相手を不快な気分にさせることなくメールでやんわり断る方法

お断りメールへの返信についても解説

(出典) pexels.com

ビジネスシーンでは、自分がお断りメールを送るだけではなく、相手からお断りされるケースもあるでしょう。この場合、お断りメールへの返信は必要なのでしょうか？

お断りメールへの返信の必要性や返信のポイント・例文を紹介します。

お断りメールには返信する？

お断りメールを受け取ったら、『相手のお断りを了承したこと』『検討してくれたことへの感謝』を伝える返信メールを送りましょう。

お断りメールに返信せずに放置すると、相手は自社の意志が伝わったのかどうか不安に感じます。「この会社の担当は対応が悪い」と思われれば、今後の付き合い方にも悪影響を及ぼすかもしれません。

お断りメールを受け取ったら、内容がどうであれ、なるべく早めに返信するのがビジネスマナーにかなっています。

返信する場合の例文

お断りメールへの返信は、『相手の意志を了承し尊重すること』『次回につながる言葉を入れること』が基本です。

例えば、新規システムの提案をお断りされた場合、以下のような返信メールが考えられます。

注意すべき点は、必要なこと以外は書かないことです。メールの中で再検討をお願いしたりほかの提案をしたりして食い下がるのは避けましょう。

お断りメールには簡潔に返信し、この案件をクローズしてしまうのがベターです。

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構成／編集部