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取引先からもらったらどうすればいい?お中元のお礼状作成マナーと受け取れない時の対処法

2020.06.18

夏に頂くお中元はうれしい贈り物です。しかし、差出人がビジネス関係である場合は、お返しの仕方で悩む人も多いでしょう。お中元を受け取ったら、どのようにお礼をするのがマナーなのでしょうか。ビジネスシーンで役立つ、一般的なお中元のマナーをまとめてみました。

ビジネスの相手からお中元を受け取ったら

ビジネスの相手からお中元を受け取った場合、きちんとお礼をしないと「礼節を欠く」と思われかねません。注意点も含めて、基本的なお礼の仕方をご紹介します。

すぐにお礼状を出す

贈り物を頂いたら、贈り主へお礼状を出しましょう。

お礼状を出すタイミングは、お中元を受け取ってから『3日以内』が目安です。お礼の気持ちはもちろん、お礼状をもって『無事に届いた』ことを報告できます。

必ずしも品物を返す必要はない

お中元は本来、目上の人や上司など、お世話になった人へ贈るのが一般的です。そのため、贈られる側は『お世話の度合い』でお返しを考えます。

『頂き過ぎ』や『こちらの方がお世話になっている』という場合は、半返しや三分返しでお礼の品を贈るのがよいでしょう。逆に目下の人から受け取った場合は、必ずしも品物で返す必要はありません。

お中元を贈って頂いた方へのお礼の気持ちを伝えることが大切ですので、基本はお礼状を出すだけで十分です。

返礼品を送る場合の注意点

返礼品を送る場合は、頂いた品物の金額と同等以下を選ぶようにしましょう。もし、高価なものを選んでしまったら、『次からお中元は要りません』と受け取られ、失礼にあたります。

また、返礼品を送る時期にも注意が必要です。お中元の時期より遅くなったら、『残暑見舞い』として贈りましょう。返礼品の添え状には、頂いた品物に対するお礼や感想を添えるとベターです。

お礼状作成のマナーは?

現代では、普段電話やメールで連絡をする機会が多いので、手紙を書き慣れていない人も多いかもしれません。いざというときに困らないように、お礼状の基本的なマナーもチェックしておきましょう。

はがきよりも封書が丁寧

お礼状は封書で出すのが基本です。電話やメールで済ますのは略式となり、ビジネスシーンにはふさわしいと言い切れません。家族や友人宛てなら問題ありませんが、ビジネス相手へのお礼状はできるだけ丁寧な方法を選びましょう。

また、文面は縦書きで作成するようにしましょう。よほど親しい間柄でない限りは、お礼状などフォーマルなシーンは縦書きが一般的なマナーです。

イラスト付きのはがきは季節感が出て風情がありますが、これも封書より丁寧さに欠けます。目下の相手にはよいですが、目上の相手には避けましょう。はがきで出す場合は、「はがきにて失礼いたします」などの一言を忘れずに添えましょう。

お礼状に書くべき内容

お礼状に書くべきことは、以下の6点です。

・時候のあいさつ
・感謝の気持ち
・頂いた品物の味や感想
・家族や社員に配ったときの反応
・今後も継続したお付き合いをお願いする言葉
・相手の健康を気遣う言葉

時候のあいさつは、「暑中お見舞い申し上げます」と書きます。この時期を過ぎたら「残暑お見舞い申し上げます」と言葉を変えるのが適切です。

上記の内容がしっかり書かれていれば、お礼状としての体裁が整います。次回からのお中元を断りたい場合は、「次回からはお気遣いなく」という一言を添えるようにしましょう。

お礼状を代筆するときは?

ビジネスシーンでは仕事の都合もあるため、お中元を受け取った本人がお礼状を送れないこともあるでしょう。そんなときは、代筆という形でお礼状を作成します。

代筆時のポイントは、『脇付け(わきづけ)』です。脇付けは差出人の左下に書き添えるもので、本人以外が代筆したことを示します。妻の場合は『内』、妻以外の代理を立てた場合は『代』とします。

代筆で作成したお礼状には、本文内にも代筆したことを書き添えましょう。夫婦ともに付き合いのある相手の場合は、連名で送ってもOKです。

お中元を受け取れない場合の対応

会社によっては、規則で定められているため、お中元を受け取れないケースがあります。そのような場合の対応方法はどのようにすれば失礼がないのでしょうか。

お礼状でお断りするのがベター

お中元をお断りする場合、贈られた品物は今回限りで頂いて、お礼状には「今後はこのようなお心遣いは無用です」と書き添えて送るのがベターです。

電話で断りを入れる方法や、同額以上の品物を贈って『辞退したい旨』を伝える方法もあります。しかし、お中元のマナーとしてはお礼状で伝える方がより丁寧です。

ビジネスでの付き合いを長く続けるためにも、できるだけお礼状をもってお断りする方法をとりましょう。

返送時には手紙を同封しよう

職務上の理由や疎遠になってきた間柄の場合など、今回限りでも受け取れない事情がある場合は、頂いた品物の包装を開けずに、上から包装を重ねて返送します。このとき、必ずお断りの意向を書き添えた手紙を同封するようにしましょう。

ただ返送するだけでは、「なぜ返送されたか」「なぜお中元を受け取ってくれないのか」と疑問に思われてしまいます。マナーに沿った断り方なら、お礼の気持ちを伝えられますし、相手も気を悪くすることはないはずです。

構成/編集部

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