転職・退職・異動する人に「送る言葉」を書く時の基本要素と心得

「送る言葉」を書くときの基本構成と心得

転職・退職・異動時の『送る言葉』は、相手の新たな門出を祝福し、これまでの感謝を伝える大切な機会です。まずは、心に響くメッセージを作るポイントを紹介します。

■送別メッセージの3つの要素

送別メッセージを心に響くものにするには、基本の要素を押さえることが大切です。

まず、『感謝』の気持ちを伝えましょう。これまでの仕事への貢献や支えに対する謝意を表すことで、相手の心に温かさが広がります。

次に、共有した『思い出』を織り交ぜます。一緒に乗り越えた困難や成功体験など、具体的なエピソードを盛り込むことで、メッセージがより個人的で心に残るものになります。

最後に、新天地での活躍を願う『応援の言葉』を送りましょう。未来への希望と励ましの言葉は、相手の背中を押す力強いメッセージとなります。

■相手の立場に立った言葉選び

送別メッセージを書く際は、相手の立場に立った言葉選びが重要です。

例えば、長年勤めた会社を去る人は、新しい環境への不安も抱えているかもしれません。そんな気持ちに寄り添い、前向きな言葉を贈りましょう。

相手の性格や状況を考慮し、温かみのある言葉を選ぶことで、心に響くメッセージになります。

転職・定年・療養や介護による退職など、仕事上の別れはさまざまな状況が想定されます。なぜ相手が退職することになったのか、背景が分かる場合はシチュエーションに合わせた言葉選びが大切です。

■適切な送別メッセージの長さと構成バランス

送別メッセージの長さと構成バランスは、相手との関係性や伝えたい内容によって変わります。

寄せ書きなどでは他の人もメッセージを書き込むため、一般的に50～100文字程度の一言メッセージが適切でしょう。退職者と深い関係性がある場合は、200～300文字程度でも問題はありません。

前述のように構成としては、冒頭で感謝の言葉を述べ、中盤で思い出を振り返り、最後にエールを送るという流れが効果的です。

短すぎると軽く見えてしまい、長すぎると読みづらくなるため、バランスを考えて文字数を決定しましょう。また、相手との関係性に応じて、フォーマルさや親しみやすさを調整することも大切です。

【関係性別】送る言葉の書き方と例文

(出典) pixta.jp

送る言葉は、相手との関係性や状況に応じて適切に表現することが大切です。それぞれの立場や関係性を考慮しながら、感謝の気持ちや励ましの言葉をどのように伝えるべきか、基本的な方向性を解説していきます。

■転職・異動する同僚への送別メッセージ

転職・異動する同僚への送別メッセージは、これまでの感謝と新たな門出への応援を込めて書きましょう。

一緒に仕事をしたことのある相手であれば、一緒に働いた期間や共に達成したプロジェクトなど、具体的な思い出を挙げて感謝の気持ちを伝えます。相手の長所や成長を称え、新しい職場での活躍を期待する言葉を添えるのもよいでしょう。

【例文1】
〇〇部長、これまで大変お世話になりました。▲▲プロジェクトでは■■についてご指導いただき、私も成長できたと思っています。今後のご活躍とご健康をお祈りしています。

【例文2】
本社への栄転が決まったと聞きました。おめでとう！〇〇さんなら、本社でもきっちり仕事をこなして活躍できると思っています。お互いこれからも、頑張っていきましょう！

■退職する上司への送別メッセージ

退職する上司への送別メッセージは、感謝と敬意を込めて心を込めて書くことが大切です。長年の指導や支援に対する感謝の言葉から始め、具体的なエピソードを交えると印象深いメッセージになります。

また、上司の人柄やスキルを称える言葉を添えると、より心のこもったメッセージになるでしょう。

【例文1】
〇〇部長、これまで大変お世話になりました。▲▲プロジェクトでは■■についてご指導いただき私も成長できたと思っています。もっと教わりたいことがたくさんありましたが、異動先でのご活躍を祈っています。

【例文2】
〇〇先輩が退職されるのは、とても寂しいです。教育係として丁寧に仕事を教えていただき、本当にありがとうございました。〇〇先輩のようにスマートな顧客対応ができるよう、私も頑張っていくつもりです。新しい職場でのご活躍を心から願っています。

■転職・異動する部下への送別メッセージ

部下の転職や異動は、上司にとって複雑な感情を抱く出来事です。しかし、送る言葉には温かい励ましと感謝を込めましょう。

まずは、部下の成長を認める言葉から始めるのが効果的です。具体的な功績を挙げて感謝を伝えるのもよいでしょう。部下との関係性に応じて、より親しみのある表現を使っても問題ありません。

【例文1】
〇〇さんが退職をされると聞いて驚きました。いつも先頭に立ってみんなの指揮をしてくれていた〇〇さんなら、どこへ行っても活躍できると思っています。転職先でも頑張ってね！

【例文2】
〇〇支社への栄転、おめでとうございます。向こうでも希望していた職種に就けると聞いて、私もうれしかったです。こちらに来るときには、またいつでも連絡してね。

■関係が浅かった人への送別メッセージ

仕事上であまり関わりがなかった人が転職・異動をする場合、どのような送別メッセージを書けばよいのか迷ってしまうかもしれません。

相手がどのような理由で転職・異動するのか分かれば、メッセージのヒントになることもあります。ほとんど関係がなかった相手であれば、無理に思い出を探そうとしなくてもよいでしょう。一般的な応援メッセージのみでも、失礼にはなりません。

【例文1】
短い間でしたが、お世話になりました。〇〇さんが担当されていた▲▲を引き継ぐことになったので、今後も頑張っていきます。〇〇さんの新しい職場での活躍を願っています。

【例文2】
〇〇さん、3年間ありがとう。直接お話する機会はあまりありませんでしたが、〇〇プロジェクトでの活躍は聞いていました。新天地でも頑張ってくださいね。

【状況別】送る言葉の書き方と例文

(出典) pixta.jp

転職・異動以外でも、送別メッセージを送ることがあります。産休取得などの一時的な別れや、定年退職をする人への送別メッセージの書き方や例文を確認しましょう。

■出産・育児による産休取得のケース

出産・育児で一時的に職場を離れる人に対して、メッセージを送る機会もあるでしょう。

一般的な退職や異動とは、状況が異なります。基本的には、妊娠を喜ぶ言葉や、安心して休めるように気を配るメッセージが一般的です。

家庭の状況や生まれてくる子どもに関する話題はデリケートな分野になるため、親しい間柄でない場合は軽く触れる程度にとどめておきましょう。

【例文】
〇〇さん、ご懐妊おめでとうございます。最後まで仕事の引き継ぎをしてくださって、ありがとうございます。しばらくゆっくり休んでくださいね。また一緒に仕事ができる日を楽しみにしています。

■定年退職を迎えるケース

退職者が定年を迎える場合は、定年を祝う言葉を盛り込むのが一般的です。ほとんどの場合、目上の存在が定年退職を迎えるため、敬意を持ち、マナーを守ったメッセージを送るよう心掛けましょう。

年齢が離れている場合は関係性が薄い可能性もありますが、特別な思い出があればメッセージで触れるのもおすすめです。

【例文】
〇〇さん、定年おめでとうございます。長い間、お世話になりました。新入社員として初めて出勤したとき、〇〇さんから優しく教えていただいたことを今でも覚えております。退職後もお元気でお過ごしください。

送別メッセージを効果的に伝えるテクニック

(出典) pixta.jp

送る言葉を効果的に伝えるには、いくつかのテクニックがあります。メッセージの形式選び、視覚的な工夫、そして適切なタイミングについて解説します。転職や退職という人生の節目に、心に残る温かいメッセージを贈りましょう。

■手書き・デジタルどちらで伝えるかを考える

寄せ書きなど、主催者から手書きメッセージを求められるケースを除いて、送別メッセージは自由に書くことができます。メールやSNSを使って、デジタルメッセージの作成も可能です。

どちらもそれぞれ特徴があり、状況に応じて選ぶことが大切です。手書きのメッセージは、紙の質感やインクの色、筆跡など視覚と触覚の両方から情報を得られるため、より深い印象を与えます。

一方、デジタルメッセージは手軽で、遠距離でも即時に届けられる利点があります。例えば、急な転勤で離れた同僚への気持ちを素早く伝えたい場合などに適しています。

■メッセージを送るタイミングを検討する

送別メッセージを贈るタイミングは、状況によって異なります。あまり早すぎないタイミングで、退職・異動が確定した後がおすすめです。

送別会が行われるのであれば、その場で手渡すのが適しています。特別な機会がないときは、相手が忙しくなさそうなときを見計らってメッセージを送りましょう。退職直前や当日は慌ただしい可能性があるため要注意です。

デジタルメッセージであればタイミングを逃してしまったときも伝えやすいですが、遅くなりすぎないよう注意しましょう。