ビジネスシーンでよく見る「査収」という言葉の正しい使い方

ビジネスシーンでよく使われる『査収』には、どのような意味があるのでしょうか。使い方を間違えると、相手を混乱させたり、恥ずかしい思いをしたりするかもしれません。言葉の使い方や意味はもちろん、よくある誤用についても解説していきます。

査収の使い方と意味

査収には「内容をきちんと確認して受け取ってほしい」という意向が含まれています。間違った使い方をしないためにも、言葉の使い方や意味について理解しておきましょう。

尊敬語の「ご」を頭に付けるのが一般的

査収は尊敬の言葉である「ご」を頭に付けるのが一般的です。目上の人に使うことが多い言葉であり、それ以外の人に対してはほとんど使うことはありません。そのため、例外なしで「ご」を付けると覚えておいてもよいでしょう。

査収の『査』は、調べる・考えるという意味です。そして、『収』は収める・まとめると意味しています。つまり、「ご査収ください」は「内容を確認した上で受け取ってください」を丁寧に表現しているのです。確認が不要なものに対して、この言葉を使うと混乱を招くかもしれません。

このとき、注意したいのが「ください」の表現です。「～してください」は丁寧な命令表現でもあるため、「ご査収ください」を社外の人に使うと不快感を与える可能性があります。より丁寧に表現したい場合は、「お願い」を用いた「ご査収のほどお願いいたします」などとするのがよいでしょう。

仕事上の書き言葉で使われることが多い

査収はメールや文章などで使われることが多く、話す場合はあまり使いません。話し言葉で同様の表現をしたい場合は、「内容を確認の上、お受け取りください」などが適切です。

ただし、「お受け取りください」を会話に使うのは、かしこまり過ぎな印象を与えます。手渡す書類がある場合は、「ご確認ください」と伝えるだけで受け取ってもらえるはずです。シーンに合わせて代用表現を使いましょう。

査収とよく似た言葉に「検収」があります。よく似た言葉ですが、査収とは使うタイミングが違う点に注意しましょう。検収も確認が必要なものを渡すときに使いますが、お金や書類ではなく、納品した品物に対して使われます。

これらの言葉を正しく使い分けることで、取引先などに対して、スムーズに話が進められるかもしれません。

ビジネスではどのようなときに使う？

ビジネスで査収という言葉を使う場合、どのような場面で使えばよいのでしょうか。正しい使い方を把握して、スムーズに書類や資料のやりとりを行う参考にしましょう。

ファイル付きのメールを送るとき

ビジネスで『査収が使われる場面』は、主にメールを送るときです。ファイルや資料を添付するときに、それらの中身を確認してもらえるように「ご査収ください」という言葉を添えます。

「確認してほしいファイルが添付されている」というニュアンスを、文面から相手に伝えられます。また、「ご査収ください」と書いてあるにもかかわらず何も添付がない場合には、ファイルの不在にすぐ気付けるでしょう。

資料などを郵送するとき

査収の表現は、メールだけではなく、郵送で資料を送る手紙に添える場合にも使えます。言葉の使い方はメールと同じで、文末などの適切な箇所に「ご査収ください」と添えましょう。

このとき、具体的に何を確認してほしいのか、どんな資料を送っているのかなど、リストがあると相手が確認しやすいでしょう。

査収のよくある誤用に注意

査収はビジネスのさまざまな場面で使える便利な言葉です。しかし、その意味を正しく理解していないまま使うと、相手を混乱させる可能性があります。

具体的にどのような誤用があるのか、事例をいくつか見ていきましょう。

すでに内容を確認済みのとき

査収は、相手に書類や添付したデータの確認を依頼するときに使います。その内容をすでに確認しており、確認する必要がない場面では、査収という言葉を使うのは適切ではありません。

このような場合は「お受け取りください」「不明な点などございましたらご連絡ください」などとするとよいでしょう。

確認するものがないとき

確認が必要な資料やファイルがない場合は、「ご査収ください」を使いません。何を確認すればよいのか分からず、相手が混乱する可能性があるからです。

添付ファイルがなく、「メールの内容について確認してほしい」というときも同様です。メールの内容を確認してほしいときは、「内容の確認をお願いいたします」などと添えるようにしましょう。

確認が必要な資料やデータがある場合にのみ、「ご査収ください」が使えます。

同僚や部下には使わない

「ご査収ください」は丁寧な表現なので、同僚や部下に対してはあまり使いません。上司や目上の人に対してのみ使いましょう。ただし、人によっては命令表現で好ましくないと思う人もいます。

より丁寧に表現するなら、「ご査収のほどお願いいたします」を使いましょう。もしくは、『確認する』や『受け取る』など、別の言い回しを使うのが無難です。

構成／編集部