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Chatwork、Zoom、サイボウズOffice、社内のコミュニケーションツールに使うならどれがベスト?

2021.01.15

リモートワークで挙がるコミュニケーション課題の多くは、社員間や上司・部下のコミュニケーションがスムーズにいかないことといわれる。

最先端を走る企業は、そうしたどの企業でも起こり得る課題に対して、どんな社内コミュニケーションツールを使用し、どんな工夫をして対応しているのか。今回は、トレンダーズ株式会社が使用する3つのツールと活用法をインタビューした。

マーケティング会社が使用する社内コミュニケーションツール3選

トレンドを追うマーケティング会社、トレンダーズ。社内の情報共有は特に重要だ。実際、どんなコミュニケーションツールを使っているのか。また、その工夫のポイントも尋ねた。

1.Chatwork

「Chatworkは、弊社では最も頻繁に使用しているツールです。案件ごとのチャットグループや、社内プロジェクト、個人間のやりとりや雑談まで、基本的にはすべてChatworkを使用します。また、Chatworkを導入している一部の取引先とのコミュニケーションに使用することもあります」

●ツールを選んだ理由

「チャットツール導入前の社内アンケートでは、SlackとChatworkが同票でトップでした。最終的にChatworkに決めた一番の理由は、弊社の取引先にChatworkの導入企業が多かったことです。また、当時はSlackのUI(ユーザーインターフェース)が日本語に対応していなかったことも、Chatworkを選んだ理由の一つです」

●ツールのオリジナルの使用方法

「部署や社員ごとにためていっているノウハウを全社で共有し、社員間のコミュニケーションを活性化するため、情報発信専用のグループをいくつか作っています。

例えば“食メディア”チームからは、業界動向や食トレンドに関する記事が毎朝届きます。その他にも、美容業界に関する情報や経済情報、マーケティング全般の情報を扱ったチャットグループなどがあり、キュレーションされたタイムリーな情報が常に流れてきます。クライアントへの提案に活用できるネタの宝庫なので、特に営業メンバーには重宝されているようです」

●ツールのメリット、成果

1.社員間のコミュニケーションが圧倒的に楽になった

「メールだと、社内連絡だとしても『お疲れ様です』『お忙しいところ恐縮ですが…』などの定型文を入れなくてはいけない雰囲気がありましたが、Chatworkではそれらを気にせずやりとりすることができますし、通知が来てからレスをするまでの工程も最低限で済みます」

2.在宅勤務にスムーズに移行できた

「直近では、在宅勤務にスムーズに移行できたことも大きかったです。社員全員Chatworkでのコミュニケーションに慣れていたため、在宅勤務導入当初から、特に問題なく社員間コミュニケーションを行うことができました」

●ツールの課題

「課題があるとすれば、外部サービスとの連携のしづらさです。Slackとの比較になってしまいますが、Slackでは外部サービス(GoogleカレンダーやSNSなど)との連携やアラートbotの作成が比較的簡単に行えます。Chatworkでも不可能ではないですが、もう少し楽になってくれたら良いなと思います。」

●社員の声・評判

「もともとはメールが主なコミュニケーションツールでしたが、Chatworkの導入以降、圧倒的に生産性が高まりました」

「とても便利で、特に不満もありません。社外とのコミュニケーションはまだメールが多いので、チャットツールで行えるようになるととても嬉しいです」

2.Zoom

「社内・社外のオンラインミーティングや、ウェビナーの開催時に使用しています」

●ツールを選んだ理由

「会社としてZoomの導入を正式に決めたのは、在宅勤務開始後でした。さまざまなオンライン会議ツールがある中でZoomに決めた理由は、主に以下の2つです。1つは、今後多くの企業がZoomを導入していくだろうと考えたこと。2つめは遅延が少なく、通信が安定しているため通信が切断される危険性が低いことです」

●ツールのオリジナルの使用方法

「在宅勤務中の社内コミュニケーション活性化のために、オンラインランチや飲み会の費用を一部会社で負担しています。オンラインでのランチ・飲み代補助が導入されたことで、今まで仕事以外で話したことがなかったメンバー同士が交流を持つきっかけになるなど、これまでにはなかった効果も生まれています」

●ツールのメリット、成果

「新型コロナウイルスの影響下で、取引先とのオンライン会議が容易になり、営業活動をストップせずに行うことができたこと、『ウェビナーの開催』という、これまで弊社では取り組んでこなかった営業活動の手法を開拓できたことが大きな成果だったと感じています」

●ツールの課題

「『通信状況が悪い時にはあえて画質を落として接続を維持する』というシステムのため、画質が落ちる頻度が比較的高い点が課題に感じています。『通信が切断される危険性が少ない』というメリットとトレードオフである点は承知の上ですが、美容商材の使用感などを映像で伝える『美容ウェビナー』の開催時などは画質の低下が致命的になってしまうため、改善されたらより良くなると感じます」

●社員の声・評判

「以前はミーティングのたびにZoomを立ち上げてURLを発行し、相手に知らせる必要があったが、Chatworkとの連携がされた(※)ことでとても使いやすくなった」

※2020年7月に、Chatworkから直接ZoomのURLを発行することができるようになった。

「在宅勤務中、メンバーとZoomをつないで雑談できるのが嬉しいです。息抜きにもなるし、カメラに映ることで気持ちのメリハリもつきます」

3.サイボウズ Office

「サイボウズの主な用途は、社員のスケジュール管理や、会議室・備品の予約などです。『ボウジング(=サイボウズで予定を押さえること)』というトレンダーズ社内独自の言葉ができてしまうほど、頻繁に使用しています」

●ツールを選んだ理由

「ユーザビリティが良かったことです。他のツールも検討しましたが、日本人が直感的に理解しやすいのはサイボウズだと感じました」

●ツールのオリジナルの使用方法

「基本的に、相手の予定が空いていれば自由にミーティングを設定しても良いことにしています。『●月●日の●時にお時間いただいてもよろしいでしょうか?』というコミュニケーションをできる限り省き、業務の効率化につなげることが目的です。とはいえ、『当日の急なミーティングの際は相手に一言かける』などの配慮を持ちつつ、お互いが気持ち良く働けるよう工夫して運用しています」

●メリット、成果

1.ミーティング設定やスケジュール管理が圧倒的に効率化された

「サイボウズの導入以前は、メールや口頭で相手の予定を毎回確認する必要があったため、ミーティング設定までの工数が多く、ハードルも高かったです」

2.部下が上司の予定を押さえるのが容易になった

「『忙しそうな上司の仕事を遮って予定確認をする』必要が無くなり、部下が上司の予定を押さえることが容易になりました。上司の時間を押さえる心理的ハードルが下がったことで、縦のコミュニケーションも円滑になっています」

●ツールの課題

「Chatworkと同様、外部サービスとの連携が進むと良いと思います。例えば、サイボウズ上で会議を設定したら自動的にZoomのURLが発行されるなどです。サイボウズは予定管理以外にもできることが多いので、外部サービスとシームレスにつながることで、活用の幅がさらに広がると思います」

●社員の声・評判

「入社して最初に教わったのが『サイボウズの使い方』でした。登録した予定は非公開にもできるので、最近ではプライベートの予定もすべてサイボウズで管理しています」

「他社のツールを使ったこともありますが、サイボウズが一番見やすくて簡単に扱えると思います」

トレンダーズでは、社内コミュニケーションツールをうまく活用し、社内コミュニケーションを圧倒的に効率化し、上司部下との連携もうまく行っている。ポイントになるのは、独自の工夫にありそうだ。

【取材協力】
トレンダーズ株式会社
「トレンドを捉え、新しい時代を創る」をミッションに掲げ、独自のノウハウでトレンド予測・分析をおこなう「トレンドマーケティング」を軸としたソリューションを提供しているマーケティングカンパニー。
https://www.trenders.co.jp/

取材・文/石原亜香利

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