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新入社員必読!記載すべき内容、作成手順、研修の報告書の簡潔なまとめ方

2020.05.18

研修報告書の書き方が分からず悩んでいる人は、まず報告書を作成する目的を知ることが肝心です。目的が明確になると、要点を整理しやすくなります。研修報告書に記載する内容やポイント、作成のステップ、コツを紹介するので、参考にしましょう。

研修報告書を作成する目的

社会人になると研修を受ける機会が増え、研修報告書の作成に悩む人は少なくありません。まずは、研修報告書を作成する目的について見ていきましょう。目的が明確になることで、どのようなことを書けばよいのかが、分かりやすくなります。

研修を振り返り、学んだ内容を整理する

研修を受けた後に研修報告書を書くことで、研修を振り返ることができます。どのような研修だったのか、また、どのようなことを学んだのかを言葉にするために、じっくり考える必要がでてきます。

再び考えて言葉にするアウトプット作業は、学びや気付きにつながり、得た知識が定着しやすくなります。

研修の内容を社内に伝える

上司や同僚に、どのような研修だったのかを伝えることも研修報告書の目的の一つです。研修の内容を社内で共有することで、参加しなかった人も必要な知識を得ることや学ぶことができます。

研修は、学んだことを仕事に生かすことが目的で行われています。そのため、研修内容を共有することで、上司や同僚のフィードバックを受けられるのも大切なポイントです。

そうすることで、自分だけでなく社内全体の仕事の効率化や改善につながります。

研修報告書に書くべき内容とポイント

研修報告書は、ポイントを押さえて要点をまとめるのが大切なコツです。実際に研修報告書には、どのような内容を書く必要があるのかを把握しましょう。

報告書の基本項目

報告書に記載すべき基本的な項目は、ある程度決まっています。基本的な必須事項には、研修の日時・場所・テーマ・作成者名・講師の名前・参加者・研修内容・研修の様子・感想(課題や気付き)などがあります。

これらの内容を、A4サイズの用紙1枚程度にまとめるようにしましょう。

なお、会社によっては、研修報告書の書式が用意されていることもあります。まず、規定の書式があるか確認しましょう。

規定の書式がない場合は、ネットで手に入る無料のテンプレートをベースに作成するのも一つの方法です。記載内容について漏れがないか心配な人は、あらかじめ確認するとよいでしょう。

内容は簡潔に箇条書きを使ってまとめる

研修の報告書は、研修の内容を事細かに書く必要はありません。むしろ、要点を簡潔に書くことが大切なポイントです。

研修報告書には、社内で共有するという目的もあります。報告書に目を通す人が読みやすいか、または理解しやすいかを意識して書きましょう。

要点を簡潔に書くコツは、『箇条書きを使ってまとめる』ことです。一つの項目を長々と書かず、50文字程度(3行程度)にまとめるのも大切なポイントです。読みやすさが格段にアップし、要点が伝わりやすくなります。

特に上司はさまざまな重要な任務があるため、報告書をじっくり読む時間がないことも考えられます。そのため、知りたいことがすぐに分かるということが大切になります。

自分の学びや気付きを書く

研修報告書には、研修の感想も記載します。ただし、どのような研修だったのかといった感想文にならないように注意しましょう。

研修の目的は、学びや気付きを仕事に生かしていくことです。研修を通して、どのような学びや気付きがあったのかに重点を置くことを意識しましょう。

研修報告書作成のステップ

研修報告書を作成する手順を紹介します。研修報告書はパターンがあるため、コツを掴めばスムーズに書けるようになるでしょう。

基本情報をまとめる

まずは、研修の日時・場所・テーマ・作成者名・講師の名前・参加者といった基本情報を書きます。各項目の後にコロン(:)をつけて、説明を記載し、箇条書きにするのが一般的です。

また、研修内容・研修の様子・感想(課題や気付き)などは、要点を簡潔にまとめ、箇条書きにしましょう。

研修内容をまとめる

研修報告書の作成で多くの人がやってしまう失敗が、単なる感想文になってしまうことです。感想文にならないようにするには、まずポイントを絞ることです。

具体的には、『何をどのように感じたか』『何をどのように学んだか』『どのようなことが新発見だったのか』『次にどのように生かしていけるのか』というような点に着目するとよいでしょう。これらの元に、要点を箇条書きにします。

研修に参加する際は、あらかじめ上記のポイントを意識して話を聞くようにすると、後で研修報告書が書きやすくなります。

業務に生かせるポイントを考察する

前述の通り、研修の目的は、学んだことや気付きを社内で生かしていくことです。つまり、会社にとって利益となるべきものなのです。

そのため、学びや気付きを得たことで、現状の仕事にどのような課題があるのか、またどのように改善していけるのかといった考察を盛り込むようにしましょう。

その際は、単なる根拠のない個人的な意見にならないようにすることが大切です。なぜそう思うのかという具体的な理由も合わせて記載すると説得力が増します。

構成/編集部

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