DIME MAGAZINE
目次
ビジネスシーンなどで、『サマリー』という言葉が使われることがあります。企画書や報告書などを作成する機会があるなら、知っておいた方が役立つ言葉です。業界別のサマリーの違いや上手な作成方法、よく似た言葉との違いを紹介します。
サマリーとは？意味と例文を確認
サマリーは、さまざまな業界で使用されている言葉です。ビジネスシーンで使われる基本的な意味や、使い方を理解するための例文をチェックしましょう。
■「要約」を示す片仮名語
サマリーとは、『要約』や『概要』を意味します。語源は英語の『summary』で、意味は片仮名語として使われる場合と同じく、長い文章などの要点をまとめたものです。
資料や報告書を最初から読んでいては、全体像を把握するまでに時間がかかりすぎます。サマリーを用意する目的は、読み手の負担を減らすためです。
文章だけでなく、図やグラフなどを併用する場合もあり、金融業界・IT業界・医療業界などさまざまな業界で用いられています。使用される場面によって、ニュアンスが異なるケースがあるので注意しましょう。
■会話での使い方・例文
ビジネスシーンでは、資料・論文・報告書・企画書などの内容を要約をする際に使用します。会話でサマリーを使用する際の例文を見てみましょう。
【例文】
- 例の資料をサマリーにまとめましたので、添付いたします
- 報告書にサマリーを付けて提出してください
- 課長はサマリーに目を通している時間もないほど忙しいらしい
- 論文のサマリーに誤りがあったことをお詫びします
上記のように、サマリーの作成を依頼する際や提出する際などに使いましょう。
【例文】
- 定例会議の内容、サマっておいてくれた？
また、最近ではサマリーを作成することを『サマる』と略して使う場合もあるようです。ただし、かなりフランクな略語なので、目上の人に誤って使用しないように注意が必要です。カジュアルなシーンでのみ使うようにしましょう。
サマリー作成時のポイント
(出典) pixta.jp
企画書や報告書の内容が優れていても、サマリーが分かりにくいと良い評価を受けにくくなります。サマリーは、文書を読んでもらえるかどうかを左右する重要な部分です。
うまくまとめられれば読み手からの好感度が上がり、仕事ができる人物だと思ってもらえます。上手にサマリーを作成するポイントをチェックしましょう。
■簡潔であることが求められる
サマリーは、報告書や企画書の冒頭に記載します。元々の情報量にもよりますが、できるだけ簡潔にまとめましょう。
重要なことだけを頭に入れられるように、1ページ程度で収めることがポイントです。さっと目を通せる範囲で記載しましょう。
文書の内容を簡単に把握するために用意するので、読むのに多くの時間がかかっていては意味がなくなってしまいます。
■箇条書き・表やグラフを活用する
サマリーを箇条書きでまとめると、内容が分かりやすくなります。文書の中で特に重要だと思われる要素を、4～5行程度に絞って書き出しましょう。何度も読み返さないと重要な情報が分からないような書き方は、好まれません。
文章だけでなく表やグラフを添えて、内容を分かりやすくする方法もおすすめです。数値の推移などはグラフを使うと、より分かりやすく簡潔にまとめられます。ただし、あれもこれもと詰め込んでしまわないように、本題に関係ない要素は入れないことが重要です。
表やグラフの装飾は最低限にし、余計な部分に注意をそらさないようにしましょう。
■主観を入れないよう注意する
サマリーに自分の意見を入れる必要はありません。主観を入れてしまうと、事実が正確に伝わらない恐れがあります。『文書の内容についてどう思ったか』などの感情は排除し、客観的事実のみを記載しましょう。
何を書くべきか迷った時は、サマリーを作成する目的を意識することをおすすめします。要約や概要だけを記して、文書の内容をわかりやすくすることが大切です。
業界別で見るサマリーの意味・使い方
(出典) pixta.jp
サマリーはさまざまな場面で使用され、業界によって意味や使い方が微妙に異なります。全て同じ意味だと思っていると、失敗する恐れがあるでしょう。業界別のサマリーの意味や使い方を紹介します。
■医療・看護・介護におけるサマリー
医療や介護の現場では、診療内容の記録を要約したものをサマリーと呼びます。サマリーを作成する目的は、転院先や退院後の診療を行いやすくするためです。
診療や看護の記録として蓄積し、保管しておく意味もあります。病院や介護施設によって書式は異なりますが、以下のような要素が盛り込まれることが一般的です。
- 診断名
- 疾患やけがなどの治療における経過・結果
- 入院時の症状
- 治療内容
- 看護内容
- 入院後の経過
サマリーにはいくつかの種類があります。代表的なものは、病歴や治療内容、日々の変化をまとめた『看護サマリー』や、転科・退院する際に使用する『退院サマリー』などです。
■IT業界におけるサマリー
IT業界では、大規模データを集計しまとめたものをサマリーと呼びます。一般的なビジネスシーンで使われる文書の要約という意味の他に、データを集約する意味で使われることが特徴です。
例えば、データ解析システムなどでログデータや売上データなどを集計・解析し、概況や傾向などを要約したものなどが該当します。
Webページのアクセスログ（日時や閲覧時間など）を指標やグラフにまとめた『分析サマリー』と呼ばれることもあります。Webページを使用したビジネスでは、多くのユーザーに自社のサービスを利用してもらえるように、分析結果を生かした施策を取ることが重要です。
■株などの金融業界におけるサマリー
金融業界では、株や為替などの市場の動向をまとめたものをサマリーと呼ぶことがあります。
投資家向けのサービスとして、国内や海外のマーケットにおける市場概況やランキング、主要指数の値などをまとめたサマリーを提供している金融機関も少なくありません。
また、事業計画書の概要を『エグゼクティブサマリー』と呼びます。読み手である投資家や銀行の担当者などが、事業計画書を読む際の手助けとなるものです。
投資家たちは多くの事業計画書に目を通すので、時間を節約するために概要を見て本文を読む価値があるかどうか判断します。
サマリーには事業や計画書に価値があるかどうかを判断するための、重要な役割もあるのです。
サマリーの類語もチェック
(出典) pixta.jp
サマリーと混同しがちな言葉に、『レジュメ』や『アジェンダ』があります。それぞれの意味や、使用される場面を押さえておきましょう。
■レジュメ
元々はフランス語であり、日本語では『要約』『大意』などを意味する言葉です。サマリーと意味は同じでも、使われる場面が異なる点に注意しましょう。
レジュメは会議や講演会が始まる前などに、すでに決まっている内容を伝えたい時に使用します。これから話す内容の、重要な部分をまとめたものだと覚えておきましょう。
ビジネスシーンで「レジュメを作成して」と言われたら、会議やプレゼンテーションなどで使用する資料を作るという意味です。
サマリーは、会議やプレゼンテーションの後に内容をまとめたものとして使用するので、使用するタイミングが異なることがポイントです。
■アジェンダ
アジェンダは、ラテン語に由来し、プランや計画を意味する言葉です。ビジネスシーンでは、議題や予定などの意味で使用され、会議への参加者全員が共通した認識を持つために準備します。
アジェンダがないと何を話し合ったらよいのかがわからず、スムーズに会議を進行できません。事前に議題が共有された状態なら意見交換をしやすくなり、会議の効率化を図れます。
「アジェンダを作成して」と指示されたら、会議の議題をまとめてほしいという意味です。会議の参加者に、メールでアジェンダを送付することが少なくありません。
また、資料にまとめず口頭でアジェンダを発表するケースもあります。
構成／編集部
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