DIME MAGAZINE
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(出典) pixta.jp
CCはメールの送受信でよく使用されますが、意味を知らずに何となく使っている人もいるのではないでしょうか。使い方を深く理解せずに使用していると、トラブルを起こす心配があります。CCとBCCの使い分け方や、使用するシーンなどを確認しましょう。
メールで使われるCCとは
メールの宛先に、TOだけでなくCCやBCCが指定されていることがあります。意味を知って、使い分けられるようになりましょう。両者の違いや、CCを使うメリットを紹介します。
■CCの意味
メールで使われるCCとは英語の『Carbon Copy（カーボン・コピー）』の略で、複写という意味があります。
メールを送受信している事実や、本文の内容を他の人にも知ってもらう必要がある場合に、メールのコピーを送るようなイメージです。
例えば、プロジェクトの関係者や上司などの情報共有が必要な相手を、CCに設定します。
CCに指定された場合は、直接のやりとりに関わっていなくても、メールの内容を把握しておくことが必要です。
また、CCに設定したメールアドレスは受信者側からも確認できる状態になり、CCを見れば誰が関わっている案件なのかを理解できます。
■CCとBCCの違い
BCCとは、英語の『Blind Carbon Copy（ブラインド・カーボン・コピー）』の略です。受信者は、BCCで指定したメールアドレスを見られません。
他の受信者に知られることなく、特定の人と情報共有したいときに使用しましょう。例えば、社内メールの一斉送信や、社外の関係者にも進捗状況を知らせる必要がある場合などに便利です。
返信の必要がないお知らせメールを大勢の人に送信する際などにも、よく使用されています。
■メールでCCを使うメリット
メールでCCを使うメリットは、複数の人とプロジェクトの進捗状況が把握しやすい点や、ミーティングなどの情報共有をスムーズに行なえることなどです。
CCを使えばオンラインミーティングや商談などをする際、個別にメール送信して招待する必要がありません。上司やプロジェクトメンバーにメールを送ったことを報告する必要もなくなり、時間を節約できます。
関係者が多いほど個別のメール送信をする時間がかかってしまうので、CCをうまく使って作業効率をアップしましょう。
メールでCCを使う方法
「CC付きのメールを送るのは、どのようなシーンなの？」「CCに自分のメールアドレスが入っていた場合、どのような対応をすべき？」などの疑問を持つ人もいるでしょう。メールでCCを使う方法を紹介します。
■CCを使うシーン
基本的にCCを使うシーンは、誰かと情報を共有したいときです。例えば、チームや部署内での仕事の進捗情報の共有や、社内や取引先へ異動のお知らせなどをする際に使えます。
例えば、仕事の進捗状況を共有したいときは、TOを取引先にしCCにプロジェクトメンバーや上司などのメールアドレスを設定しましょう。
異動のお知らせなどを一斉送信したいときは、自分のメールアドレスをTO、後任や上司のメールアドレスをCC、お知らせを送信する相手のメールアドレスをBCCに設定します。
その際、CCが後任の連絡先であることを本文で伝えると、分かりやすいでしょう。
■CCが付いたメールを受信した場合
自分のメールアドレスがCCに入っている場合、原則として返信しなくて構いませんが、内容は確認する必要があります。返信をすると複数の担当者がいるように感じられ、混乱を招くでしょう。
また、TOで受け取ったメールに返信をする際は、CCを残した状態で返信するのが一般的です。CCを残しておかないと、関係者が一連の流れを把握できなくなります。
ただし、本題と関係のない内容をやりとりする必要がある際は、CCを削除しても構いません。
■CCが付いたメールのトラブル回避方法
CCが付いたメールで、以下のようなトラブルが起こることがあります。
- CCが付いていることに気付かず、送信者だけに返信をしてしまう
- 自分がCCに設定されていたが、内容をよく確認せずに放置してしまった
こうしたトラブルを防ぐためには、本文の宛名にCCに入れた相手の名前を書く方法がおすすめです。
TO：○○様
CC：××様、△△様
上記のように記載することで、誰と用件のやりとりをして誰と情報共有がしたいのかを、受け取った人に分かりやすく伝えられます。
メールでCCを使う際の注意点
(出典) pixta.jp
CCは便利な機能ですが、使い方を間違うと情報漏えいのリスクもあります。企業の信頼を損ねることになりかねないので、確実に使いこなすことが必要です。
メールでCCを使う際、どのような点に気を付ければよいのか見ていきましょう。
■情報漏えいリスクに注意
CCに入力した個人のメールアドレスは、受信者側全員にオープンになってしまいます。
メールアドレスは個人情報に当たるため、安易に取引先のメールアドレスや顧客のメールアドレスなどにメールを一斉送信してしまうと情報漏えいとなり、企業の社会的な信用失墜を招きかねません。
情報漏えいを防ぎたいときは、BCCを使いましょう。TOやCCに設定した人に知らせる意味がない第三者のメールアドレスは、CCに設定しません。
また、CCとBCCを間違えて入力しないように、送信前の見直しをすることも大切です。
構成／編集部
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