個人事業主やフリーランスの方必読！会計と自動連携できる電子決済データ端末の選び方

個人事業主やフリーランスは、一人で何役もこなさなくてはいけないからこそ、書類業務などの雑務は手短に終わらせたいものです。

電子決済データを自動連携できる端末を導入すれば、会計処理や確定申告にかかる手間を削減し、本業に集中しやすくなるでしょう。

電子決済端末の選び方や導入のメリット、また、注意点についてまとめました。代表的な端末の特徴も紹介するので、ぜひ参考にしてください。

電子決済データを会計と自動連携する仕組み

現金での支払い以外の手段として、キャッシュレスを利用する方が増えてきました。会計の際に、小さな画面のある端末にクレジットカードやスマートフォンをかざした経験のある方も多いのではないでしょうか。

キャッシュレス決済では、専用の端末を使って電子決済データをクレジットカード会社や電子マネー会社などに送信することで、現金を使わずに支払い・料金の受け取りが可能です。また、電子決済データは店舗側の会計システムと自動連携され、どのタイミングでどの商品・サービスがいくらで売れたかといった情報が記録されます。

会計と自動連携できる電子決済データシステムは、さまざまな種類があります。設置方法と決済方法に分けて、主な種類を見ていきましょう。

■設置方法による種類

電子決済データ端末は、設置方法により次の2つの種類に大別できます。

• 据置型
• ポータブル型

据置型とは、レジカウンターに置いて使うタイプの決済端末です。小型で移動可能なタイプもありますが、現金を扱うレジと有線でつながっているものも多く、移動できる範囲が限られています。プリンターが内蔵されたタイプなら、決済からレシート発行までワンストップで対応できます。

一方、ポータブル型はWi-Fiやモバイル通信を利用し、無線でレジや会計システムとつながったデータ端末です。また、専用の端末ではなく、タブレットやスマートフォンにアプリをインストールして利用できるタイプもあります。

ただし、ポータブル型もWi-Fiやモバイル通信が利用できる環境であればどこでも使えるというわけではありません。例えば、Bluetoothで会計システムと接続している場合なら、会計システムの近くでの利用に限られます。

■決済方法による種類

電子決済データ端末が対応できる決済方法によってもいくつかの種類に分けられます。主なキャッシュレス決済の手段は、以下をご覧ください。

• クレジットカード、デビットカード
• 電子マネー（カード型、モバイル型）
• QRコード、バーコード

クレジットカードや電子マネーには、プラスチックなどでできたリアルカードを使うカード型とスマートフォンにカード情報を登録して使うモバイル型があります。カード型で決済するには、データ端末にはカードを挿入する差し込み口やタッチレス決済の読み取り機能が必要です。

一方、クレジットカードや電子マネーのモバイル型、QRコード、バーコードに対応する場合は、利用者がスマートフォンで表示したデータを読み取る機能が必要です。

特定の機能のみ（例：クレジットカードの挿入・スライドのみ）を搭載したデータ端末もありますが、リアルカードからモバイル型カード、QRコードなどの複数のキャッシュレス決済に対応できる「マルチ端末」もあります。

個人事業主・フリーランスが電子決済データを自動連携するメリット

電子決済データを会計システムに自動連携することで、次のメリットを得られます。

• 売上増を期待できる
• 会計処理の時間を短縮できる
• 確定申告時の手間を軽減できる

いずれも個人事業主やフリーランスにとって嬉しいメリットです。詳しく見ていきましょう。

■売上増を期待できる

現金だけでなく、多様なキャッシュレス決済に対応することで、顧客の増加を期待できます。手持ちのお金がないときでも購入できるようになり、売上増も期待できるかもしれません。

また、「持ち合わせが少ないから……」と躊躇していた高額な商品・サービスを購入する動機になる可能性もあります。クレジットカードなどにはポイント制度もあり、「現金で購入するよりもおトク」と判断し、顧客が購入意欲を高めるケースもあるでしょう。

■会計処理の時間を短縮できる

キャッシュレス決済はおつりがないため、現金よりも短時間で会計処理が完了します。また、顧客がお財布から紙幣や小銭を取り出す手間や、店員が金額を数える作業も不要になります。

会計処理に手間取ると、顧客を待たせることになり、購買意欲を削いでしまうかもしれません。キャッシュレス端末を準備し、顧客が「買いたい」と思ったときにすぐ決済できるようにしておきましょう。

■確定申告時の手間を軽減できる

確定申告を実施する前に、販売や返品、仕入れなどのさまざまな会計記録を帳簿にまとめておくことが必要です。また、記録通りに現金や預金があるのかも確認しておかなくてはいけません。

キャッシュレス決済を利用することで、決済後瞬時にデータが記録されるようになり、帳簿作成の手間を大幅に軽減できるようになります。また、現金を使用する機会が減ることで、データと現金のずれがないか確認する作業の手間も軽減できます。

導入前に検討したいデメリット

電子決済データと会計システムへの連携やキャッシュレス決済対応端末の導入は、個人事業主やフリーランスの業務負担を軽減する有用な手法といえます。しかし、いくつか検討しておきたいデメリットもあります。主なデメリットとしては、次の2点が挙げられるでしょう。

• 決済手数料が発生する
• 入金・支払いのサイクルが変わる

それぞれのデメリットについて解説します。

■決済手数料が発生する

キャッシュレス決済を利用すると、決済1件ごとに手数料が発生します。また、オンライン決済を利用したときも、データ処理に手数料がかかる可能性があります。

そのため、売上が少々増加しても、手数料が差し引かれる分、実際の利益にはあまり変化が生じないケースも少なくありません。導入する前にどの程度売上が増加するのか、実際の利益も増加するのかシミュレーションしておくことが大切です。

■入金・支払いのサイクルが変わる

現金で商品やサービスを販売する場合は、販売したタイミングと現金が増えるタイミングは同一です。しかし、キャッシュレス決済を利用する場合は、実際の入金が行われるタイミングが遅くなるため、資金繰りに影響が生じるかもしれません。

決済サービスによっては入金の頻度が少なく、仕入れに間に合わない可能性もあります。キャッシュレス決済のサービスを導入するときは、入金の頻度やタイミングも確認しておきましょう。

会計と自動連携可能な電子決済端末を選ぶポイント

個人事業主やフリーランスがキャッシュレス決済を導入するときは、次のポイントに注目して電子決済端末を選びましょう。

• 対応する決済方法が多いか
• 既存の会計ソフトと連携できるか
• 決済端末は利用しやすいか

それぞれのポイントを解説します。

■対応する決済方法が多いか

対応する決済方法が多ければ、競合店や競合企業との競争力が高まります。また、顧客の購買意欲を削がない要因ともなるため、売上増が期待できるかもしれません。

リアルカードやモバイル型などの複数の決済方法に対応するマルチ端末を導入すれば、初期費用を抑えて決済方法を飛躍的に増やすことが可能です。ただし、決済会社に申請すると審査が実施されるため、実績や信頼に乏しい個人事業主やフリーランスは希望する決済サービスを利用できない恐れがあります。

■既存の会計ソフトと連携できるか

導入しようとする決済サービスが、現在利用している会計ソフトと連携できるか確認しておきましょう。連携できない場合は会計ソフトを買い直す必要が生じ、コストがかさむだけでなく、導入時の手間も増大してしまいます。

■決済端末は利用しやすいか

決済端末の利用しやすさも確認しておきましょう。端末の操作性だけでなく、POSレジやプリンター（端末がプリンター内蔵型ではない場合）の接続のしやすさなどもチェックしておくことが必要です。

据置型はレジ等と有線接続のため、通信が安定しているというメリットがありますが、価格は高めです。一方、ポータブル型は無線接続で通信の安定度は据置型に劣りますが、価格が低めかつ決済できる場所が広がります。例えば、飲食店ならテーブルでも決済ができ、顧客の利便性が高まるというメリットがあります。

【個人事業主・フリーランス向け】電子決済端末5選

個人事業主やフリーランスが利用しやすい特徴を持つ電子決済端末・サービスをご紹介します。使い方や利便性、対応可能な決済方法なども比較し、事業にとってプラスとなる端末・サービスを選びましょう。

■AirPAY

AirPAY（エアペイ）は、専用カードリーダーとiPad・iPhoneのアプリを利用する決済代行サービスです。クレジットカードや電子マネー、QRコード決済など幅広く対応できるため、キャッシュレス決済の手段を増やしたいときにも適しています。主な特徴は以下をご覧ください。

• 操作性の高いUI
• 入金頻度の多さ（月3回か6回）
• 導入費用、月額固定費はなし

レジ決済後はデータが自動集計され、売上をグラフで確認できます。

参考：AirPAY

■PayPay

PayPay（ペイペイ）は、QRコード決済サービスです。若い世代を中心にユーザー数が多いため、利用者増を見込めます。主な特徴は以下をご覧ください。

• 導入費用なし
• PayPay以外の決済にも対応可能
• 入金頻度は月1回

クーポンやスタンプといった顧客サービスへの対応も可能です。リピーターを増やしたいときにも適したサービスです。

参考：PayPay

■Square

Square（スクエア）は、クレジットカードやQRコード決済などの多様なキャッシュレス決済に対応するサービスです。主な特徴は以下をご覧ください。

• 決済端末の種類が複数あり、それぞれ費用が異なる
• 導入費用、月額固定費はなし
• 入金は最短翌営業日

入金までの期間が短いため、資金繰りに影響を及ぼしにくいサービスといえます。

参考：Square

■STORES

STORES（ストアーズ）は、複数店舗の管理が可能な決済代行サービスです。リアル店舗とネット店舗の両方を運営しているときなどに活用しやすいでしょう。主な特徴は以下をご覧ください。

• プランにより月額固定費と決済手数料、端末代金が異なる
• 短期間で導入可能
• 入金は最短翌々営業日

手動では最短営業日に入金可能ですが、自動入金を選択すると月1回の入金になります。

参考：STORES

■USEN PAY

USEN PAY（ユーセンペイ）は、POSレジアプリと決済端末を連動して利用するサービスです。主な特徴は以下をご覧ください。

• 対応する決済手段により4種類の端末から選択可能
• レジアプリはセール価格の反映やロス管理などにも対応
• 入金回数は月1～2回

クレジットカード決済は月2回、電子マネー決済・QRコード決済は月1回の入金です。

参考：USEN PAY

電子決済端末をより便利に利用するためのヒント

電子決済端末は便利なツールです。会計ソフトやレジと連携し、業務効率化を実現するだけでなく、集客や売上増にも効果を期待できます。

電子決済端末をより便利に利用するためのヒントをご紹介します。ぜひ参考にして、効率よく会計業務をこなしていきましょう。

■個人事業主・フリーランスが利用しやすいサービスを選ぶ

法人向けのサービスは固定費が高額な傾向にあるため、維持が難しい可能性があります。個人事業主やフリーランスが利用しやすい「小規模事業者向け」「中小事業向け」などのサービスを選ぶようにしましょう。

■解約条件をチェックする

どんなに便利そうなサービスでも、実際に使ってみないことにはわかりません。導入後に「合わない」「不便になった」と感じる可能性もあるため、契約前に解約条件をチェックしておきましょう。

業務負担を軽減する仕組みを導入しよう

個人事業主やフリーランスは人的資源が乏しいケースも多いため、「いかに効率性を高めるか」を常に念頭におき、業務を進めていく必要があります。電子決済データを会計ソフトと自動連携できる仕組みなどを導入し、効率よく運営していきましょう。

構成／林 泉