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最近よく聞くテレワークに便利なWeb会議ツール「Zoom」とは?

2020.04.22

テレワークが急速に普及している今、WEBミーティングやテレビ会議をする機会も増えてきているのではないだろうか。

オンライン会議ツールの中でも、その"使いやすさ"から注目を集めているのが「Zoom(ズーム)」。無料で利用できる上に、便利な機能がいくつも搭載されており、テレワーク時代には欠かせない存在となってきている。

本記事では、「Zoomとは何か」を基本的な部分から解説し、使い方や便利な機能について紹介する。これからZoomの使い方を覚えたいという方、使ったことはあるけどちゃんと理解していないという方は、ぜひ参考にしてほしい。

Zoomの基礎知識

Zoomは、Web会議を開催するためにツール。アメリカのZoom Video Communications Incが開発したサービスだ。いつでもどこでも、どんな端末からでも複数人でミーティングができるため、テレワークの強い味方になる。

パソコンはWindows・Macどちらにも対応しており、Google ChromeなどのWebブラウザからも利用できる。PC・スマートフォン・タブレット向けのアプリをダウンロードして利用することも可能だ。

オンライン会議ができるツールやアプリは多数存在するが、Zoomは機能がビジネスに最適化されているのが特徴だ。ファイル共有や会議の自動保存、参加者を分割したグループセッションなど、便利な機能が多数備わっている。

小規模チーム向け・中小企業向け・大企業向けの有料プランも用意されており、それぞれ低コストで機能制限などで利用できるのもメリットと言える。

ZoomでWebミーティングに参加するには?

Zoomの最大の魅力は、シンプルな使い方にある。初めて使用する人でも、簡単にWeb会議に参加できるはずだ。

実は、招待されたミーティングに参加するだけであれば、アカウントの登録もアプリのインストールも必要ない。招待メールに記載されている招待URLをクリックするだけだ。

しかし、自分が主催者となる場合はアカウントの登録(サインアップ)が必要。ここでは、サインアップの手順を紹介しよう。まずは、Zoomの公式サイトにアクセスしてほしい。

【アカウントを作る手順】
1.右上「サインアップは無料です」をクリック。 
2.メールアドレスを入力し「サインアップ」をクリック。
3.確認メールが登録したアドレス宛に届く
4.メール内の「アクティブなアカウント」というボタンをクリックすると、アドレスの確認が完了する。
5.表示されたサイトで名前とパスワードを入力。
6.「仲間を増やしましょう」という画面が出たら、右下の「手順をスキップする」でスキップしても問題ない。

これでアカウントの登録は完了。自分が主催者となり、ミーティングを設定することができる。

インストール、ダウンロードは必要?

WebブラウザでZoomを使用する場合には、アプリのインストールは不要だ。なお、ブラウザは「Google chrome」が推奨されている。

しかし、頻繁に利用する可能性がある場合は、アプリをダウンロードしておいてもいいだろう。アカウントの作成が完了すると、「テストミーティングを開始」画面に移行する。ここから「Zoomミーティングを今すぐ開始」をクリックすると、「Zoom Meetingsを開く」というウインドウが開くので、それをクリックすると自動でアプリのインストールが開始される。

もし、うまくインストールできなかった場合は、公式サイト最下部のダウンロードページから再度試してみよう。(「ダウンロード」の「ミーティングクライアント」をクリック)。

Windowsの場合はこの方法でダウンロード可能だが、Macではダウンロード作業の前に、「セキュリティとプライバシーの設定」を変更して、特定の開発者からダウンロードしたアプリケーションを許可する必要がある。(すでに許可済みであればこの手順は不要)

招待する?招待される?Zoomの参加方法

Zoomでのミーティングには、「招待されて参加する方法」と「こちらから招待する方法」の2つがある。それぞれの手順を紹介しよう。

招待された場合

主催者(ホスト)から送られてきた「招待URL」をクリックすると、そのままミーティングに参加可能だ。アプリをすでにダウンロードしている場合には、URLをクリックするだけで自動でアプリが起動する。

別の人を招待する場合

自分が主催者になり、他の人をミーティングに招待する方法は、以下の2つの方法がある。

1.相手に招待URLを伝える。

Zoomを立ち上げて「ビデオありで開始」または「ビデオなしで開始」で通話を開始し、「他のユーザーを招待」か、下の黒いバーの「参加者」→「招待」をクリックする。招待用URLがコピーできるようになるため、メールなどで相手に送信。あとは相手が参加するのを待つだけだ。

2. 「登録した連絡先」から招待する。

自分がよく連絡する相手を登録しておき、それを使って会議に招待することもできる。招待の際に「IMで招待」を選択すると連絡先が表示されるため、招待したい人を選択しよう。

ただしこの方法の場合、相手のアイコンが緑色(オンライン状態)になっていないと招待ができないため、事前にZoomを立ち上げておくように連絡しておこう。アイコン緑色になっていたら、招待したい相手を選択後「招待」をクリックすると招待が完了する。

Zoomの便利な機能

最後に、Zoomに搭載されている便利な機能を2つ紹介する。これらの機能を使いこなして、WEBミーティングをより快適に行ってほしい。

ホワイトボード

ホワイトボード機能では、実際の会議のように誰でも書き込みができる「ホワイトボード」をZoomの画面上で使用できる。より現実に近い会議が可能になる画期的な機能なので、アイデア出し、ブレスト会議の際に活用してみては。

画面共有

画像共有とは、自分のPCやタブレットなどに表示されている画面を、そのまま相手の画面に表示させる機能のこと。Zoomでは、画像や動画だけでなくPowerPointやPDFファイル、現在表示させているブラウザなど、さまざまな画面を複数の人たちと共有することが可能だ。

画面共有ができないときはここをチェック

もし、画面共有がうまくできない時は、以下の項目をチェックしよう。

・異なるネットワークに繋がっている

「タブレットやスマホなどの画像を共有できない」という場合に多いのが、異なるネットワークに接続されているケースだ。例えば、PCは自宅のWi-Fi、iPadは手持ちのモバイルルーターに接続されている、といった場合が挙げられる。この場合は、接続をどちらかに統一することで解決できる。

・Zoomのアプリが最新版になっていない

同じネットワークに接続しているにも関わらず、画像が共有できないときは、アプリのアップデートが必要かもしれない。アプリは、常に最新版に更新して利用するようにしよう。

Zoom公式サイト

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文/oki

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