顔色をみる雰囲気がある
『反対意見をお持ちの方もいると思うのですが、ぜひご意見を聞かせてください』
「ファシリテーターがこのような発言をすることで、『反対意見はあるはずで、それを発言してもよい』というメッセージが伝わります。もしくはあえてファシリテーターが反対意見の例を述べることができれば、反対意見の発言はより促されると思われます。例として『例えば、〇〇といった反対意見が考えられますが』などのフレーズです」
2.否定されるのが怖くて反論できない雰囲気がある
『いったん意見を言い合うのではなく、一人ずついま考えていることを発言してみましょう』
「否定される可能性を排除します。ただし、批判的な意見が多く出される可能性もあり、一人ずつ発言を行った後に話を続けることがかえって難しくなる可能性もあります。反論という点では、1のケースも参考にしてください」
3.そもそも発言が少なすぎるメンバーがいる
『〇〇さんは、どう思われますか』
「なんとなく話を切り出しにくいと感じている場合は、このくらいの問いかけでも発言が出てきます。ただし、忖度（そんたく）をしたり、批判を恐れている場合、あるいは話したいことがない場合には、こういった問いかけは必要以上のプレッシャーをかけてしまいます。どうしても全員の意見を聞きたい場合は、最初に一人ずつ発言を求めることを事前に周知したり、会議までの自分の意見をまとめたものを提出してもらったりするなど、事前に発言する準備してもらうほうがよいでしょう」
4.勇気を出して画期的な意見や言いづらい相談を口に出したメンバーがいた（批判や反論を恐れている状態）
『○○さんの今の発言について、私は△△だと思うのですが、皆さんはどう思われますか』
「本人はかなりのリスクをとって発言していますので、必ずその発言を議論の俎上（そじょう）に載せることが重要です。間違っても『なるほど、素晴らしい意見ですね。では次の話題に行きましょう』をやってはいけません。リスクのある発言は、自分を褒めてほしくてすることはあまりなく、組織やチームのことを考えてのことも多いはずです。まずはその内容を真摯に受け止めることが重要です」
心理的安全性を高めるポイントと注意点
ファシリテーターは、心理的安全性を配慮するに当たって、悩ましいことも出てくるだろう。実際にファシリテーションを行う際のポイントや注意点について、今城氏にアドバイスをもらった。
「発言を促すことは、必ずしも会議の心理的安全性を高めるとは限りません。もちろん発言が促されるようになった結果として、心理的安全性が上がることはあると思います。定例会など繰り返し行われる会議では、徐々に心理的安全性が高まることも期待できます。
一方で、あまり知らない人同士が集まる会議では、参加者は周囲を見ながら何をどのように発言すべきかをコントロールします。その場合は発言を促すよりも規範を明示したほうが、話し合いが進めやすいこともあります。
会議ファシリテーターの方は、会議の目的に合わせて、参加者からどのような発言を求めたいのか、その発言を阻害する要因は何か、といったことを意識しておく必要があります。場合によっては、参加者に事前に行う課題を出したり、会議が始まる前に参加者の相互理解を深めたり、会議の運営ルールを定めて事前に周知したりするなど、会議前も含めて会議をデザインすることが良いのではないでしょうか」
心理的安全性は奥が深いテーマであり、一つの会議でそれが保てるものではない。しかし発言しやすい会議をきっかけにその後のチームや職場の雰囲気に好影響をもたらす可能性もある。事前準備を含めて、心理的安全性を高める取り組みは有意義と言えるのではないだろうか。
取材・文／石原亜香利
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