「会食」と「接待」の違いとは？今さら聞けないお店の選び方や会食中の注意点

会食とは

会食（かいしょく）とは、複数の人が集まって一緒に食事をすることです。ビジネスのシーンだけでなく、結婚披露宴や告別式など、さまざまな場面で行われます。

会食と似た言葉に「接待（せったい）」がありますが、両者は異なります。

ここでは、会食の定義や接待との違い、会食の人数や時間についてみていきましょう。

参考：デジタル大辞泉

■会食の定義

会食とは、ひとつの目的のもとに数名が集まり、一緒に食事をすることです。食事や会話を通じてお互いの親睦を深め、よりよい関係性を築きます。

会食と聞くとフォーマルな食事の席をイメージするかもしれませんが、会食の定義はそれらに限定されません。複数名が集まって食事をする場合であれば会食になり、友人や家族が集まって食事を行う場合も含まれます。

■接待との違い

接待とは、客をもてなすことです。複数の人が集まり、食事をともにしながら関係性を築くという点では会食と共通しています。しかし、会食は集まった人たちが基本的に対等な立場で親睦を深めるのに対し、接待は必ずしも対等というわけではありません。

また、会食はビジネスに限らず幅広いシーンで行われますが、接待は主にビジネスシーンで行われ、もてなす側は組織の代表であることが多いという点が特徴です。

商談を円滑に進めるため、会社を代表する社員が取引先の担当者を食事に招待し、もてなすことを接待と呼ぶことが多いでしょう。

■会食の人数・設定時間

会食の定義は数人が集まって食事をすることであり、人数は2人以上です。2人でも、一緒に食事をすれば会食といえます。

会食を行う時間帯や時間には決まりがなく、夜だけに限られません。ランチタイムの時間帯に、設定するケースもあります。

時間は、場所や人数によって異なります。3〜6名程度で行う夜の会食であれば、基本的に2時間〜2時間半程度が目安です。

状況により、ほかの店に移って2次会を行う可能性があることも考慮した時間に設定するとよいでしょう。

会食を設定する手順

ビジネスで会食を設定する場合、スムーズに進めるためには手順を踏むことが大切です。

ここでは、ビジネスシーンで会食を設定する担当者が行う手順を解説します。

■1.相手の情報を確認する

会食の準備を進めるにあたって、相手の情報を確認することが必要です。会社の状況や参加する担当者の趣味、食べ物の好みなどをチェックします。

これらの情報は、会食の場所やメニュー選びの参考にするだけでなく、会話の中での話題作りにも役立ちます。相手の情報をあらかじめ確認して店やメニュー選びに反映させれば、相手への配慮を示せるでしょう。

■2.交通や天気をチェックする

会食に設定するお店を選ぶ際は、相手が来店しやすい場所であるかもチェックしておきましょう。どのような交通手段を利用するかを確認し、スムーズに来店できるお店を選ぶことが大切です。車で来店する場合は、駐車場のチェックも行いましょう。

お店の場所をメールなどで知らせる際は、日時やお店の名前、公式サイトのアドレス、お店のアクセス方法のほか、お店の目印となるポイントや行き方を明記します。場所がわからないときは連絡してもらえるよう、連絡先（担当者の携帯電話番号など）も記載しておいてください。

当日の天気も確認しておきましょう。悪天候が予想されるときは、日にちをずらすことも検討してください。

■3.役割分担を決める

会食に参加するメンバーの役割分担も、事前に決めておきましょう。食事や飲み物をオーダーする人や手土産を渡す人、会計をする人などをあらかじめ決めておくことで、会食がスムーズに進みます。

役割を決めておかないと当日の段取りが混乱し、相手に迷惑をかけてしまうかもしれません。しっかり役割を決めておけば、相手と親睦を深めることに集中でき、会食の目的を果たせるでしょう。

■4.店のスタッフと打ち合わせをする

会食をするお店のスタッフとは、事前に打ち合わせをしておきましょう。会食での利用であることを伝え、上座・下座にあたる場所や、料理やお酒のおすすめなどを確認しておくと、当日の流れが円滑に進みます。

取引先を招待する場合などは、会計についても相談しておけば、相手に気を遣わせることなくスムーズな会計ができるでしょう。

会食のお店の選び方

会食を成功させるには、お店選びが大切です。

ここでは、お店を選ぶ際のポイントをみていきましょう。

■料理の好み・アレルギーの有無を調べる

まず、相手の料理の好みやアレルギーの有無を確認しておきましょう。当日、料理が好みではなく残してしまったり、アレルギーがあるから食べられなかったりすれば、せっかくの会食が台無しになってしまいます。

また、アレルギーがあることに気づかずに食事をして、アレルギー反応を起こしてしまっては大変です。事前に必ず確認し、適切なお店を選びましょう。

■個室がある場所を選ぶ

会食のお店は落ち着いて話ができるよう、個室がある場所を選ぶようにしましょう。仕事に関わる話をすることもあるため、個室であれば周囲を気にせず話ができます。

重要な話をするために完全個室にしたい場合、音漏れがないか、個室の状況を事前に確認しておくことも必要です。

個室の様子は電話で確認するだけでなく、必ず下見をして確認するようにしてください。個室だと思って予約したのに、来店したら薄い衝立しかない、壁が薄いといった状況になってしまうと、会食を十分に楽しめなくなる可能性があります。

■マナーが厳しくないジャンルにする

会食のお店は、マナーが厳しいジャンルを選ばないことも大切です。特に、フレンチやイタリアンなど西洋料理はマナーが細かく決まっているため、それに気を取られて会話を楽しめない可能性があります。

親睦を深める目的である会食の場では、できるだけマナーに気を遣わず、気軽に会話を楽しめる雰囲気でなければなりません。そのため、店選びでは細かいマナーが要求されるかどうかの確認も必要です。

■コース料理を選ぶ

相手を招待する会食であれば、コース料理がおすすめです。招待された相手側は料金を支払わなくてよいことを把握しているため、メニューを選ぶとなると気を遣ってしまう可能性があります。

コース料理であれば事前に料理が決まっているため、気を遣わせる心配がありません。スムーズに料理が運ばれてくるため、会話に集中できるのもメリットです。

会食中の注意点

会食の場では、いくつか注意したい点があります。会食を成功させるため、注意点を確認しておきましょう。

■飲み放題は避ける

会食は相手との会話を楽しみ、親睦を深めることが目的です。落ち着いて会話ができることが大切であり、お酒は飲みすぎないほうがよいでしょう。

そのためには、ついお酒を多く頼みがちな飲み放題は避けるのが無難です。また、飲み放題には時間制限があるため、お店のスタッフから「あと〇分で飲み放題は終了です」などと声をかけられると、気まずい雰囲気になることもあるでしょう。

■テーブルマナーに気をつける

マナーの厳しくないお店を選んでも、最低限のテーブルマナーはあります。そのため、会食中はテーブルマナーに気をつけることが大切です。

音を立てずに食べる、箸やフォーク・食器を正しく使う、食べ残しなどは皿の隅にきれいにまとめるなど、基本的なマナーを守りましょう。

テーブルマナーを守ることは相手に敬意を示すことでもあり、よい印象を与えるとともに、信頼関係を築くためにも重要です。

■会計はスマートに行う

会食での会計はスマートに行ってください。食事が終わり、デザートが出るタイミングで、さりげなく席を外して済ませるとよいでしょう。

大切なのは、相手に気を遣わせないことです。会社でよく利用する店であれば、いわゆるつけ払いとして、まとめて請求してもらうこともできます。

また、会食によっては割り勘にする場合もありますが、支払いはまとめて幹事役が行います。テーブルで全員が財布を開いたり、会計に並んだりするのはスマートではありません。あとで精算をするなどして、幹事役が代表して支払いをするようにしてください。

会食後に行うこと

ビジネスで会食を行ったあとは、メールでお礼を伝えましょう。お礼メールは招待する側・招かれた側のどちらが出すという決まりはなく、招待する側も、相手に時間を割いて参加いただいたことへのお礼が必要です。

ここでは、会食後に行うお礼メールの送付や例文について解説します。

■お礼メールを送る

お礼メールは、会食後、できるだけ早く送ることが大切です。基本的に当日中に送るのが理想ですが、会食後すぐに送るのは避けましょう。

早く送ることを意識しすぎると内容が定型文になりがちで、「事務的に送っている」という印象になってしまいます。早めに送ることは意識しつつも、会食の内容を振り返り、丁寧にお礼することを心がけてください。

また、夜に会食する場合、帰宅後の遅い時間に送付するのはかえって迷惑になる可能性もあります。そのような場合は翌日になっても問題ありませんが、午前中には送るようにしましょう。

会食から数日経過してしまった場合、メールを送るタイミングとしては不適切です。そのような場合は、お礼メールが遅れたことの理由とお詫びも記載しておきましょう。

週末の夜に会食をしたときは、相手がメールを開くのは週明けと考えられます。そのため、月曜日の午前中までには送るようにしてください。その際は、「休日をはさみ、お礼が遅くなり申し訳ありません」といった一文を添えておきましょう。

■お礼メールの例文

お礼メールは、次の項目を記載します。

• 件名
• 宛名
• 自分の名前
• お礼
• 会食の感想
• 締めの挨拶

件名は、「会食のお礼」などメールの内容がすぐわかるようにしましょう。冒頭で、まず会食に参加していただいたお礼を書きます。

続けて、会食の感想を書きます。会食での印象的な出来事について、できるだけ具体的に記載してください。

その際は、「会話が楽しかった」「料理が美味しかった」など、自分自身の率直な感想を入れることで、相手から「会食を開催・参加して良かった」と思ってもらえるでしょう。

締めはお礼の言葉とともに、今後も良好な関係を続けたいという意味合いの言葉を添えてください。

お礼メールの例文は、次のとおりです。

（開催した側からのお礼メール）

件名：会食のお礼 

株式会社〇〇  xx部

〇〇様 

お世話になっております。

△△株式会社の〇〇です。 

本日はお忙しい中、食事会にご参加いただき、ありがとうございました。 

〇〇様をはじめ、皆様と楽しいひと時を過ごすことができました。学びの多いお話もさせていただいて、充実した時間を過ごせたこと、深く感謝いたします。 

また機会があれば、ぜひ、ご一緒させていただければ幸いです。

今後とも、変わらないお付き合いができますよう、何卒よろしくお願い申し上げます。

（招待された側からのお礼メール）

株式会社〇〇  xx部

〇〇様

平素より大変お世話になっております。

〇〇株式会社の△△です。

昨日は、会食の席にお招きいただき、誠にありがとうございました。

静かで落ち着いた雰囲気のお店で、素晴らしいお料理を堪能させていただきました。特にメインの鴨料理は格別で、とても美味しかったです。

会食では〇〇様をはじめ、皆様と楽しく会話でき、有意義な時間を過ごせることができました。

またぜひ、ご一緒させていただけたら幸いです。次の機会には、ぜひご招待させていただければと思います。

今後とも、どうぞよろしくお願い申し上げます。

会食は事前準備が大切

会食は、商談や親睦を深めるなどの目的で、2人以上の人が集まって一緒に食事をすることです。会食に招待する側が会食を成功させるためには、事前準備が欠かせません。相手側の情報を集めるとともに、当日の天気などもチェックしましょう。

お店選びも大切です。個室であること、マナーが厳しくないジャンルの料理にすることなどがポイントになります。相手の料理の好みやアレルギーの有無に合わせることも大切です。

事前準備をしっかり行い、会食を成功させましょう。

構成／須田 望