管理者必読！オフィスにスマートロックを導入すべき7つの理由

2024.12.24

オフィスのセキュリティ強化や、カギの管理、入退室管理の効率化のため、最近では多くの企業がスマートロックを導入している。今回はオフィス向けのスマートロックでは何ができ、どんな課題を解決できるのか。さらに具体的な製品の選び方も紹介する。

オフィス向けスマートロックとは？

個人宅とは異なり、企業ではオフィスや倉庫、会議室など、複数のカギを管理しているケースが多い。よく行われているのは、担当部署やビルの管理室などで、キーボックスにまとめて管理する方法。そこから持ち出す際に管理台帳に記入することで、誰がどのカギをいつ使用したのかわかるようになっている。だが記入漏れがあったり、返却が遅れてほかの人が使えなかったりするといったトラブルもある。物理的なカギの受け渡しが必要な限り、紛失や盗難のリスクは避けられない課題と言っていい。施錠、解錠が面倒で、カギをかけないのが慣例になっているケースもあると聞く。これはセキュリティの観点からも、大きな問題と言えるだろう。

スマートロックは、従来のシリンダー錠のように物理的なカギを使用せずに、スマートフォンやICカード、暗証番号の入力、あるいは生体認証などを使用してカギの解錠、施錠ができる製品やシステムの総称。住宅向けだけでなく、オフィス向けにも様々な製品が提供されていて、多くが既存のシリンダー錠に後から取付けできるようになっている。また、オフィス向けの製品ではスマートロック本体だけでなく、IC付き社員証や交通系ICカード、スマートフォンを使ってドアを解錠、施錠できるなど、カギの権限を多くの人に設定、管理できるサブスクリプションサービスが一緒に提供されている。ほかにもゲストに向けて有効期限付きのカギを発行できるほか、入退室の履歴データをAPI連携すれば、勤怠管理に役立てることもできる。

オフィス向けスマートロックでできること

（1）大きな工事をせずに簡単に導入したい
→既存のドアに後付けで設置可能

スマートロックはドアのシリンダー錠ごと交換するほか、既存のドアに後付けで設置できるものも多い。設置方法には、強力な両面テープで固定するものから、ネジ止めが必要なもの、独自の工法でドアを傷つけることなく固定できるものなど、メーカーによって様々な手法が採用されている。ただし、ネジによる穴あけ加工や、頑丈な両面テープ施工の場合は、ドア塗装が剥げるなど、退去時に費用が発生し、物件オーナーとトラブルになるケースがあるので、「しっかり原状回復ができるかどうか」は重要なポイントだ。

（2）管理が大変なカギの受け渡しをなくしたい
→受け渡しが不要で紛失・盗難の心配なし

物理的なカギが不要となるため、カギを受け渡したり、カギの所在を管理したりする手間から解放される。受け渡しがないということは、紛失・盗難のリスクもないということ。社員がカギを持ったまま帰宅してしまったり、退職した人から合カギが回収できなかったりといったトラブルも防ぐことができる。物理的なカギを管理する煩雑さから解放されるのは、企業がスマートロックを導入する大きなメリットと言えるだろう。

（3）簡単かつセキュアに入退室できるようにしたい
→カギ代わりに使うのは身近なスマホやICカード

住宅向けのスマートロックでは、スマートフォンのアプリから、Bluetooth経由で屋内のスマートロックを操作し、解錠するという方法が多く採用されている。オフィス向けでは同様の方法のほか、ドアの外側に別途カードリーダーを設置し、ICカードやNFC対応のスマートフォンをかざすことで、解錠できるしくみが採用されている。ただしカードリーダーはオプションとなっていることが多い点には注意したい。このほか、よりシンプルな暗証番号を使った解錠や、最近では顔認証、指紋認証を使って解錠できるスマートロックも登場している。

万が一、スマートフォンやICカードを紛失しても、遠隔で管理者側が権限を無効にできるので安心。逆に新たな権限を設定するのも簡単なので、退社した社員のカギの無効化、新入社員へのカギの新規発行が手間なく行える。権限はスマートロックごとに設定できるので、拠点ごと、フロアごとに、解錠、施錠できる人を分けることもできる。

（4）施錠、解錠が面倒で開けっ放しをやめたい
→オートロックでうっかり閉め忘れを防止

スマートロックの多くには、解錠後一定時間経過後、あるいはドアが閉まったのを確認して自動的に施錠するオートロックの機能が備わっている。多くの人が出入りするオフィスで、解錠のたびに施錠する手間を省くと同時に、うっかり閉め忘れを防ぐことが可能。これまでカギをかけないことが慣例になっていたような場所も、しっかり施錠でき、セキュリティを高められる。

（5）業者とのカギの受け渡し、立ち合いをなくしたい
→セキュアな一時的なカギの発行ができる

社内だけでも煩雑なカギの受け渡しだが、搬入業者や清掃会社など社外との受け渡しはさらに手間がかかる。カギを開閉するためだけの立ち合いに、煩わされていた人も少なくないだろう。スマートロックではこうした業者やゲストに対して、一時的なカギの権限や有効期限付きの暗証番号を発行することができる。部外者が入る際のセキュリティリスクを最小限にとどめつつ、カギの受け渡しや立ち合いの手間を削減できる。

（6）離れた拠点のカギの状況もまとめて管理したい
→Wi-Fi経由でインターネット接続し、遠隔操作可能

スマートロックの中には、オプションのWi-Fi機器を設置することで、インターネット経由での遠隔操作ができる製品もある。離れた拠点のカギの状態をリアルタイムに把握することができ、施錠、解錠の操作も可能だ。一方でカギがインターネットにつながることで通信障害も起こり得るほか、ハッキングのリスクもある。利用する際には、通信のセキュリティ強化もあわせて検討したい。

（7）いつ誰が解錠したのか管理したい
→解錠の履歴を記録。勤怠管理にも活用できる

スマートロックでは、解錠、施錠の履歴を記録できる。製品によってローカル環境だけで記録ができるもの、インターネットに接続して記録するものがあり、後者の場合はインターネットに接続するオプションが必要になるものもある。いつ誰が出入りしたのかを管理できるだけでなく、これらのデータをAPI連携することで、勤怠管理に役立てられる。

オフィス向けのスマートロックの選び方

ここまでオフィス向けのスマートロックでどんなことができ、どんな課題を解決できるのかを紹介してきた。製品、サービスを選ぶ際にはこれらを踏まえて、自社の課題を解決できるものを選びたい。以下に、既存のシリンダー錠に後付け可能な、オフィス向けに使用できるスマートロックの一部をまとめたので、ぜひ参考にしてほしい。

たとえば多くの人が頻繁に出入りする場所では、アプリ操作が必要なBluetoothを使った解錠方法よりも、ICカードやスマートフォンをリーダーにかざすだけのほうがスムーズだ。セキュリティの観点からは、「通信なしのスマートロック」が最もセキュリティに強く、地下室やサーバールーム、機密情報を扱う教育機関や研究機関、データセンター等の通信環境が整備されていない場所にも容易に対応できる。「通信ありのスマートロック」はセキュリティ強化対策が必須。また、オートロック機能も必須。さらに、出入りの業者やゲストにカギを発行する必要がある場合は、有効期限付きのカギが発行できる製品を選びたい。その頻度が高い場合は、いちいち登録するよりも、ワンタイムパスワードのような、有効期限付きの暗証番号を伝えるだけのほうが手間がない。

遠隔操作や入退室管理については、なおさらそのデータがどのように記録され、送信されるかといった、セキュリティ面も含めて検討したいところ。また入退室記録を勤怠管理に活用するなら、自社が利用しているシステムと連携できるかもチェックすべきポイントになる。

電源はドア付近にコンセントがあるなら、AC電源が接続できる方が電池切れの心配がない。一方で電池の場合は停電時も動作が可能。ただし、電池寿命には気を付ける必要がある。もちろん、そもそもドアにしっかり設置ができないと使えないが、多様な扉にしっかり設置出来る汎用性の高いスマートロックは安心感もあり、導入しやすいのではないか。まずは今使用しているドアのシリンダー錠に、しっかり取り付けができるかチェックするところから始めたい。

文／太田百合子