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退屈な会議が無くなる!?Microsoft CopilotなどのAIツールが貢献する9つの場面

2024.01.26

日本マイクロソフトでは、Microsoft Copilot などのAIツールが効率的な会議の実現にどのように貢献できるのか、9つの場面を紹介するブログを公開したので、その概要をお伝えする。

同ブログは米国時間1月18日公開の “How AI can help you banish bad meetings” の抄訳を基に掲載された。

もし、勤務時間のほとんどが会議で埋まっているのだとしたら、それはあなただけではない。最近のMicrosoft Work Trend Indexレポートによると、会議に費やされる時間は、2020年以降、約3倍に増加している。

問題は、会議が必ずしも生産的ではないということ。同レポートによると、「非効率的な会議」が、仕事を完遂する上での最大の障壁となっている。

そこで会議に遅刻しそうなとき、準備不足のまま出席したとき、全員の合意を得るのに苦労しているときなどに役立つ、Microsoft Copilot などのAIツールが会議の達人になれるよう助けてくれる9つの場面を取り上げてみた。

AIツールが効率的な会議の実現してくれる9つの場面

■いつも遅刻してしまう

会議に時間通りに出席できない場合には、Copilot in Microsoft Teamsで重要なポイントをリアルタイムで要約。これまでの状況を把握して、途中からでも後れを取ることなく会議に参加できる。重要な文脈を見失った場合でも、Copilot に皆が賛成したか反対したかを尋ねたり、わかりやすい言葉で要約を得たりすることが可能だ。

■会議が重なっている

会議を欠席しなければならない場合でも、Copilot in Teams に、会議の内容、決定事項、やるべきタスクの要約を尋ねることができる。また、出てきたアイデアの賛否や各人の意見の詳細などを求めることも可能だ。

まもなくCopilotのユーザーは、自動生成されたメモとフォローアップタスクの提案などのインテリジェントな会議要約機能を利用できるように、そして3月にはOutlookを通じて出席できない会議をフォローできるようになる。

会議をフォローすることで、主催者は Teamsへの記録を行うよう指示されるので、後でサマリーが作成される。

■自分の主催する会議がなかなか進まない

会議が空回りしたり、話が脱線したりして無意味になってきたときには、Copilot in Teams を使用することで、参加者を会議に集中させ、進行を促すことができる。

「会議を進めるために何を尋ねればいいのか」、「まだ解決していない問題は何か」などを尋ねることができ、その答えはあなただけが見ることができる。

Copilot は議事録を調べ、議論を中断することなくリアルタイムで提案を行う。

■会議室が騒がしい

Teams のノイズ抑制機能は、音声フィードを分析し、キーボードのタイプ音やポテトチップ袋のカリカリ音、子供が家の中で遊んでいる音などの不要なノイズを除去しながら、音声のみを保持する。

また、まもなく、Teams にはボイスアイソレーション機能が導入され、あなたの声を認識し、他の声やバックグラウンドノイズを抑制することで、あなたの声だけが聞こえるようにしてくれる。

■部屋を片付ける時間がない

次の会議が迫っているのにオフィスが散らかっているときには、Teams Premium の背景デコレーション機能が活躍する。

この生成型の背景エフェクトで、散らかったものを取り除き、観葉植物や装飾品など、空間を華やかにするアイテムを加えることで、現実環境の見映えを向上できる。

■自分のプレゼンテーションで参加者が眠くならないか心配

プレゼンテーション技術を向上したいときは、スピーカーコーチを使用できる。スピーカーコーチは、あなたのスピーチを分析し、ペース、声の調子、つなぎ言葉、同じ言葉の繰り返しなどを分析し、リアルタイムのヒントと終了後の評価を提供する。

また、文化的配慮が必要な言葉を分析し、インクルーシブな言葉使いの推奨を行う。

■会議を準備する時間がない

会議の準備をする時間がないときは、Teamsの Meetアプリで会議資料を1か所に集め、議題や資料などすべてを迅速に確認できる。

また、今後の会議に推奨されるコンテンツや、会議が勤務時間外かどうかなどの、インテリジェントな洞察も表示が可能。

この夏には、Copilot in Outlookが、会議の目的、必要な手順、関連文書のサマリーを提供し、会議の準備をさらに容易にしてくれるようになる。

■アシスタントを雇いたい

会議のスケジュールは面倒な作業だが、Copilot in Outlookが容易にしてくれる。Copilot in Outlookはすでにメールのスレッドの要約を行っているが、3月からはフォローアップ会議のスケジューリングなどのアクションも提案してくれるようになる。

この機能を選択すると、Copilot は自動的に会議フォームを開き、タイトルを付けて、参加者と利用可能な時間を提案する。また、議題、関連ファイル、メールスレッドの要約も提供され、数回のクリックで会議をスケジュールが可能になる。

■言語の障壁で困っている

同じ言語を話さない人たちや、慣れ親しんだ言語が違う人々による会議は困難だが、Teams Premiumのキャプションとトランスクリプトのライブ翻訳機能は、会話を円滑に進めやすくしてくれる。

40言語で利用可能なリアルタイム翻訳機能は、会議参加者が自分の言語でキャプションやトランスクリプトを読むのに役立つ。

※ブログのイメージ画像はMicrosoft DesignerのImage CreatorおよびMicrosoft Designerが生成したものです。

関連情報
https://news.microsoft.com/ja-jp/features/240119-how-ai-can-help-you-banish-bad-meetings/

構成/清水眞希

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