取締役会の議事録、電子化している大企業は3割弱

取締役会に欠かせない議事録。その議事録について、電子署名や電子印鑑を用いている大企業はどれくらい存在するのだろうか？

ペーパーロジックはこのほど、東京都内の従業員数1000人以上の大企業に勤めており総務部門・経営企画部門に勤める方102名を対象に、「電子議事録」に関する利用実態調査を実施した。

取締役会での議事録について、3社に1社が「署名・押印」を電子化

「Q1.あなたの会社では、取締役会での議事録について、「署名・押印」が電子化されていますか。」（n=102）と質問したところ、「電子化されていない」が37.2%、「電子化されている」が32.4%という結果になった。

「署名・押印」の電子化のメリット、「紙の回覧がなく回収が早い」が81.8%

「Q2.Q1で「電子化されている」と回答した方にお聞きします。電子化されていることによるメリットを教えてください。（複数回答）」（n=33）と質問したところ、「紙の回覧がなく回収が早い」が81.8%、「場所にとらわれず押印が可能」が60.6%、「押印催促時のコミュニケーションストレスの低減」が36.4%という結果になった。

全ての押印を1週間未満で回収できる割合、「電子化前」は7.4%の一方、「電子化後」は77.8%

「Q3.Q2で「紙の回覧がなく回収が早い」と回答した方にお聞きします。電子化前・電子化後において全ての押印を回収できる期間を教えてください。平均値で結構です。」（n=27）と質問したところ、「1週間未満」が「電子化前」は7.4%、「電子化後」は77.8%という結果になった。

議事録電子化のメリット、「時間や場所を問わずに閲覧できる」、「進捗を確認できる」なども

「Q4.Q1で「電子化されている」と回答した方にお聞きします。Q2で回答した以外に、電子化されていることによるメリットがあれば教えてください。（自由回答）」（n=33）と質問したところ、「時間や場所を問わずに閲覧できるようになった」「進捗を確認できる」など23の回答を得ることができた。

＜自由回答・一部抜粋＞
・34歳：以前は会社に保管されていた資料が、時間や場所を問わずに閲覧できるようになった。
・32歳：進捗を確認できる。
・41歳：体裁とか余計な指示が減少した。
・30歳：備品が少なくなる。
・52歳：事務局の作業工数の削減。
・49歳：書類紛失を防げる。
・51歳：業務が早い。

議事録が電子化されていない企業の79％が「取締役会の議事録の電子化」を希望

「Q5 Q1で「電子化されていない」と回答した方にお聞きします。取締役会の議事録に関して、電子化を望みますか。」（n=38）と質問したところ、「非常に望む」が47.4%、「やや望む」が31.6%という回答となった。

■まとめ

今回は、東京都内の大企業（従業員数1000人以上）に勤めており総務部門・経営企画部門に勤める方102名を対象に、「電子議事録」に関する利用実態調査を行った。

まず、取締役会での議事録について、「署名・押印」が電子化されている企業は32.4％であることがわかった。また、「電子化されている」と回答した企業に対して、「署名・押印」電子化のメリットを聞いたところ、「紙の回覧がなく回収が早い」が81.8%、「場所にとらわれず押印が可能」が60.6%、「押印催促時のコミュニケーションストレスの低減」が36.4%という結果になった。

次に、議事録電子化前後における「全ての押印を回収可能な期間」を調査したところ、「1週間未満」が「電子化前」には7.4%だったところ、「電子化後」には77.8%になり、回収時間の短縮に大きな効果があることが明らかになった。

また、議事録電子化により「時間や場所を問わず閲覧できる」や「進捗を確認できる」、「体裁など余計な指示が減少した」といったメリットも感じているようだ。加えて、まだ「議事録が電子化されていない」企業においても、79％が「議事録の電子化を望む」と回答した。

今回の調査では、取締役会での議事録について、「署名・押印」の電子化が導入されている企業が多いとは言えないものの、導入されている企業からは、時間の短縮や、ストレスの軽減など、多くのメリットを実感していることが判明した。

導入されていない企業からは、電子化を希望する割合が圧倒的に高い状況だ。コロナ禍によってテレワークが進み、出社する機会が減少している昨今において、議事録の電子化は、作業効率化に大きなインパクトを与えると言えるだろう。

＜調査概要＞
調査概要：「電子議事録」に関する利用実態調査
調査方法：インターネット調査
調査期間：2021年10月27日〜同年10月29日
有効回答：東京都内の大企業（従業員数1000人以上）に勤めており総務部門・経営企画部門に勤める方102名

出典元：ペーパーロジック株式会社
https://paperlogic.co.jp

構成／こじへい