感じのいい人がやっている、すぐに対処できないメールへの返信テクニック

2024.11.05PR

あなたが「感じがいい」と思うのは、どんな人でしょうか？

いつも率先して元気に挨拶をしてくれる職場の部下。相づちのバリエーションが豊富で、聞き上手な同僚。仕事のプロセスから正当な評価をしてくれる上司は感じがいいと思うのではないでしょうか？

一方で、仕事の指示が曖昧なのに、突然「まだ？」と自分の都合で催促してくる上司や、ネガティブワードや余計なひと言が多い部下、人が話している最中に何かと自分の話をかぶせてくるような同僚は、決して感じはよくないと思います。

こうしたちょっとした場面で始まる「感じがいい・悪い」の印象づけは、ビジネスシーンにおいても大きな影響を及ぼします。組織の中で働いている以上、人との関わりをなくすことはできません。せっかく縁があって知り合ったわけですから、気持ちよく付き合える関係を築き上げたいものです。

本記事では、50万部を突破した『よけいなひと言を好かれるセリフに変える言いかえ図鑑』シリーズの著者で産業カウンセラーの大野萌子さんの著書『「感じがいい人」の行動図鑑』の一部を抜粋し、再構成して気持ちよく働くためのヒントをお届けします。

「メールを確認しました。期日までにご連絡します」「まずは拝受のご連絡まで」

　朝、仕事用のパソコンを開いたら数十通ものメールが届いている。これが週明けの月曜日であろうものなら100通を超えることもザラ、なんていう人も多いのではないでしょうか。それだけ、メールはビジネスシーンに浸透し、欠かせないツールになっています。ただその分、連絡事項や仕事の依頼といった重要な目的で使われることも多く、扱い方を間違えるとメールに振り回されるという、目も当てられない事態に陥ります。問い合わせメールや要望が不明瞭なメールの対応で、相手の貴重な時間を奪ってしまっては、ビジネスに悪影響を及ぼしかねません。

　すぐに対応できないメールは、いったん拝受報告だけでも返しておくのが相手への気遣い。「メールを受け取りました。期日までにご返信します」とだけ送っておけば、ちゃんと受信されていること、期日までに対応してくれることがわかり、相手も安心します。この時、期日が曖昧な場合は問い合わせる、もしくは自分が対応できる期日を知らせておくと、後々、返信する際でも慌てることがありません。一方でメールを送る側も、なるべく無駄なやり取りが減らせるよう、相手にしてほしいことを明確に記載しておくと、仕事がやりやすいと感じてもらえるでしょう。

　ちなみに、簡単な返信メールを「とりあえず返信まで」と結ぶと、相手に失礼な印象を与える可能性があります。「とりあえず」が「間に合わせで」という意味にもとれるからです。ここでは「まずは」を使うのが正解です。

《ポイント》

すぐに返答できない場合でも、いったんレスポンスを。間に合わせの「とりあえず」ではなく「まずは」を使うこと。

職場、取引先、親族、近所付き合いなど、様々な人と関わる中で「感じがいい人」は、絶妙なコミュニケーションの術を無意識のうちに、あるいは意識的に身につけています。そんな「感じがいい人」がさりげなくやっている行動や言動の事例を紹介しましたが、いかがでしたでしょうか？ちょっとした話し方や言葉遣い、意識の向け方を変えるだけで、相手に与える印象は必ず好転します。「感じがいい人」の行動図鑑』の中で紹介している65のアクションをヒントに仕事も、人間関係も、うまくいく幸せ習慣を手に入れてください。