ChatGPTのプロンプト、使いこなしてる？業務効率化、資料作成、アイデア出しに活用するコツ

今や私たちの生活に身近な存在になったChatGPT。ビジネスシーンでも、業務の効率化やアイデア創出など、ChatGPTの活用シーンが広がっている。しかし、「使ってみたものの、思ったような効果が得られない」「どう使えば効率化につながるかわからない」と悩む人も多いのではないだろうか。

本記事では、ChatGPTの基礎知識とプロンプトのコツを徹底解説する。ビジネスや日常生活で役立つ使い方の具体例も紹介するので、AIを使いこなすためのテクニックを身につけ、日常をより充実したものにしてほしい。

ChatGPTとは？初心者にもわかる基礎知識

ChatGPTが世間の注目を浴びたのは2022年のことだ。対話形式の指示によって生成される文章のクオリティーに驚かされたのは記憶に新しい。ChatGPTはその後も進化を続け、より機能的かつ実用的なツールとなっている。

まずは、ChatGPTに関する基本的な知識と、最新のモデルでできること、利用するにあたって気を付けるべき注意点を押さえておこう。

■ChatGPTの概要

ChatGPTは、OpenAIが開発した対話型生成AIだ。チャットを通して指示を与えると、Web上の情報を基に文章やコード、画像など多様な成果物をアウトプットする。2022年に話題となった際には、主に文章生成のクオリティーや自然な対話能力が賞賛された。

世間への浸透と同時に課題も指摘され、わずか数年の間に新たなモデルの開発や機能の追加が行われている。最新のChatGPTはテキストだけでなく音声入力も対応となり、スマホでも利用が可能だ。

■ChatGPTでできること

ChatGPTでは、次のようなことが可能だ。

リサーチ・データ分析：Web検索、入力したデータの分析・解説

文章生成：指示に応じたメール、資料、物語などの生成

画像生成：指示に応じたイラストの生成

音声会話や翻訳：音声による対話・リアルタイムな翻訳

最新のChatGPTでは音声入力や画像の読み込み・解析などが可能になり、活用の幅がさらに広がった。これらの機能を組み合わせることで、業務の効率化や学習支援、アイデア創出など、さまざまな効果が得られるだろう。

■ChatGPT利用における注意点

ビジネスでもプライベートでも大いに活躍するChatGPTだが、注意しておきたい点がいくつかある。利用の際には次の項目に留意しよう。

誤った情報が生成される可能性がある

最新情報が反映されない場合がある

個人情報や機密情報は扱わない

ChatGPTの情報源は、Web上のデータだ。そのため、専門性が高い内容やリアルタイム性が求められる情報など、Web上にデータのない事柄に関して回答ができない。また、プロンプトを正しく理解できずに誤った情報を提示したり、架空の企業や人物、キャラクターを作り上げて、さも事実であるかのように回答したりするリスクもある。

ChatGPTを始めとするAIは、まだ進化途中であり万能でもない。利用の際には、リスクを理解した上で精巧なプロンプトの設計やファクトチェックなど、自身でも対策が必要だ。

なお、ChatGPTに入力したデータはOpenAIによって利用される可能性があるため、個人情報や機密情報の取り扱いは控える、もしくはデータを学習させないオプトアウトを設定しよう。

【ChatGPTの使い方】プロンプトのコツ

ChatGPTを使いこなすためには、プロンプトと呼ばれる指示文の書き方が重要なカギだ。プロンプトの設計によって、ChatGPTの回答の精度やその実用性が大きく左右される。

ここでは、ChatGPTを使いこなすプロンプトのコツについて解説する。

■詳細かつ明確に指示する

プロンプトは、具体的かつ明確に書くことが重要だ。例えば、「ChatGPTがどんなものか簡単に説明して」といった曖昧な指示では、期待するような回答が得られない可能性がある。「ChatGPTの機能的な特徴、可能な処理作業を初心者にも理解できるように300字以内で説明して」と詳細に伝えることで、より求めるものに近い回答が得られる。

■役割を与えて精度を上げる

「あなたは、食品関係の営業経験が10年ある営業のプロです」や、「マーケティングの専門家として、製品Aの改善点を挙げてください」など、ChatGPTに専門家の役割を与える。これにより、専門的で精度の高い回答が得られる可能性がある。欲しい情報にマッチした役割を与え、ChatGPTに指示を出してみよう。

■出力の形式や構成を指定する

得たい情報の出力の形式や構成を指定することで、情報が整理されてわかりやすくなり、有用性も高まる。「箇条書きにする」「グラフ・表を作成する」「3つのポイントにまとめて500字以内で」など細かく指示をすると、 ChatGPTの成果物が期待通りのかたちに近づく。

■目的や用途を伝える

例えば、ChatGPTで新製品紹介に関する文書を生成する場合。「社内用」「取引先用」「SNS投稿用」では、それぞれ重点的に説明する項目や適した文体、全体的な文字数など多くの点に関して最適な内容が異なるだろう。より実用的な回答を得るためには、具体的なターゲットや利用シーンを意識したプロンプトの設計が重要だ。

【ChatGPTの使い方】ビジネスにおける活用方法3つ

ChatGPTはビジネスシーンでも多彩に活躍するツールだ。ここでは、ビジネスにおける具体的な活用例を3つ紹介する。

■議事録作成の効率化

会議の内容を記録し、参加者や意見内容などさまざまな項目についてまとめる議事録は、重要な文書であるからこそ作成に手間のかかるもの。ChatGPTを導入すれば、議事録作成が大幅に効率化できる。ChatGPTを活用した議事録作成の手順は以下の通り。

会議の内容を録画・録音、もしくはメモする

録画・録音であれば、文字起こししてテキスト化する

ChatGPTにテキストデータを入力し、議事録にするよう指示する

作成された議事録の確認をし、必要に応じて修正を行う

文字起こしに関しては専用ツールの活用がおすすめ。Microsoft TeamsやZoomであれば、文字起こし機能が搭載されているので設定をONにしよう。

話の要約や箇条書きによる要点のまとめなど、ChatGPTの文章生成能力は議事録作成に役立つだろう。ただし、微妙なニュアンスや回りくどい会話の真意を読み取ることは難しい場合もあるため、作成された議事録は事実と相違がないか必ずチェックしよう。

■エクセル作成のサポート

ビジネスシーンで必須のツール、ExcelもChatGPTとの連携で効率化ができる。具体的には、必要な作業内容を伝えることで適切な関数を教えてくれたり、データを読み込んで分析やグラフを作成したりしてくれる。

従来と比べて大幅に時間の短縮ができる上に、Excelに不慣れな場合でもChatGPTのサポートがあれば、十分に機能を使いこなせるようになるだろう。

■資料用の画像生成

最新のChatGPTでは、高度な画像生成が可能だ。構図やデザイン、質感などを指示すればChatGPTがオリジナルの画像を生成してくれる。プレゼン資料やデザインのイメージ画など用途は幅広く、情報の伝達を円滑にしてくれる。ただし、商用利用の際には著作権侵害などのトラブル回避のため、既存のコンテンツとの類似性を確認しよう。

日常を楽しくする！ChatGPTの面白い使い方

ChatGPTは、ビジネスだけでなくプライベートでもさまざまな使い方ができる。最後に、日常を豊かにするChatGPTの活用方法を紹介する。

■創作のアイデア

ブログ記事やSNS投稿など、オリジナリティーが求められるコンテンツのアイデア出しにChatGPTは最適だ。小説のプロットやキャラクターのビジュアル、歌詞など、創作活動のヒントを与えてくれる。

■旅行プラン計画

旅行は計画も楽しみのうちだが、飛行機や電車の時間、宿泊施設の費用などリサーチすることが多い。さらに、位置関係を確認して効率よく回る行程を計画するのは意外と難しい。

そういった場合、ChatGPTに目的地や予定日数、交通手段を入力すれば、時刻表も参照した旅行プランを計画してくれる。「有名な観光スポット巡り」「ランチはご当地グルメ」など、条件を変えて複数のプランを出して比較することも可能だ。

■人生相談・悩み相談

ChatGPTは、Web上の豊富なデータを参照している。つまり、知識は豊富で多くの経験談も語れる存在だ。音声会話が可能で24時間いつでも利用できるため、気軽な話し相手や悩み相談の相手としても人気がある。ただし、カウンセラーの代替にはならないので、深刻な相談は必要に応じて専門家のフォローを受けよう。

■趣味や学習のサポート

おすすめの小説や映画の紹介、語学学習のサポートなど、ChatGPTの活用方法は多岐にわたる。あらゆる質問に即座に回答しプラスの提案もしてくれるため、趣味や学習の幅が広がり、より充実した時間を過ごせるようになるだろう。

※情報は万全を期していますが、正確性を保証するものではありません。

文／編集部