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今日発生した仕事は明日やる!で生産性が劇的に向上する「マニャーナの法則」の極意

2022.10.25

新しく発生した仕事は「明日やる」が基本

「頑張っているのに、どうしてこんなに忙しく、仕事が片付かないのだろう」

多くのビジネスパーソンが、言葉には出さないが、毎日のようにこう思っている。

試しに今日を振り返ってみよう。

朝、誰よりも早く出社し、たまっていたメールに逐一返信する。それが一段落すると、上司が「急ぎの仕事」ということで、1つの案件を依頼してきた。

早速着手したところで顧客から電話があり、一仕事が発生。こちらを優先すべきと判断し、迅速に処理する。ほかにも突発のタスクが発生して、気がついたら午後4時。

本来やるべきであった自分の仕事が、全然進んでいないことに気づいてこうぼやくー「今日はいったい、なんという日なんだ……」

■今日発生した仕事は「明日やる」

こういった、ビジネスパーソンあるあるの無限ループから脱出する方法が、「マニャーナの法則」だ。「マニャーナ」とはスペイン語で「明日」の意味。イギリスのビジネスコーチ、マーク・フォースター氏が名づけた仕事術の要となる概念で、詳細を解説した書籍が何度か出版されている。

日本では7月に『明日できる仕事は今日やるな マニャーナの法則 [完全版]』(ディスカヴァー・トゥエンティワン)が出ており、今回の記事は本書を土台にした。

さて、この「マニャーナの法則」。それ自体はいたってシンプルで、次の2項目に集約される。

・原則1:新しく発生した仕事は「明日やる」を基本にする
・原則2:クローズ・リストを使う

おそらく、これまでの仕事の進め方に反する概念が1つ、はじめて見る言葉が1つ含まれているだろう。順を追って説明しよう。

■その仕事は本当に「今すぐ」着手すべきものか

「マニャーナの法則」の根底にある考え方は、「明日まで待てないほど、緊急な仕事はない」というもの。

ツッコミを受ける前に説明すると、医師や消防士が、急患の対応や火事の通報を1日待ってもOKという話ではない。

職業によっては、緊急事態に即応することが、業務のシステムとして組み込まれているものがある。そうした仕事は別の話。とはいえ、医師・消防士であっても、書類仕事やメールへの対応などはあるはず。こうしたものには、「マニャーナの法則」が適用できる。

さて、今日降りかかってきた仕事は明日にして構わないのなら、今日は何をしたらいいのか? いうまでもなくそれは、昨日の段階で「明日やる」と決めた仕事になる。

言いかえると、「一日に発生する仕事を集めて、必ず次の日にやる」―これが守るべき原則となる。

「そんなの無理だよー。いつも緊急・至急の仕事が差し込まれて、それで1日の半分が終わってしまううんだから」という声が聞こえてきそうだ。それって例えば、次のような仕事?

・パソコンにメール着信の表示が出たので、仕事をやめてメールを読んだ。
・クライアントから電話で要望があり、仕事を中断して依頼に応えた。
・上司から仕事を命じられ、その日の予定をすべて変更した。

フォースター氏は、「どれも場当たり的な反応です」と指摘する。問題なのは、降ってきた仕事に対して、「今すぐやるべき緊急のことだ」と反応してしまうこと。

ここはひとつ落ち着いて、緊急といっても、「今すぐ」なのか、「今日中」に片づければいいのか、明日でもいいのかの判断をする。

やっていた仕事を停止してまで、「今すぐ」着手しなければならないというのは、大概のオフィスワーカーなら、そうそうないことに気づくはずだ。

そして、フォースター氏は、「すべての仕事を“明日やる”のカテゴリーに入れる」のが、理想と力説する。

質問者:会議が終わった。カバンの中は対処が必要な書類とメモでいっぱいだ。

フォースター氏:「明日やる」です。デスクに戻ったら、カバンから会議の書類とメモを出して「明日やる」のトレイに置いておきましょう。

質問者:留守番電話にクライアントからのメッセージが入っていた。折り返し電話が欲しいとのこと。

フォースター氏:「明日やる」です。クライアントが「至急」と言っていなければ、メモしておいて明日電話をしてください。

「マニャーナの法則」の原則1を頭に染み込ませたところで、次のステップに進もう。

■TO DOリストでなくWILL DOリストを使う

「マニャーナの法則」の原則2は、「クローズ・リストを使う」。初耳の人が多いかもしれないが、クローズ・リストとは、やるべきタスクを一覧にしたもの。チェックリストが、その典型である。

その反対が「オープン・リスト」。オープン・リストの代表的なものがTO DOリストだ。クローズ・リストとオープン・リスト。

一瞬、どちらも同じに見えるが、実は大きな違いがある。TO DOリストは、その時その時で発生するタスクがいくらでも差し込まれるのに対し、クローズ・リストだとそれがない。

つまり、その日に必要な仕事はすべて網羅されているが、新たに追加されることがない。だから「クローズ」なのである。

フォースター氏が、世間ではメジャーなTO DOリストを推奨しないのは、「いつまでたっても仕事が終わらない」という単純な理由からだ。この方式だと、朝出社したときよりも、夜退勤するときのほうが、TO DOリストの項目が増えていることすらある。

代わりにすすめられているのが、WILL DOリスト。「今日やるべき仕事のみ」を箇条書きにしたもので、以下6種類のタスクをカバーする。

1 ファースト・タスク(最初に取り組むべき最も進めたい仕事)
2 (昨日の)メールへの対応
3 (昨日の)電話への対応
4 (昨日の)書類の処理
5 すぐに完了する仕事
6 デイリー・タスク(データのバックアップなど毎日するルーティン的な仕事)

便宜的に数字をふったが、手をつける順番として1のファースト・タスクが最初、6のデイリー・タスクが最後になるが、それ以外については自由。デイリー・タスクの終わりは、明日のWILL DOリスト作成で締めくくる。

「リストにある仕事は確実に一日で終えるように常に心がける」ことが、極めて重要。毎日のようにやり残しがある場合、どこかに解決すべき問題がある。それは仕事の抱えすぎかもしれないし、作業手順に改善が必要なのかもしれない。

WILL DOリストとTO DOリストの違い(本書より)

冒頭で「いたってシンプル」と書きながら、少々長くなってしまったが、「マニャーナの法則」のエッセンスをまとめると、以上のようになる。

「今の仕事のやり方では、どうもうまくいかない」「忙しくて時間ばかり取られる割に成果が伴わない」と悩んでいる方は、本書を片手に始めてみてはいかがだろうか。

文/鈴木拓也(フリーライター)


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