管理職必読！丁寧な言い方で部下との信頼関係を深めるコツ

部下への接し方や言葉遣いに悩むことはありませんか？話し方を少し丁寧にするだけで、信頼関係が深まり、職場の雰囲気が良くなることがあります。

今回は、部下に指示を出したり依頼をしたりする際の丁寧な言葉の使い方や、「部下」という言葉自体を、配慮ある表現に言い換える方法をご紹介します。ちょっとした工夫で、相手に気持ちよく受け取ってもらえる話し方を身につけましょう。ぜひ参考にしてください。

部下に対する「丁寧な言い方」が大切な理由

まずは、丁寧な言い方をすることがなぜ大切なのか、見ていきましょう。

職場で部下に話しかけるとき、命令口調や雑な言葉では信頼関係を損ねてしまうことがあります。ぶっきらぼうな指示は、部下にストレスを与える原因にもなります。

一方で、丁寧な言葉遣いを心掛けるだけで、部下は「自分を大切にしてくれている」と感じやすくなります。その結果、仕事へのやる気も自然と高まります。たとえば、「どうしたら良くなると思う？」といった質問や、「私はこう感じたよ」と伝える表現を使うと、部下が主体的に考え、行動しやすくなります。

ほんの少し配慮して柔らかい言い回しを選ぶだけで、部下はリラックスし、安心して仕事に向き合えるようになります。丁寧な言葉遣いは、単なるマナーではなく、部下との信頼関係を深め、やる気を引き出すための大切なスキルだと言えるでしょう。

部下に対する丁寧な言葉遣いのポイント

部下に対して、丁寧な言葉遣いを実践するための具体的なポイントを3つご紹介します。

(1)注意するときの丁寧な言い方

部下に注意する場面では、感情的に伝えると相手を傷つけたり、萎縮させたりしてしまいます。一方的に指摘するのではなく、まず相手の頑張りを認めたり、前向きな言葉を添えたりすることで、「怒られた」という印象を与えずにスムーズに伝えることができます。

具体例
・「全体的に良かったです。ここの部分だけ、ちょっと見直すともっと良くなると思います。」
・「もしここが直せたら、お客様にもっと伝わりやすくなると思います。」
・「ちょっとここで気になったところがあるので、どう改善できるか一緒に考えてみませんか？」
・「ここのところ、どうすればもっと良くなると思いますか？」

(2)指示や依頼を出すときの丁寧な言い方

部下に指示を出す場面では、命令形や断定的な表現を使うと、必要以上に威圧的に聞こえてしまうことがあります。柔らかい言葉を選ぶことで、指示が受け入れられやすくなります。

相手の協力を求めるニュアンスを加えることで、部下に安心感を与えることができるでしょう。過度にへりくだる必要はありませんが、相手が気持ちよく行動できる言い回しを意識したいですね。

具体例
・「明日までにこの資料を仕上げてもらえると嬉しいです。」
・「この部分を確認してもらえると助かります。」
・「今日中に状況を教えてもらえますか？次の準備を進めたいので。」

(3)ベーションを高めたいときの丁寧な言い方

部下のモチベーションを高めるには、頑張りや成果を認めてフィードバックすることが大切です。漠然とした褒め方では伝わりづらいので、「どこが良かったのか」を具体的に伝えると、部下のやる気や成長を後押しすることができるでしょう。

具体例
・「この資料、とても分かりやすかったです。特に、図の使い方が効果的でしたね。次もAさんにぜひお願いしたいです。」
・「今週のプロジェクト、進行がスムーズで助かりました。Aさんがうまくまとめてくれたおかげです。」
・「今回、新しいやり方にチャレンジしてくれた姿勢が素晴らしかったです。」

【シーン別】「部下」の丁寧な言い換え表現

「部下」という言葉は便利ですが、使う場面や相手によっては、より丁寧な言い換えが必要なこともあります。シーン別の言い換え表現をご紹介します。

(1)フォーマルな場面

社外の人との会話や公式な会議、上司や他部署の責任者との話し合いなどでは、礼儀正しく配慮のある言葉遣いが求められます。こうした場面では、上下関係を強調しすぎず、チーム内での役割や連携を意識した表現を使うと良いでしょう。

言い換え例

・チームメンバー
フォーマルさと協力的なニュアンスを兼ね備えた表現です。
・スタッフ
組織の一員としての役割を示す表現で、フォーマルな場でも自然に使えます。
・担当者
特定の業務や責任にフォーカスしたシンプルな表現です。
・後輩社員
年次や経験を含めた柔らかい表現です。

(2)カジュアルな場面

社内での雑談や同僚とのやりとり、チーム内での軽い会話などでは、親しみやすくリラックスした雰囲気を大切にした表現が良いでしょう。相手との距離感を縮めるような言葉遣いが効果的です。

言い換え例

・メンバー
チームの一員であることを示しつつ、カジュアルでフラットなニュアンスを持つ表現です。
・若手スタッフ
若手を指す際に使いやすく、明るいトーンを持つ表現です。
・後輩
親しい同僚や上司との会話で、年次や経験が浅い社員を柔らかく指す表現です。
・若手の子
親しい関係の中で使える軽い表現で、リラックスした会話に向いています。

部下への丁寧な言い方で信頼関係を深めよう

部下への接し方や言葉遣いに悩むのは、良い関係を築きたい気持ちがあるからこそでしょう。ほんの少し言葉を工夫するだけで、相手に与える印象が大きく変わり、部下も気持ちよく受け取ってくれるようになります。丁寧な言葉遣いとちょっとした配慮が大切にして、部下と信頼関係を築いていきましょう。

文／高見 綾
心理カウンセラー|“質上げ女子”のお悩み相談。カウンセラー養成コースで豊富な臨床経験を積み、心の世界で学んだことを現実に活かすアプローチに高い評価をいただく。相談数4千超。著書は『ゆずらない力』（すばる舎）。

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