年度末は書類をデジタル化して机スッキリ！ドキュメントスキャナー活用術

多くの人の机には少なからず、紙の資料があることだろう。そして、場合によっては整理もされずに、散らばっていたり、実はもう必要ないのに放置されているものもあるのではないだろうか？そして、当たり前ではあるが、紙資料にはデジタル的な検索性がない。そのため、自分でインデックスをつけるなどしない場合は、自分の目で資料の中から目的の情報を探すしかない。

そんな多問題を解決するためのデバイスとして、最近では紙資料をデジタル化する「ドキュメントスキャナ」を使う人も増えている。紙資料をスキャンしてPDFなどの電子データにしてしまうのだ。そして、スキャナによってはPDFからテキストデータを生成するツールが付属している。これは非常に便利で、複数のドキュメントのなかから、目的のキーワードを含んだドキュメントを検索することもできる。紙のドキュメントにはない検索性をプラスできるのだ。

■どのスキャナがいいか？

このジャンルではPFUの「ScanSnap」が有名だ。実際に僕もこの「ScanSnap」をいくつか持っており、使現時点では3つの「ScanSnap」のドキュメントスキャナを持っている。「ScanSnap」には現在、大きく分けて2つの製品ラインアップがある。机の上に置きっぱなしにして使うタイプの『iX500』とポータブルなタイプの『iX100』だ。

ポータブルタイプの『iX100』はワイヤレスLANで接続でき、バッテリ駆動もできるので非常に使いやすい。現時点では前世代の『S1100』も販売されているが、やはり『iX100』のほうがポテンシャルが高い。また、毎日、20～30枚以上のドキュメントをスキャンするような人には高速な『iX500』のほうをおすすめするが、普通は『iX100』で十分だと思う。『iX100』はコンパクトなので、机の上の場所をとらないのもポイントだ。