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退職届の封筒は何を選ぶべき?知らぬが恥のマナーと書き方

2023.12.16

 会社側から退職が認められ、退職日の決定したタイミングで提出する「退職届」。退職届の書き方に関する情報はよく目にするものの、意外と頭を悩ませるのが、退職届を入れる封筒の書き方だ。 どんな封筒に入れれば良いのか、封筒に何を書けば良いかわからず困っている方も少なくないだろう。 

そこで本記事では、退職届の封筒の選び方や書き方を解説する。 退職届を郵送する際の注意点も、ぜひこの機会にチェックしてほしい。 

退職届の封筒はどう選ぶ? 

はじめに、退職届の封筒の選び方について解説する。 マナーを守って書類を提出できるよう詳細をチェックしておこう。 

■封筒は「白色」 

 ビジネスシーンで使われる封筒には、白色と茶色があるが、白色の封筒は、よりフォーマルな場面で使われることが多い。 退職届は、会社へ退職の意思表示をする重要な書類であるため、白い封筒を選ぶようにしよう。

■郵便番号の枠は「なし」 

退職届は基本的に上司に手渡しするものであることから、郵便番号の枠が印刷されていない無地の封筒を選ぶのが良い。 第三者に中身を見られないよう、二重構造のものや中身が透けない素材で作られた封筒がおすすめだ。 

■封筒のサイズは「用紙に合わせる」 

 封筒には、書類を折らずに入れる角型の封筒と、書類を三つ折りにして入れる長形の封筒の2種類があるが、退職届を入れる際の封筒は角形・長形のどちらを選んでもマナー上の問題はない。 

しかし、退職届を受け取った人は、他の社員に見られないよう、すぐにしまいたいもの。相手に配慮する場合、B5の用紙を三つ折りして収納できる「長形4号」の封筒を選ぶのがおすすめだ。 また、A4の用紙を使用する場合は、長形3号(120×235 mm)の封筒であれば三つ折りでぴったりと収まる。 

退職届の封筒の書き方 

次に、退職届の封筒の書き方を解説する。 

■表面 

退職届を入れる封筒の表面には、中央に「退職届」とだけ書く。退職届を郵送する場合も同様に、退職届用の封筒に郵便番号や住所等は記載せず、別に準備した送付用の封筒の中に退職届が入った封筒を入れるようにしよう。 

■裏面 

封筒の裏面には、左下に「所属部署」と「氏名」を記載する。また、あらかじめのり付けされている封筒を使用する際には、封をした状態で「〆」と書く。 封をせずに上司へ手渡しする際には、「〆」を書かずに提出しよう。 

■郵送時の書き方

退職届を郵送する際、送付用の封筒の書き方において気を付けたいポイントは3つ。 

1. 宛名には「個人名」を書く 

退職届を郵送する場合は、封筒の表に宛先の住所と宛名を記載する。宛名は部署名ではなく、直属の上司もしくは人事部の担当者の個人名を書くのがマナーだ。宛名が不明な場合は、事前に確認しておくと良いだろう。 

2. 表面には赤で「親展」と記載 

封筒の表面には「親展」と赤字で書こう。親展には「宛名の方以外開けないように」という意味がある。 これにより、退職に関する情報が社内に広まるリスクを減らせるだろう。 

3. 裏側には「自分の名前と住所」 

封筒の裏側には、自分の住所と名前を記載する。 また、のり付け後は中央に「〆」を忘れずに書くようにしよう。

退職届を郵送する際の注意点 

最後に、退職届を郵送する際の注意点について解説する。 

■事前に上司へ相談する 

退職届を送付する際は、電話などで事前に上司に相談のうえ退職届の送付日を伝える必要がある。 その際、直接退職届を手渡しできない理由を説明しよう。 

■添え状を書く 

退職届を郵送する際は、添え状を同封するのがマナー。添え状に記載する内容は以下の通りだ。 

  • 退職希望日と提出日 
  • 社名、所属部署、上司の名前 
  • 自分の所属部署と氏名 

■郵便局窓口から郵送する 

退職届は、万が一の紛失に備えて「簡易書留」や「一般書留」で送付すると良いだろう。 また、退職手続きをトラブルなくスムーズに進めるためには「内容証明郵便」を使うのがおすすめ。 送った事が確実に証明されるため、担当者から「受け取っていない」と言われてしまうリスクを避けられる。 

文/編集部

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